1.1. Возможности и назначение Excel

Постоянно совершенствуемый и обновляемый пакет прикладных программ Microsoft Office не устает удивлять своей своевременностью и новизной решений.

Крайне важен и необходим для офисной, управленческой и бухгалтерской деятельности табличный процессор Excel. Он позволяет создавать таблицы практически любого уровня сложности, конфигурации и направления.

Электронные таблицы Excel являются эффективным средством проведения аналитической работы, позволяют использовать разнообразные приемы обработки цифровой и текстовой информации, получать результаты в виде таблиц и графиков.

Электронная таблица строится на основе массива данных в виде рабочей книги, состоящей из листов. В качестве источников исходной информации для электронной таблицы могут выступать данные, подготовленные с использованием всех продуктов, входящих в Office, а также других программных средств, к которым применены соответствующие процедуры импорта-экспорта данных.

Основные возможности Excel соответствуют возможностям большинства программ, входящих в Microsoft Office:

– набор и редактирование текста и таблиц;

– шрифтовое оформление (размер, начертание шрифта и т. д.);

– задание параметров страницы (поля, ориентация листа и т. д.);

– сохранение информации в виде файла и его печать;

– копирование и перенос фрагментов таблицы, одновременная работа с несколькими рабочими книгами;

– проверка орфографии;

– автоматическая нумерация страниц;

– оформление таблицы графическими объектами;

– работа с Web и Интернет;

– организация совместной работы нескольких пользователей и многое, многое другое.

Но основное специализированное назначение этой программы заключается в формировании всевозможных таблиц, в которых по указанным пользователем формулам рассчитываются и автоматически пересчитываются требующиеся данные.

Microsoft Excel позволяет легко вводить информацию, изменять ее, удалять или расширять. Вы можете завести в рабочей книге несколько рабочих листов и назвать их так, чтобы можно было легко найти нужную информацию. Microsoft Excel позволяет быстро переходить от одного рабочего листа к другому, вводить данные сразу в несколько рабочих листов и присваивать им имена. При сохранении файла сохраняется вся рабочая книга.

Microsoft Excel имеет множество встроенных функций, которые помогут вам при составлении финансовых, математических, статистических и других формул.

Кроме расчетов Excel позволяет обрабатывать имеющуюся информацию и другими встроенными способами:

– сортировать данные;

– производить автоматический отбор данных в соответствии с указанными параметрами;

– автоматически формировать промежуточные итоги;

– осуществлять консолидацию данных;

– формировать сводные таблицы и т. д.

1.2. Запуск Excel

Рис. 1

Для запуска программы Excel надо щелкнуть по значку (пиктограмме) на рабочем столе. Под значком обычно указывается название соответствующей программы, например, как указано на рис. 1.

Если на рабочем столе нет соответствующей пиктограммы (значка), то запуск можно осуществить с помощью кнопки Пуск в операционной системе Windows Vista следующим образом: Пуск-> Все программы-> Microsoft Office-> Microsoft Office Excel (рис. 2):

Рис. 2

Рис. 3

1.3. Создание ярлыка программы в операционной системе Windows Vista

Если на рабочем столе нет соответствующей пиктограммы (значка) программы, а запуск с помощью кнопки Пуск является достаточно длительной процедурой, то ярлык программы можно вынести на рабочий стол самостоятельно.

Последовательность действий в этом случае будет следующей:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на пустом месте рабочего стола и выбрать пункт Создать (рис. 4):

Рис. 4

2. В развернувшемся подменю выбрать пункт Ярлык – в результате откроется окно создания ярлыка (рис. 5):

Рис. 5

3. Щелкнуть по кнопке Обзор и в открывшемся окне щелкнуть по строке Компьютер (рис. 6):

Рис. 6

4. Далее щелкнуть по строке диска (С:) (например, на рис. 6 эта строка называется Vista (C:)).

5. В открывшемся списке (рис. 7) щелкнуть по строке Program Files:

Рис. 7

6. В открывшемся списке (рис. 8) щелкнуть по строке Microsoft Office (возможно, для нахождения этой строки придется прокрутить список вниз с помощью линейки прокрутки):

Рис. 8

7. Щелкнуть по строке OFFICE11 (рис. 9):

Рис. 9

8. Прокрутить развернувшийся список вниз до тех пор, пока не найдется строка Excel (рис. 10), и щелкнуть по ней:

Рис. 10

9. Щелкнуть по кнопке OK – в результате окно создания ярлыка примет следующий вид (рис. 11):

Рис. 11

10. Щелкнуть по кнопке Далее и в открывшемся окне (рис. 12) изменить имя создаваемого ярлыка (если существующее имя устраивает, то изменять его не надо):

Рис. 12

11. Щелкнуть по кнопке Готово и на рабочем столе компьютера появится ярлык.

Теперь программу можно запускать с помощью вновь созданного ярлыка.

1.4. Создание ярлыка программы в операционной системе Windows XP

Операционная система Windows XP отличается внешним видом окон, поэтому процесс создания ярлыка будет выглядеть иначе.

В этом случае последовательность действий будет следующей:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на пустом месте рабочего стола и выбрать пункт Создать (рис. 13):

Рис. 13

2. В развернувшемся подменю выбрать пункт Ярлык – в результате откроется окно создания ярлыка (рис. 14):

Рис. 14

3. Щелкнуть по кнопке Обзор и в открывшемся окне щелкнуть по строке Мой компьютер (рис. 15):

Рис. 15

4. Щелкнуть по строке диска (С:) (например, на рис. 16 эта строка называется Локальный диск (C:)):

Рис. 16

5. В открывшемся списке (рис. 17) щелкнуть по строке Program Files:

Рис. 17

6. В развернувшемся списке (рис. 18) щелкнуть по строке Microsoft Office (возможно, для нахождения этой строки придется прокрутить список вниз с помощью линейки прокрутки):

Рис. 18

7. Щелкнуть по строке OFFICE11 (рис. 19):

Рис. 19

8. Прокрутить развернувшийся список вниз до тех пор, пока не найдется строка Excel.exe (рис. 20), и щелкнуть по ней:

Рис. 20

9. Щелкнуть по кнопке OK – теперь окно создания ярлыка примет следующий вид (рис. 21):

Рис. 21

10. Щелкнуть по кнопке Далее и в открывшемся окне (рис. 22) изменить имя создаваемого ярлыка (если существующее имя устраивает, то изменять его не надо):

Рис. 22

11. Щелкнуть по кнопке Готово – на рабочем столе компьютера появится ярлык.

1.5. Окно программы

После запуска Microsoft Excel в окне программы откроется первый лист новой книги (рис. 23):

Рис. 23

Если окно книги развернуто, т. е. имеет максимально возможный размер, то строка заголовка окна программы (первая верхняя строка) содержит (рис. 24):

– пиктограмму электронных таблиц – ;

– название программы – Microsoft Excel;

– наименование файла – Книга1;

– кнопка – свернуть окно программы;

– кнопка – свернуть до окна;

– кнопка – закрыть программу:

Рис. 24

Если же окно книги не развернуто, то имя книги будет находиться в строке заголовка самого окна книги (рис. 25).

Рис. 25

Вторая строка отображает командные меню: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Данные, Окно, Справка, с помощью которых обеспечивается доступ пользователя к основным командам Excel (рис. 26):

Рис. 26

Если окно книги развернуто на все окно программы (рис. 23), то в этой строке также находятся кнопки управления окном текущей книги (– свернуть, – восстановить окно, – закрыть окно). Если же окно книги не развернуто, то кнопки управления окном текущей книги будут располагаться в строке заголовка этой книги (рис. 25), причем средняя кнопка выглядит несколько иначе – и называется «развернуть» окно.

В третьей строке содержатся кнопки стандартной панели инструментов для организации работы с электронной таблицей (рис. 27):

Рис. 27

Эта панель называется стандартной, потому что в ней находятся кнопки, отвечающие за стандартные команды меню, имеющиеся в большинстве программ (создать новый, открыть имеющийся, сохранить, распечатать и т. п.).

В четвертой строке размещены инструменты панели форматирования содержимого листа рабочей книги (рис. 28):

Рис. 28

Такое название панели связано с тем, что в нее вынесены в виде кнопок пункты меню, отвечающие за формат вывода информации на экран (шрифт, размер, начертание, выравнивание и т. п.)

Пятая строка является строкой формул, определяющих процедуры обработки в ячейках электронной таблицы (рис. 29):

Рис. 29

В этой строке можно изменять содержимое ячеек таблицы либо просматривать и редактировать формулы.

В шестой строке располагаются буквы столбцов (рис. 30), а слева номера строк (рис. 31):

Рис. 30

Рис. 31

Адрес нужной клетки определяется буквой столбца и номером строки (как на шахматной доске), например, B2. Обратите внимание на то, что буквы столбцов обозначаются английскими буквами. Адреса ячеек нужны для задания требующихся формул, что более подробно будет рассмотрено в следующих разделах.

Рабочий лист (рабочее поле) состоит из ячеек, в которых набираются и хранятся исходная цифровая, текстовая или графическая информация, промежуточные расчеты с соответствующими алгоритмами переработки данных, результаты работы. Обычно в верхней левой ячейке этого листа (если работа с таблицей еще не велась, т. е. рабочая книга пока пуста) располагается табличный курсор, т. е. ячейка A1 выделена черным прямоугольником (рис. 23 или 25). Этот курсор перемещается либо с помощью стрелок управления курсором на клавиатуре (? – вверх,? – вниз,<- – влево,-> – вправо), либо щелкая левой кнопкой мыши по нужной ячейке. Давайте переместим табличный курсор в ячейку B2 (рис. 32):

Рис. 32

Под рабочим полем располагаются пронумерованные ярлыки листов (рис. 33):

Рис. 33

В каждом ярлычке записан порядковый номер открытого листа или его наименование. Обычно в начале работы текущим является Лист1. Перемещение от одного листа к другому осуществляется щелчком по соответствующему ярлыку. Щелкнете по ярлыку Лист2 и посмотрите, что изменилось, а затем вернитесь к первому листу, щелкнув мышью соответственно по ярлыку Лист1.

В правой нижней части листа расположены области прокрутки для организации просмотра содержимого рабочего листа по вертикали и горизонтали.

1.6. Включение или выключение панелей инструментов

Иногда случается так, что какой-то из вышеперечисленных панелей инструментов не видно в окне или, наоборот, включено слишком много лишних строк панелей и это мешает работе. В такой ситуации можно настроить вид окна так, как удобно пользователю.

Строки панелей инструментов включаются или выключаются следующим образом:

1. Щелкнете по пункту меню Вид и выберите подпункт Панели инструментов (рис. 34):

Рис. 34

2. В развернувшемся справа списке панелей инструментов, включенные панели (т. е. имеющиеся в окне программы) отмечены «галочками». Чтобы включить новую панель или выключить лишнюю, просто щелкните по названию этой панели левой кнопкой мыши.

Выключим все включенные панели инструментов. Для этого в меню Вид-> Панели инструментов (рис. 34) щелкнем по строке, отмеченной галочкой (например Стандартная), затем опять войдем в меню Вид-> Панели инструментов и выключим следующую панель. И так до тех пор, пока не останется ни одной, отмеченной галочкой, строки (рис. 35):

Рис. 35

Обратите внимание на само окно программы – в этом случае в нем не должно остаться ни одной строки с кнопками (рис. 35).

Теперь будем включать панели инструментов по одной и отслеживать, какие кнопки к какой панели относятся. Включим вначале панель инструментов Стандартная. Для этого в меню Вид-> Панели инструментов (рис. 35) щелкнем по строке Стандартная. В результате включится соответствующая панель инструментов (рис. 36):

Рис. 36

Теперь включим панель инструментов Форматирование. Для этого в меню Вид-> Панели инструментов щелкнем по строке Форматирование. В результате включится соответствующая панель инструментов (рис. 37):

Рис. 37

Обычно для комфортной работы в Excel этих панелей оказывается достаточно. Поэтому больше ничего включать не будем – не стоит загромождать окно программы лишними кнопками.

1.7. Основные понятия

Каждый лист представляет собой единую электронную таблицу, содержащую 256 столбцов, разбитых на 65 536 строк. В рабочей книге по умолчанию доступны 3 листа. Количество листов в книге можно увеличивать, вставив новые листы. Количество книг и листов в них, взаимосвязи на уровне книг, листов, конкретных ячеек обычно определяются пользователем в начале, т. е. при проектировании технологии работы с программными средствами Excel, однако они также могут корректироваться на любом этапе в процессе работы.

Содержимое электронной таблицы полностью доступно пользователю на уровне ячеек (клеток), адреса которых определяются кодом столбца, начинающимся с буквы А (и до IV), и порядковым номером строки, начинающимся с 1 (и до 65 536). В силу этого клетки легко адресуются, например, А1 – клетка на пересечении строки 1 и столбца A, M123 – клетка на пересечении строки 123 и столбца М, АВ12 – клетка на пересечении строки 12 и столбца АВ.

В любой клетке может записываться цифровая или текстовая информация, а также формулы обработки данных (цифровых или текстовых), содержащихся в каждой ячейке. Код ячейки в пределах любого листа образуется по описанному правилу. Если предусмотрена ссылка на информацию другого листа, то необходимо указать его порядковый номер, например, Лист1!А1 – клетка 1-го листа, находящаяся на пересечении строки 1 и столбца А, Лист16!АА23 – клетка 16-го листа находящаяся на пересечении строки 23 и столбца АА.

Если необходимо ссылаться на ячейки разных книг, то используется следующая запись адресуемых элементов электронной таблицы: [книга электронной таблицы] ЛистХХ!Ячейка.

Положим, [Расчет 1]Лист95!XY15 означает, что определена ссылка на ячейку XY15 листа 95 в книге Расчет 1.

По умолчанию все листы электронной таблицы имеют единое наименование и нумерацию: Лист XXX, где XXX порядковый номер от 1 до 255. Пользователь в любой момент может переименовать лист. Для этого достаточно с помощью мыши дважды щелкнуть по его ярлычку. На ярлычке появится курсор, а имя листа будет выделено черным, теперь необходимо вписать новое имя и нажать на клавишу Enter или щелкнуть мышью в таблице. В результате запишется новое имя. Эти наименования определяются пользователем исходя из содержания информации. В дальнейшем по этим именам будут идентифицироваться все листы книги электронной таблицы.

1.8. Ввод текста

Ввод данных в таблицу Excel представляет собой внесение в ячейки рабочего листа открытой книги различной информации – алфавитной, цифровой и формульной. Процедура ввода заключается в активизации ячейки с помощью мыши (или перехода к этой ячейке с помощью клавиш управления курсором) и набора числа, текста, формулы и др. с клавиатуры. По завершении ввода информации в ячейку необходимо сделать одну из следующих операций:

– нажать клавишу ;

– нажать на одну из клавиш управления курсором;

– щелкнуть мышью по другой ячейке;

– нажать клавишу подтверждения ввода в строке формул.

Итак, устанавливаем табличный курсор в нужную ячейку и начинаем набирать текст. Небольшая вертикальная черточка (текстовый курсор) в ячейке указывает на то место, где будут появляться символы и одновременно сигнализирует о том, что процесс ввода еще не завершен (рис. 38):

Рис. 38

При вводе символов текстовый курсор перемещается вправо, оставляя за собой текстовую строку. Если вы сделаете ошибку, нажмите клавишу<- Backspace, чтобы удалить опечатку, и введите правильный символ.

Обратите внимание на следующее: пока процесс ввода информации не завершен, большинство кнопок в панелях инструментов кажется бледным (недоступными). Процесс ввода завершается нажатием на клавишу Enter на клавиатуре (в этом случае табличный курсор сместится на одну клетку вниз) или щелчком по левой кнопке мыши в любой другой ячейке (курсор переместится в эту ячейку). Можно также завершать ввод с помощью стрелок управления курсором на клавиатуре (табличный курсор будет перемещаться соответственно нажатым клавишам:? – вверх,? – вниз,<- – влево,-> – вправо).

Ввод текста предусматривает запись информации в виде сочетания любых символов, которые по умолчанию выравниваются по левой границе ячейки. Если нужно ввести число как текст, то перед ним необходимо поставить апостроф или заключить это число в кавычки. Например, телефон 9132715 необходимо записать так – '9132715 или так – «9132715», тогда он введется как текст с выравниванием по левой границе ячейки.