Несмотря на то что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

В Письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» пояснялось, что должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

При оформлении работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией под роспись. Инструкция определяет задачи, права, обязанности и ответственность работника в процессе его трудовой деятельности на занимаемой должности. Инструкция оформляется в двух экземплярах, один остается у работодателя, другой – у работника.

Должностные инструкции обязаны составлять только государственные учреждения. Однако и коммерческой фирме они принесут пользу, помогут разрешить возможные разногласия по поводу служебных обязанностей.

Составляя должностную инструкцию, не допускайте двусмысленных формулировок, не дублируйте трудовые функции в разных инструкциях.

Должностные обязанности описывайте подробно, не ограничивайтесь общими фразами, четко определите подчиненность.

Обратите внимание: инструкцию составляют не для конкретного работника, а для должности. Целесообразно составить инструкцию для каждой должности, указанной в штатном расписании.

Должностная инструкция включает разделы:

• общие положения;

• права;

• должностные обязанности;

• ответственность.

В должностную инструкцию может потребоваться внести изменения (например, в связи с изменением обязательных условий трудового договора). В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ

Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. 2003 № 65-ст.

Всю информацию, связанную с трудовой деятельностью работника, обычно помещают в личное дело.

Обязательное ведение личного дела предусмотрено только для государственных учреждений (Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Для коммерческой фирмы и предпринимателя это условие добровольное. Однако чтобы всегда иметь точную, полную и объективную информацию о работнике, все же целесообразно хранить все документы в его личном деле.

Обычно в дело включают:

• личную карточку (анкету) работника;

• его автобиографию;

• характеристики и рекомендательные письма;

• копии документов об образовании;

• личные заявления работника;

• аттестационные материалы;

• трудовой договор;

• справки о состоянии здоровья;

• фотографии.

Обратите внимание: в личном деле хранятся персональные данные о работнике. Порядок их получения, хранения и защиты определяет гл. 14 ТК РФ. Поэтому в фирме должен быть издан приказ, который определяет перечень лиц, имеющих допуск к этой информации, и порядок доступа к ней.

Личная карточка (анкета) имеет типовую форму № Т-2. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Личную карточку обычно заполняет работник отдела кадров или тот, кому такие полномочия предоставил руководитель фирмы.

В карточке указывают:

• фамилию, имя, отчество работника;

• год его рождения;

• пол;

• образование;

• семейное положение;

• детей;

• близких родственников;

• паспортные данные;

• ИНН и номер свидетельства пенсионного страхования;

• стаж работы (общий и непрерывный).

При заполнении карточки используют данные приказа о приеме сотрудника на работу, паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства о государственном пенсионном обеспечении, свидетельства о постановке на налоговый учет.

В случае изменения какой-то информации в карточку вносят новые данные. Они должны быть заверены подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия лица.

С какого дня работнику нужно приступить к работе

Медицинское освидетельствование

Нужно помнить: в некоторых случаях для устройства на работу соискателю нужно пройти медицинское освидетельствование. По закону (ст. 69 ТК РФ) обязательному предварительному медицинскому освидетельствованию при заключении трудового договора подлежат:

• лица, не достигшие возраста 18 лет;

• иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Например, медицинское освидетельствование требуется при поступлении в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, в лечебно-профилактические и детские учреждения и др. Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года – ежегодные) медицинские осмотры (обследования) для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний, также должны пройти освидетельствование.

Приказом Минздравсоцразвития РФ от 16 августа 2004 г. № 83 утверждены Перечень работ и Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при выполнении которых проводятся предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры (обследования), а также Порядок их проведения.

На какой срок заключить договор

Принимая сотрудника на работу, прежде всего нужно решить, на какой срок оформить с ним отношения. Варианта два: срочный трудовой договор (до пяти лет) и договор, заключенный на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

На предприятиях розничной торговли, если численность штата не больше 25 человек, выгоднее заключать срочные трудовые договоры. В более крупных фирмах обычно оформляют «постоянный» договор.

Однако не со всеми работниками можно заключать срочный договор. Варианты срочной работы перечислены в ст. 59 ТК РФ. Вот некоторые из них:

• для замены работника, который временно отсутствует;

• на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;

• если работодатель – индивидуальный предприниматель или если в фирме не больше 25 сотрудников;

• если работник учится по дневной форме обучения или работает по совместительству;

• если работник – пенсионер и др.

Поэтому, заключая с работником срочный трудовой договор, нужно иметь доказательства, что характер работы или условия ее выполнения не позволили вам заключить с работником договор на неопределенный срок. Если таких доказательств нет, то в случае проверки инспекторы могут вынести предписание считать такой договор бессрочным.

Вот примерная форма срочного трудового договора.

Срочный договор растрогается, как только закончится срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее чем за три дня до увольнения. Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.

Трудовой договор считают заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

• если в договоре не указан срок его действия;

• если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

Какой договор заключить

Оформить работника можно как по трудовому договору, так и по договору подряда.

Перед тем как оформлять работника, оцените, какой способ для вас выгоднее.

По договору подряда работник обязан выполнять работу, которая указана в договоре. Причем она может быть не связана с его профессией и квалификацией. При оформлении по трудовому договору ему придется выполнять те трудовые функции, которые указаны в должностной инструкции.

Выполняя поручения по подрядному договору, работник может привлечь кого-нибудь в помощь. Но делать это он вправе только за свой счет; фирма оплачивать работу «помощников» не обязана. При трудовом договоре работник должен выполнять свои обязанности самостоятельно.

Заключая с работником трудовой договор, его зачисляют в штат. При подряде он является внештатным работником. Ему не положен отпуск и оплата больничного, на него не распространяются льготы и компенсации, предусмотренные ТК РФ.

Если работник оформлен по трудовому договору, он должен соблюдать определенные нормы труда. Если же он оформлен по договору подряда, его труд нормировать нельзя. Как правило, он сам организует свою деятельность. Работодателю должен быть важен только результат его работы, а также чтобы он был готов к согласованному сроку. Таким образом, наказать такого работника за прогулы или опоздания нельзя.

Можно проверять ход и качество выполняемой работы, не вмешиваясь при этом в деятельность работника. Однако если очевидно, что он не может выполнить работу в срок и качественно, имеет смысл назначить ему разумный срок для исправления недостатков. Если же он этого не сделает, вы вправе требовать, чтобы он возместил все причиненные убытки. А исправлять работу придется поручить другому работнику.

Штатному сотруднику нужно своевременно и полностью платить заработную плату, причем и за отработанное время, и за фактически не проработанное (например, за время отпуска, болезни и т. п.). Работающему по договору подряда нужно заплатить только за ту работу, которая указана в договоре, и только после ее выполнения.

Деятельность кассиров, продавцов и товароведов напрямую связана с деньгами и товарами. Чтобы обезопасить себя от возможных проблем, с этими работниками целесообразно заключать трудовой договор.

Внештатно можно взять на работу на торговое предприятие грузчика (например, для выполнения разовых погрузочно-разгрузочных работ) и даже бухгалтера (для составления раз в месяц отчетности). С ними заключают договор подряда на выполнение конкретной работы.

Часто договоры подряда заключаются с работниками творческих профессий: писателями, редакторами, авторами, журналистами, а также корректорами, дизайнерами и т. д.

Учитывая все эти моменты, оформляйте работников так, как вам удобнее. Но в любом случае обязательно заключите с ними письменный договор.

Заключая договор, четко определите обязанности работников, чтобы не допустить его двойного толкования. Иначе в ходе проверки инспекторы могут признать договор подряда трудовым договором. В таком случае вам придется не только оформить работнику трудовую книжку и предоставить все льготы по ТК РФ, но и доплатить все недоплаченные суммы (отпускные, по больничному листу и др.).

Заключение трудового договора

Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора. Трудовой договор всегда должен быть оформлен письменно, в двух экземплярах. Один из них передается работнику, другой остается у работодателя.

Трудовой договор вступает в силу либо со дня его подписания работником и работодателем, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами организации, имеющими отношение к трудовой функции работника. Например, должностными инструкциями, штатным расписанием. Этого требует закон.

Работодатели не имеют права отказать в приеме на работу беременной женщине, а также женщине в связи с наличием детей.

Содержание трудового договора

В трудовом договоре должны быть указаны имя, отчество работника и наименование работодателя (а для физического лица – фамилия, имя, отчество работодателя), заключивших трудовой договор. Это обязательное требование.

Хотя в ТК РФ нет требования указывать паспортные данные физических лиц (работника и работодателя) и адрес организации-работодателя, обычно в договоре эти данные указываются: лишним не будет.

Кроме этого, в договоре обязательно должны быть указаны:

• место работы (с указанием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации, например для ночного сторожа офиса);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Если же договор заключается на определенный срок (например, для замены временно отсутствующего работника: сотрудницы в декретном отпуске, сотрудника в длительной командировке), то в нем указываются:

• срок действия;

• обстоятельство (причина), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с законодательством.