Большая часть документов, обеспечивающих информационный обмен между предприятиями и структурными подразделениями, составляют докладные, служебные, объяснительные записки, справки, отчеты, акты и т. д. Рассмотрим, как составляются и оформляются выше перечисленные документы.

Согласно ГОСТу, текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman размер 14. через 1.5 интервала на стандартном листе бумаги с указанием следующих реквизитов:

1) указание на автора. Предприятие, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка;

2) наименование адресата. Кому направляется документ;

3) наименование вида документа. Наименование вида документа пишется прописными буквами через два межстрочных интервала. Например, «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА», «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»;

4) дата составления и регистрационный номер. Данные реквизиты пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (01.01.2006) или буквенно-цифровым способом (1 января 2006). У внешнего документа она является датой подписания, а у внутреннего документа – датой составления;

5) заголовок к тексту. Заголовок должен раскрывать краткое содержание текста. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»;

6) текст;

7) подпись составителя с указанием должности.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

Правильное указание реквизитов в документах напрямую влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041) – это документ, адресованный руководителю предприятия или руководителю структурного подразделения, в котором излагается определенный вопрос с выводами и предложениями составителя с целью побудить руководство к принятию определенного решения. Однако докладные записки могут носить и чисто информационный характер. В них обычно содержится информация о ходе выполнения определенных работ.

Иными словами, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне.

Докладные записки подразделяются:

1) на внутренние – адресованные руководителю предприятия.

Внутренние докладные записки могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Расположение реквизитов данного документа может быть угловое(рис. 31) или продольное (рис. 32).

Рис. 31. Образец оформления докладной записки с угловым расположением реквизитов.

Рис. 32. Образец оформления докладной записки с продольным расположением реквизитов.

Текст докладной записки состоит из следующих частей(рис. 33):

• констатирующей.

В данной части излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для написания докладной записки;

• анализирующая.

Данная часть содержит анализ сложившейся ситуации и возможные варианты ее решения;

• резюмирующая.

Заключительная часть докладной записки включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Второй части в докладной записке может и не быть. В таком случае документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

Рис. 33. Образец оформления докладной записки.

Докладные записки, направляемые в вышестоящие инстанции, являются внешними документами и оформляются на бланке данного предприятия.

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого вида документа как «Служебная записка» нет. Однако на практике она широко используется для обеспечения связи объектов управления на горизонтальном уровне.

Служебная записка направляется от одного руководителя к другому или от одного работника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса. Иначе это будет докладная записка.

В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. д. Например, в цехе необходимо произвести ремонт. Начальник цеха в служебной записке попросит начальника ремонтно-строительного цеха произвести необходимый ремонт (рис. 34). Оформляется служебная записка так же, как и докладная.

Рис. 34. Образец оформления служебной записки.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник предприятия в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные записки пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (рис. 35). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко на предприятиях используются и специальные бланки.

Рис. 35. Образец оформления объяснительной записки.

Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов или событий. В отличие от докладных записок справка не требует принятия каких-либо действий от руководителя предприятия.

Справки подразделяются:

1) на аналитические.

Аналитические справки содержат информацию по проблеме требующей решения. Текст такой справки состоит из трех частей:

изложение основания составления; анализ ситуации; выводы и предложения;

2) отчетные.

Отчетные справки содержит итоговые сведения о результатах деятельности;

3) информационные.

Справки информационного характера составляются для информирования о положении дел, как на предприятии, так и в структурных подразделениях.

Кроме того, справки подразделяютсяна:

1) внешние.

Внешние справки оформляются на бланке предприятия и подписываются руководителем предприятия;

2) внутренние.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе формата А4 и подписываются руководителем структурного подразделения.

Текст справок может быть оформлен в виде таблицы, а также включать разделы и подразделы.

Рис. 36. Образец оформления справки.

Для обеспечения учета и хранения дел на предприятии формируется номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. В отдельных случаях делом называют один документ. Ежедневно на предприятии разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Быстрый поиск документов возможен лишь при группировке документов в дела по характерным признакам.

На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел подписывается архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:

• один хранится в деле в службе делопроизводства;

• второй является рабочим в этой службе;

• третий передается в ведомственный архив предприятия.

Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты (рис.):

1) наименование предприятия;

2) наименование вида документа;

3) дату;

4) индекс;

5) место составления;

6) гриф утверждения;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

9) подпись;

10) гриф согласования.

Рис. 37. Образец оформления номенклатуры дел.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

При формировании дел документы группируются по следующим признакам:

1. По номинальному признаку.

Группировка документов проводится по названию их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

2. По предметно-вопросному признаку.

Группировка документов проводится по их содержанию. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».