Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен.

Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом.

Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью.

Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап – это ответ на вопрос «как ехать?».

Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок? Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться? Как наиболее результативно отдыхать?

Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова.

Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП).

Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?

Подробно ознакомиться с перечисленными технологиями (а они действительно очень полезны и востребованы, особенно в управленческой среде) можно, прочитав посвященные этим темам книги. Названия некоторых из них приведены в списке рекомендуемой литературы.

Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».

Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?

Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии.

И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос «зачем?».

Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

Почему цель так важна для каждого человека?

Ответом на этот вопрос и иллюстрацией того, что цель имеет в нашей жизни первостепенное значение, будет следующая история.

Для начала попробуем определить наши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели. К основным способам определения ценностей относятся мемуарник, техника перехода от повседневных задач к ценностям, декларация о личной миссии и анализ потребностей.

Простой и технологичный инструмент для выявления личных ценностей – мемуарник – изобрел участник ТМ-сообщества Виталий Королев, консультант по вопросам корпоративного управления и наследования бизнеса.

Мемуарник (от слова «мемуары») ведется следующим образом.

1. Каждый день вечером выделите от трех до пяти минут спокойного времени.

2. Запишите в ежедневник или в отдельную тетрадь главное событие дня (далее – ГСД), эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня или главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть как позитивным, так и негативным.

Казалось бы, что за смысл фиксировать негативные события? Однако они могут быть для нас наиболее важными и значимыми, имеющими свою ценность. Например, заболел близкий человек – это всегда для нас самое важное, хотя и самое негативное. Или вы не сдали зачет, поскольку вам не хватило времени на подготовку. Крайне неприятно, но ведь это опыт – в следующий раз нужно будет более внимательно отнестись к планированию подготовки.

3. В конце недели выпишите главное событие недели – одно из семи ГСД или какое-то отдельное новое событие. В конце месяца – главное событие месяца. В конце года – главное событие года.

Рядом с записью о событиях формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно его вы сделали главным.

Мемуарник дает возможность достаточно быстро сформировать список ключевых ценностей. Кроме того, он побуждает нас каждый день уделять несколько минут вопросу о главных составляющих жизни, что не позволяет забыть о них в суете текущих дел.

Еще одним способом детального определения собственных ценностей является техника последовательного перехода от наших обычных, повседневных задач к целям более высокого уровня.

Сформулированные ценности стоит упорядочить по значимости. Сделать это позволяет подход, предложенный А. Лакейном[5], который условно называется моделированием предельных ситуаций.

Таким образом, вы представляете себе ситуацию однозначного выбора, т. е. ситуацию, в которой человек не просто принимает решение, а совершает поступок. Ведь личность формируется именно поступками, поскольку в них ярче всего проявляются ценности человека. Осознав их соотношение в такой предельной ситуации, вы сможете применять это знание в своей повседневной деятельности, ведь каждый выбор того, чем заняться в данный момент, тоже является микропоступком, реализующим ваши ценности. Правда, альтернатива, которую вы не выбрали, при этом не отменяется, как в предельной ситуации, а всего лишь сдвигается в будущее, поэтому здесь результаты выбора и поступка не столь серьезны и необратимы. Но логика зависимости этого микропоступка от ценностей остается той же: предпочтение отдается одному из возможных вариантов вашей деятельности, а критерием выбора становятся личные ценности.

Данный подход к определению ценностей был впервые предложен Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Декларация о личной миссии – документ наподобие миссии фирмы, в котором вы пытаетесь сформулировать свои задачи в этом мире, – что для вас важно, чего вы хотите добиться?

Следует избегать нередкой путаницы понятий «цель» и «миссия». Различия между ними заключаются в следующем:

цель – это то, что мы «берем» от жизни, завоевываем, получаем; это та высота, которую нам удается «взять»;

миссия – то, что мы «отдаем», привносим в этот мир; как поется в известной песне, «это то, что останется после меня».

Вспомним смысл слова «миссионер» – человек, который, оставляя свой дом, уезжает в далекую и не всегда дружественную страну, чтобы бескорыстно распространять идею, которой он верен.

Миссия – это в первую очередь ваша уникальность. Что изменится в мире, если вас не будет? Что вы оставите после себя? Именно поэтому в тайм-менеджменте немало сторонников наиболее сильного и выразительного способа формулирования миссии – в форме эпитафии (рис. 1.6). «И.И. Иванов родился… умер… достигнув выдающихся высот в… Особенно его любили за… Он отличался непревзойденными…» Такой взгляд на свою жизнь, во-первых, повышает проактивность, поскольку заставляет вас задуматься о том, что от вашей жизни останется в «сухом остатке», и наметить цели, позволяющие такой остаток сформировать, а во-вторых, позволяет лучше понять, насколько конкретная цель соответствует вашим реальным ценностям и желаниям, и избежать дел, навязанных внешними обстоятельствами и стереотипами общественного мнения.

Если эпитафия представляется вам слишком жестким методом, сочините прощальную речь, которую вы скажете при выходе на пенсию, или поздравительный спич для вашего 90-летнего юбилея. Смысл все тот же – кратко сформулировать, что останется в мире после вас.

Используя аналогию «человек – это фирма», можно перенести на личную миссию методы, которые обычно используются при написании миссии компании. Область конкуренции и стратегическое намерение («достигнув высот в…»), а также компетентность и конкурентные преимущества («особенно любили…», «отличался непревзойденными…») мы уже указали. Остается такая важная функция миссии, как определение основных заинтересованных групп, их сравнительной приоритетности и способов согласования присущих им противоречивых интересов. Это можно оформить в виде раздачи пакетов акций вашего «персонального ЗАО»: столько-то процентов принадлежат вам (приоритетность личного развития), столько-то – семье, столько-то – начальству и т. д. Эту аналогию в дальнейшем можно применять при принятии стратегических решений: обладатель такого-то пакета моих акций проголосовал бы так-то, иного пакета – иначе.

Личная миссия не рождается мгновенно и не создается раз и навсегда, ведь она отражает смысл нашей жизни, а его понимание в разные периоды может коренным образом отличаться. Главное – время от времени задумываться о том, зачем мы живем и какой след хотим оставить после себя. Лучше всего записать свое понимание личной миссии и время от времени перечитывать формулировку, пересматривать ее и корректировать, поскольку мы взрослеем, меняемся, а значит, становятся иными и наши жизненные ценности. Дело это непростое, но чрезвычайно полезное, помогающее в суете повседневности найти более высокий смысл и сформировать фундамент для постановки «родных» целей (см. параграф 1.5).

В процессе обдумывания, формулирования и пересмотра миссии удается очень многое понять о самом себе. Наиболее важным является выявление собственного призвания. С точки зрения Г.А. Архангельского, миссия отличается от призвания тем, что миссию мы можем менять по своему усмотрению, а призвание – нет.

Вопрос призвания очень сложный. В толковом словаре Д. Н. Ушакова оно определяется не только как склонность, внутреннее влечение к какому-либо делу, какой-либо профессии (при обладании или при убеждении, что обладаешь нужными для этого способностями), но и как предназначение. Человек может интуитивно чувствовать свое призвание и следовать ему, а может сознательно и настойчиво его искать. Призвание может быть самым разным: не обязательно лететь в космос или совершать революцию в медицине, изобретая лекарство от СПИДа; для простой сельской женщины «вывести сына в люди» – тоже призвание.

Тех, кто осознал свое призвание и следует ему, мы узнаем сразу, едва нас с ними столкнет жизнь. Это учителя, на чьих уроках мы сидим затаив дыхание; врачи и медсестры, способные облегчить любую боль; мастера, умеющие починить самый, казалось бы, безнадежно сломанный прибор; плотники, создающие сказочно красивые, удивительные вещи… На сегодняшний день не существует разработанных технологий поиска призвания. Просто прислушивайтесь к себе, больше читайте обо всем на свете, и призвание откроется вам.

Еще одним способом выявления собственных ценностей для последующего определения целей является анализ ваших потребностей. Представьте, что у вас есть миллион долларов. На что вы его потратите? Какая потребность стоит за каждой покупкой? Предположим, вы собираетесь приобрести загородный дом. Он нужен вам для того, чтобы вести здоровый образ жизни на природе или чтобы демонстрировать жизненный успех? А может быть, вы хотите содержать собственную конюшню и разводить лошадей? Или вас привлекает возможность веселого, шумного времяпрепровождения, а в загородном доме вас не будут тревожить возмущенные громкой музыкой соседи?

Итак, нарисуйте таблицу из двух колонок. В левой фиксируйте покупки или дела, а в правой отвечайте на вопрос «зачем?» по поводу каждого своего приобретения или поступка. Затем внимательно просмотрите то, что получилось в правой колонке, – ведь это и есть, по сути, ценности. Проанализируйте их; возможно, некоторые из них относятся к разряду «навязанных».

Такой способ, как, впрочем, и все остальные, требует искренности, откровенности и беспристрастности по отношению к самому себе.

Существует множество различных подходов к определению целей. Рассмотрим основные из них.

Попробуйте рассматривать себя не как «студента такого-то вуза» или «менеджера такой-то компании». Забудьте на некоторое время о том, что вы – часть большой системы, зависящей от преподавателей, администрации, начальства, клиентов и множества правил. Посмотрите на себя как на персональную корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой организации, такие как:

• личное стратегическое планирование – постановка долгосрочных целей;

• «маркетинг» – изучение рынка труда, продвижение на нем;

• PR – формирование своего имиджа;

• «личная «бухгалтерия» – учет и планирование денег и т. д.

Все знания о менеджменте могут быть использованы вами не только применительно к выполнению непосредственных должностных обязанностей, но и к налаживанию менеджмента вашей личной корпорации.

И самое главное, что при таком подходе, самоменеджменте, ваша жизненная позиция будет заключаться не в пассивном существовании в окружающем мире, а представлять собой стратегию активного и успешного человека. Это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою деятельность, заключает договоры с другими организациями (например, с вузом или компанией-работодателем), а также активно планирует и осуществляет свое движение по жизни.

Управляя «персональной корпорацией», необходимо помнить: как в управлении организацией, так и в управлении собой не существует «правильных и неправильных ответов» и «единственно верных решений». На рынке функционирует множество компаний, нередко применяющих прямо противоположные рыночные стратегии и тактики, но при этом одинаково успешных. Так и в личном тайм-менеджменте – важны «индивидуальный пошив», «заточка» всех методов под особенности своей личности, жизненных целей и будущей профессии.

Для проактивного планирования будущего «личной корпорации» необходимо уметь выразить свои мечты в форме долгосрочных целей. А для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим достичь. Попробуйте представить себе один день из своей жизни через четыре-пять лет. Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе на одной-двух страницах. В нем важно осветить следующий круг вопросов:

• С чего начался ваш день?

• Какое самое яркое впечатление дня?

• Где вы находитесь?

• Что и кто вас окружает, о чем говорят люди, находящиеся рядом?

• Как и над чем вы работаете?

• Каких результатов вы достигли?

• Какие проблемы вам удалось решить?

• Как вы отдыхали?

• Каково главное событие дня?

Не исключено, что у вас не получится написать все сразу – не волнуйтесь и не торопитесь, такое эссе вполне может родиться не за один день. В следующие дни обязательно вернитесь к готовому тексту, перечитайте его и добавьте новые мысли. Работая со своей мечтой, вы обязательно поможете ей материализоваться.

В качестве примера можно привести эссе «Моя жизнь через три года» участника ТМ-сообщества Е. Никитина (публикуется с любезного разрешения автора).

Выделяются понятия «родных» и «навязанных» целей. Например, в одном из эссе врач, живущий в небольшом городе, пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему. Или руководитель отдела в торговой компании убежден, что в будущем станет директором завода, и описывает, как предприятие будет работать и каким образом эта деятельность повлияет на уровень жизни в регионе. Но часто встречаются эссе, которые мы называем «ксерокопиями страницы глянцевого журнала». «Выхожу из кирпичного двухэтажного коттеджа, сажусь в свой белоснежный Porsche, приезжаю на работу, иду в большой и светлый кабинет, люди встречают меня радостными улыбками…»

Нет ничего плохого в белоснежном Porsche, если это действительно «родная» цель, если это машина, о которой человек мечтал с детства. Но часто бывает, что такого рода цели навязаны рекламой, знакомыми, родственниками, стереотипами общественного мнения, школой. Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя в действительности по-настоящему успешные люди начинали свой путь вовсе не с покупки хорошего автомобиля.

Для того чтобы управлять своей жизнью проактивно, чтобы найти «родные» цели, нужно сначала отсеять все сформированные внешним окружением штампы и стереотипы. Это не всегда просто, но необходимо, иначе можно потратить годы жизни в погоне за «навязанными» целями, достигнув которые человек испытывает лишь усталость и разочарование.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».

Формулировать цель стоит так: не просто «хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом от… рублей не позднее чем в ближайшие три года».

Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее и тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше необходимость, да и возможность в такой жесткой конкретизации. Слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.

В восточных боевых искусствах нередко рекомендуют не концентрироваться на предполагаемых действиях противника и не пытаться планировать ход боя. Это зашоривает восприятие, мешает видеть возможности, открывающиеся в ходе схватки, и полноценно их использовать.

Рассмотрим альтернативу классическим SMART-целям и покажем область их оптимального применения.

Для этого выделим два различных типа исходной ситуации.

1. Задачной ситуацией будем считать вполне конкретное положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать. Задача – провести маркетинговое исследование.

2. Проблемной будем считать скорее абстрактную ситуацию, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать.

Проблема – добиться существенного конкурентного преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации.

Важное свойство задачи – аддитивность[8]. Оно означает, что задачу можно разбить на части, каждая из которых вносит вклад в ее выполнение. Проблемы неаддитивны, т. е. не существует четкой последовательности шагов, которые нужно сделать, чтобы решить проблему. Цель «похудеть на 10 кг» может быть достигнута наполовину, а цель «поступить в вуз» или «перепрыгнуть через пропасть» – нет. Если вам удалось определить последовательность шагов, необходимых для решения проблемы, это значит, что вы смогли превратить ее в задачу (такой процесс называется депроблематизацией).

SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком, о котором упоминалось выше: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.

Если поставлена цель создать принципиально новый товар, благодаря которому компания получит конкурентное преимущество, и все внимание обращено на эту разработку, можно просто не заметить, а следовательно, и не использовать подвернувшуюся возможность заключить союз с важным стратегическим партнером.

Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость поведения, которая хороша, когда с соперниками вас связывают отношения сотрудничества, но смертельно опасна в условиях борьбы и конкуренции.

В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности.

Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям.

Обратите внимание на то, что если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности.

Конкретизацией надцели «достичь принципиального конкурентного преимущества» могут быть такие цели, как «разработать новый продукт такого-то типа» или «достичь соглашения с таким-то стратегическим партнером».

Приступая к определению собственных целей и «надцелей», следует помнить о своих жизненных ценностях и жизненной миссии. Важно, чтобы между ними не возникло противоречий, а наоборот, появилась целостность в системе нашего персонального целеполагания.

Таблица 1.3. «Надцели», сгруппированные по ключевым областям[11]

Надцели, равно как и миссию, необходимо время от времени пересматривать – ведь они отражают и наше сегодняшнее мировоззрение, и устремления, и жизненную позицию. Это отнюдь не статичные категории – меняемся мы, и меняются наши надцели, ценности и миссия. И, разумеется, каждая надцель порождает свои SMART-цели, с помощью которых и осуществляется движение в заданном надцелью направлении.

За прошедшее с того момента время я ни разу не возвращался к списку поставленных целей и сейчас фактически провожу первую ревизию того, насколько мне удалось им соответствовать. Я был приятно удивлен, что все эти вещи не утратили своей актуальности и что я не сильно отклонился от озвученной миссии. Единственное, что я бы в ней подкорректировал, – добавил бы немного больше конкретики и смешал бы абстрактные жизненные цели с вполне конкретными задачами (табл. 1.4.). Переформулирую известное высказывание: четко поставленная задача – половина решения.

Таблица 1.4. Надцели: 4,5 года спустя

Итак, неудачник плывет по течению и оправдывает себя, ссылаясь на неблагоприятные обстоятельства, а успешный человек сознательно творит свою жизнь. Тайм-менеджмент в его технологическом, стратегическом и философском измерениях – универсальный инструмент для такого творчества.

В любой сфере деятельности успешный человек стремится добиться каких-то результатов, достичь намеченных целей. Не имея впереди конкретной цели, не видя направления, легко сбиться с пути и бездарно потратить свою единственную, неповторимую жизнь, что порой и бывает, когда наши дни становятся похожи друг на друга, как две капли воды, а мы все кружимся на одном месте, сетуя на обыденность и безысходность. Повторяя свой тоскливый ежедневный путь, мы не задумываемся, зачем и кому все это надо. Просто делаем то, что должны делать, а вот вопросом «кому должны?» обычно даже не задаемся. Для того чтобы вырваться из паутины бессмысленных действий, нужно выстроить систему персональных стратегических целей. Для этого необходимо:

1. стараться делать все возможное для расширения своего «круга влияния»;

2. определить свои ценности с помощью мемуарника;

3. сформулировать личную миссию;

4. искать призвание;

5. выявить от пяти до девяти ключевых областей своей жизни;

6. наиболее близкие и понятные цели сделать измеримыми;

7. составить обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам;

8. определить, что собой представляет ваша «персональная корпорация»;

9. управлять своей «персональной корпорацией» проактивно;

10. постараться увидеть и описать «один день из своей жизни через несколько лет»;

11. отделить «родные» цели от «навязанных».

1. Что такое управление временем? Какое отношение к этому понятию имеют наши жизненные цели?

2. Что такое целеполагание и для чего оно нужно? Приведите конкретный пример.

3. В чем суть проактивного и реактивного подхода к жизни? Как выявить, какой подход отличает конкретного человека?

4. Что такое «круг забот» и «круг влияния»? Считаете ли вы правильным расширять круг влияния до тех пор, пока он не перерастет круг забот? Кто расширяет свой круг влияния – проактивный или реактивный человек?

5. В чем суть подхода к определению целей «Управление собой как компанией»?

6. Как, на ваш взгляд, можно отличить «родные» цели от «навязанных»?

7. Каковы основные способы определения наших ценностей? В чем суть каждого способа?

8. Что такое «ключевые области», «центр жизненных интересов» и «ролевая функция»? Какая связь существует между этими понятиями?

9. Как составить карту своих долгосрочных целей?

10. Что такое SMART-цели и «надцели»? В чем заключается различие наших действий по их достижению?

Задание 1. Ознакомьтесь с конкретной ситуацией, описанной в статье Андрея Томилина «О пользе безумной мечты». Обсудите ее в студенческой группе. Каково ваше отношение к такому подходу к определению жизненных целей? С чем вы согласны, а с чем не согласны в статье? Что, на ваш взгляд, полезно было бы перенять у ее автора? Каковы ваши выводы из этого материала?

Наблюдая за собой и окружающими, я заметил одну интересную вещь. На самом деле людей, которые точно знают, чего они хотят добиться в своей жизни, очень немного. Себя я тоже не отношу к их числу. Еще я заметил, что тех, у кого нет твердой уверенности в своих жизненных целях, сама эта неуверенность очень беспокоит. Постоянно где-то в глубине сидит такой противный червячок, который грызет тебя и заставляет думать: «Тем ли делом я сейчас занимаюсь? Я ведь не уверен в том, что должен делать именно это».

Итак, по моим наблюдениям, людей, которые не имеют долгосрочных и определенных жизненных целей, – большинство. Подозреваю даже, что подавляющее большинство.

Далее. Многих людей такое состояние отсутствия целей сильно волнует. Я бы даже сказал, парализует активность, лишает мотивации и вкуса к жизни. И в самом деле: если я не знаю, куда иду, то идти я буду очень медленно, неуверенной походкой и в подавленном настроении. Кроме того, никто и ничто в жизни не будет мне помогать. По этому поводу какой-то умный китаец сказал: «Для корабля, который не знает, куда плывет, ни один ветер не будет попутным».

Итак, человеку, который не имеет долгосрочной цели и все время безуспешно пытается ее отыскать, не позавидуешь. Отсутствие смысла собственной деятельности – малоприятная вещь. Как скоро эта цель будет найдена – неизвестно. Такой «бесцельный» период жизни превращается для человека в серьезную проблему и источник сильного стресса. Что самое неприятное – неизвестно, сколько этот период продлится.

Я предлагаю в подобной ситуации «не ждать милостей от природы», не дожидаться, когда же придет эта настоящая, своя собственная, долгосрочная и достойная цель.

Нужно придумать какую-нибудь безумную, нелогичную, лишенную видимой пользы мечту-идею. Она должна быть такой, чтобы можно было осуществить ее за год, не больше. Например, прыгнуть с парашютом, посмотреть на случку голубых китов у берегов Новой Зеландии и т. п. Эта цель-мечта-идея должна, кроме того, иметь безумный характер. Я бы назвал такую цель «протестной»: все кругом хотят купить квартиру, построить дом, заработать побольше денег, а мне просто стало скучно, мне все равно, что вы об этом думаете, и я хочу не позднее чем через три месяца плюнуть с Эйфелевой башни.

Задание 2. Сядьте и положите перед собой лист бумаги и ручку. У вас есть ровно две минуты. Запишите все, чего вы хотели бы добиться в жизни. Посмотрите на получившийся список. Запишите рядом с каждой целью, чем это важно и ценно для вас.

Задание 3. Определите ваши ключевые области и оформите их в таблицу аналогично таблице 1.2. Заполните ее таким образом, чтобы в ней присутствовали и SMART-цели, и «надцели».

Задание 4. «Круг влияния»[13].

Выполните следующие действия:

1. Возьмите лист бумаги и запишите на нем те области жизни, состояние которых вас интересует или даже заботит. Это может быть все что угодно: от состояния здоровья вашей собаки до освоения космоса.

Отметьте красным маркером те элементы списка, которые вам почти полностью подвластны, например отношения с приятелем или ваша собственная успеваемость.

Отметьте зеленым маркером те элементы списка, на которые вы влияете в той или иной степени, в зависимости от конкретных обстоятельств, например настроение родителей или ваши спортивные достижения.

Отметьте желтым маркером те элементы списка, которые не поддаются вашему влиянию, но на которые вы хотели бы влиять, например отношение к вам любимого человека или ситуация в институте.

Отметьте синим маркером те элементы списка, на которые вы, на ваш взгляд, категорически не можете влиять.

2. Возьмите другой лист бумаги. Ответьте на вопрос «Что я могу сделать для того, чтобы “желтая область” хотя бы частично подпала под мое влияние?». Запишите все ответы, какими бы абсурдными они вам ни показались.

3. Возьмите третий лист бумаги. Ответьте на вопросы:

• Действительно ли меня волнуют вопросы из «синей области»?

• Если да, то какие именно и насколько?

• Могу ли я теоретически хоть как-то на них повлиять?

• Если да, то как?

• Если нет, то кто может?

• Как я могу приобрести те качества и характеристики, которыми обладает тот, кто способен влиять на перечень чрезвычайно важных для меня вопросов?

• Считаю ли я, что все люди наделены практически равными ресурсами для достижения своих целей?

• Если нет, то каким образом это возможно компенсировать?

• Сознаю ли я, что могу сам выбирать те области жизни, на которые буду оказывать влияние, идет ли речь о здоровье моей собаки или освоении космоса?

Задание 5. Мемуарник студенческой группы.

По окончании занятий каждый студент определяет для себя и записывает на листе бумаги «главное событие дня», а затем студенческая группа голосованием принимает решение и определяет, какое событие дня стало главным для нее. Мемуарник ведется в течение недели, по истечении которой определяется «главное событие недели».

Задание 6. «Ролевые функции»[14].

Как можно точнее составьте перечень своих ролевых функций.

Запишите их на листе бумаги. Проранжируйте элементы списка по степени их важности.

Дайте количественную оценку каждой роли по комплексному показателю:

Графически полученные данные представлены на рис. 1.8.

Задание 7. «Список достижений»[15]

Вспомните и запишите дела из своего прошлого, которыми вы гордитесь, которые принесли вам много радости и которые заряжают вас энергией даже сейчас, когда вы вспоминаете о них. Можете включать любые, даже самые ранние воспоминания из детства. Единственный критерий выбора – степень вашей внутренней гордости: «Я – тот человек, который сделал ЭТО!» Важно, чтобы в список могли попасть дела, относящиеся к вашим различным жизненным ролям (родитель, студент, друг и т. п.). Выберите из вашего списка достижений только семь самых-самых – тех, которыми вы особенно гордитесь.

Письменно опишите каждое из этих семи дел. Отбросьте лишнюю скромность и запишите очень точно, что вы тогда сделали, чего добились и что доставило вам такую радость. Опишите также, что вы чувствуете сейчас, когда вспоминаете это.

Проанализируйте, о чем вам говорят эти истории. Вспоминая их, осознайте, что на самом деле для вас важно и что приносит вам ощущение счастья.

В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.

Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!

А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).

Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).

Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.

Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.

Поглотители времени:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытки слишком много сделать за один раз;

4. отсутствие представления о предстоящих задачах;

5. плохое планирование дня;

6. заваленный письменный стол;

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8. дорога;

9. недостаток мотивации;

10. телефонные звонки, отрывающие от дела;

11. поиски записей, адресов, телефонов;

12. недостаток кооперации;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать «нет»;

15. неполная или запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение на внешние факторы;

19. затяжные совещания, собрания;

20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;

22. болтовня на частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерное количество деловых записей;

25. синдром откладывания;

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (очереди);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30. недостаточный контроль за делегированием;

31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.

Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:

• тщательная подготовка к поездке;

• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;

• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).

Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:

1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;

2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»

Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.

Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.

• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.

Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.

Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»[17].

Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.

• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».

Активно применяйте следующие принципы:

• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;

• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;

• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);

• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;

• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.

• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.

Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS[18].

Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.

• Введите коэффициент «Польза перемещения», представляющий собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание – один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени.

Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни – вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.

Итак, мы установили, на что может быть растрачен наш капитал времени, что является его поглотителями. Осталось определить, каков же размер того капитала времени, который необходим для достижения цели. Для этого воспользуемся таблицей 2.1.

1. Укажите свой возраст – количество полных лет на сегодняшний день.

2. Укажите приблизительный возраст, выраженный в годах, когда вы планируете достичь поставленной цели (занять должность, состояться как профессионал, написать книгу, получить диплом или защитить диссертацию или др.).

3. Подсчитайте свой капитал времени на достижение цели, выраженный в годах. Для этого вычтите из результата, получившегося во второй строчке, результат первой.

4. Подсчитайте свой капитал времени, выраженный в сутках. Для этого умножьте свой капитал времени, выраженный в годах, на 365.

5. Запишите время, которое тратите на сон. Берите среднее значение, так как количество часов в разные дни может быть разным.

6. Подсчитайте свое количество активных часов в сутки. Это тот ресурс, которым вы реально владеете каждый день, чтобы делать шаги по направлению к поставленной цели.

7. Подсчитайте свой капитал времени, выраженный в часах. Для этого умножьте результат, получившийся в четвертой строчке, на количество активных часов в сутках (шестая строчка).

8. Теперь вы знаете тот реальный размер своего капитала времени, которым можете реально распоряжаться, чтобы реализовать свою мечту.

Таблица 2.1. Капитал времени

Итак, каждый из нас является собственником капитала – капитала времени. Причем невозобновляемого: мы не можем заработать больше времени, в нашей власти только эффективно распорядиться тем количеством часов, которое у нас есть. Но для того чтобы начать планировать, необходима полная информация обо всех ресурсах, слабых местах и имеющихся резервах.

Раз время является для нас материальной ценностью, мы должны обращаться с ним так же, как и с другими ценностями: вести его правильный и точный учет с помощью своеобразной бухгалтерской книги для учета времени[20].

Такой подход, когда мы управляем личным временем как ресурсом, капиталом компании или фирмы, помогает выработать системность в решении всех проблем, связанных с организацией времени. Так же, как деятельность любой фирмы начинается с бухгалтерии, постановки учета и контроля, так и тайм-менеджмент начинается с хронометража.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности. Основные задачи анализа, проведенного с помощью хронометража:

• определить, на что тратится ваше время;

• изыскать первые резервы времени;

• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для планирования, а в отечественном подход к этой проблеме иной: хронометраж становится мощным инструментом выработки «чувства времени» и, как следствие, «мышления, направленного на эффективность».

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов:

1. в течение нескольких дней фиксируйте все выполняемые работы длительностью от 10 до 15 минут;

2. выберите от одного до трех ключевых показателей;

3. отследите их в динамике.

Рассмотрим шаги техники полного хронометража более подробно.

Шаг 1. Так как потребуется учитывать все расходы времени в течение дня и будет необходимо вести записи, следует взять небольшой блокнот или записную книжку (листочки и стикеры имеют тенденцию теряться к концу дня). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, который удобно носить с собой. Выберите тот, который вам больше всего нравится, с красивой обложкой. Тогда и учет вести будет намного приятнее. Сначала лучше всего записывать все дела и их длительность при каждом переключении внимания. Через несколько дней, когда вы начнете относиться ко времени более внимательно, достаточно будет делать записи только раз в один-два часа. Останавливайтесь на две-три минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет вам более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые вы выполняете в течение дня. Пример такого осознанного отношения к жизни мы можем найти в книге Даниила Гранина «Эта странная жизнь»[22].

Не пытайтесь компьютеризировать этот этап ведения хронометража. Использование специальных программ учета времени усложнит процесс и накрепко привяжет вас к компьютеру. Основная часть записей в этом случае делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных хронометража резко снижаются.

Для того чтобы фиксировать все свои расходы времени, существуют несколько способов ведения его учета. Выберите тот, который кажется вам наиболее подходящим.

1-й способ. Самый простой – фиксируем начало и окончание любого дела (таблица 2.2). С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня.

2-й способ. Фиксируем не только начало и окончание любого дела, но и его продолжительность (таблица 2.3). Этот способ стоит применять, когда уже выработалась привычка останавливаться и анализировать свою деятельность в течение дня. К уже известной нам таблице 2.2 добавляем еще один столбец.

Таблица 2.2. Первый способ учета времени

Таблица 2.3. Второй способ учета времени

3-й способ. Можно оценивать любое дело не только количественно – по затраченному на него времени, но и качественно, учитывая свое эмоциональное отношение к данному виду работы, дополнительные условия, примечания и более подробную информацию, дающие представление о рациональности произведенных временных затрат (таблица 2.4). Это поможет определить, насколько эффективно расходуется время, а также выявить свои индивидуальные поглотители и то количество часов, которое они у вас «похищают».

Таблица 2.4. Третий способ учета времени

Такой способ ведения учета своего времени позволяет отследить его непродуктивные расходы, а также определить своеобразный «коэффициент полезного действия» – полезного использования времени.

Попробуем представить изложенные выше рассуждения в виде формул, которые помогут произвести необходимые расчеты с использованием данных хронометража.