Введение

Мы часто встречаем людей, которым хронически не хватает времени. Это самостоятельные целеустремленные личности с серьезными целями в жизни.

Однако из-за незнания определенных законов человеческого поведения они, к сожалению, обречены на провал в попытке найти дополнительные часы на реализацию всех своих идей и планов.

Именно для таких людей написана эта книга. В ней мы раскрываем действующие законы управления временем (тайм-менеджмента) и показываем стратегии, которым нужно следовать, чтобы стать высокорезультативным.

С проблемой нехватки времени рано или поздно сталкивается любой активный человек. Как правило, в итоге он приходит к выводу: раз времени не хватает – значит, его у меня действительно нет. Он соглашается с этим, потому что не видит альтернатив. Но это ошибка!

Альтернатива есть, и очень простая. Она состоит в том, что времени у человека много, но он его не замечает и порой тратит не по делу. Либо совершаемые ежедневные действия крайне неэффективны. Это похоже на бессознательное состояние, когда что-то делаешь по привычке, не в силах очнуться и понять, что неправильно.

Нами управляют привычки. Достижения тоже во многом определяют они, точнее, их совокупность (не очень радостное известие для обладателей массы отрицательных жизненных наработок!). Зато, когда это осознаешь, становится понятно, что нужно делать, чтобы достичь поставленных целей. Очевидно – поменять негативные привычки на полезные.

И вы будете с удивлением наблюдать, как ваши проблемы исчезают, а вместо них появляются такие желанные и порой казавшиеся недостижимыми результаты.

В книге приведены различные стратегии борьбы с нехваткой времени, созданные на основе реальной практики. Чтобы получить желаемое, вам нужно внедрять их в жизнь. Выберите самую актуальную проблему с простой стратегией решения и действуйте!

Затем, получив некоторые результаты, приступайте к следующему приему. И так до тех пор, пока нехватка времени не перестанет для вас существовать. Это неизбежно, если вы будете четко следовать нашему алгоритму.

Поэтому – за дело! Успехов вам!

Андрей Парабеллум, ultrasales.ru

Николай Мрочковский, 4winners.ru

Проблемы тайм-менеджмента

Если у вас много дел и постоянно возникает вопрос «Как все успеть?», скорее всего, вы уже пытались самоорганизоваться. Но безуспешно.

Возможно, вы читали какие-нибудь книги по тайм-менеджменту и пробовали внедрять их в жизнь. Наверное, первое время что-то получалось, а затем все возвращалось на круги своя.

Изучение техник тайм-менеджмента по таким книгам можно сравнить с лечением тяжелобольного человека с помощью пластыря. Вероятно, на короткое время и поможет, но дальше дело не пойдет.

На самом деле, есть важные моменты, которые человек может просто не замечать, пытаясь разобраться в причинах неэффективности. А если не разобраться и не устранить их, все остальные, даже самые великолепные, техники не принесут никакой пользы.

Одной из самых серьезных проблем является то, что большинство книг и тренингов по тайм-менеджменту хорошо работают, только если у вас есть мотивация. Если утром вы проснулись заряженной боевой пружиной, есть кураж и все идет отлично, да – техника работает, и хорошо. У вас есть план, которому вы следуете. В итоге все получается как задумано.

Если вы – нормальный человек, наверняка сталкивались с таким явлением и знаете, что в эти дни планирование не работает. Вы будете долго смотреть на свой план в 80 страниц, который составили, будучи заряженным, и понимать, что сегодня не осилите и первых двух строк.

Это не проблема, которую нужно решать силой воли, уговаривая себя: «Я, наверное, недостаточно напрягаюсь. Стоит лишь постараться, и все получится». Нет! Так неправильно!

Поэтому нет смысла напрягаться. Ведь здесь есть подвох: чем дольше у вас получается держаться на гребне волны благодаря силе воли, тем больший потом следует откат.

Логика предельно проста: количество дней, прожитых с волевой мотивацией, плюс такое же количество недель, и в итоге мы узнаем, когда наступит ступор.

Это не случайность, а закономерность, о которой мы поговорим немного позже.

Например, вы начинаете внедрять систему планирования по ежедневнику – составляете план на день, неделю, год. Это ваши желания, цели и мечты, которые весьма заманчивы. Но на деле, чтобы следовать плану, вам приходится себя заставлять, активно включая силу воли.

Конечно, это дает некоторые результаты. Вскоре вы замечаете, что жизнь становится более структурированной и упорядоченной. Но потом следует провал, и все замирает. Почему же подъем столь кратковременный?

У происходящего есть одна главная причина. Дело в том, что большинство своих ежедневных поступков мы совершаем неосознанно. Психологи давно заметили, что почти 95 % своих действий люди выполняют «на автомате» и лишь 5 % поступков контролируются.

Например, утренняя чистка зубов происходит без непосредственного мозгового участия. Мы просто делаем это, не задумываясь о механике процесса. Вы задавали себе утром вопрос: «С каких зубов начать чистку – коренных или резцов? С правой стороны или с левой?»

То же – с вождением автомобиля. Как это происходит? Обычно вы просто садитесь за руль, заводите двигатель и едете. Вы же никогда не размышляете о том, как стартуете?

Просто выполняете алгоритмы, заложенные в вас ранее: «Сначала мне нужно повернуть ключ, потом выжать сцепление, затем переключать передачу». Каждый раз, садясь за руль, вы не думаете об этом!

Здесь кроется важная сила, которую можно обернуть себе на пользу, – сила привычки.

Формирование среды

Итак, большую часть действий мы совершаем неосознанно. Полный контроль осуществляется над очень незначительным процентом операций. Поэтому логично, что, внедряя какую-либо технику тайм-менеджмента, мы сталкиваемся с препятствиями. Пока что-то не вошло в привычку, все трудно.

Что делать? Выстраивать окружающую среду так, чтобы большая часть действий – эти самые 95 %, которые совершаются как бы сами по себе, – работала на нас. То есть необходимо внедрять правильные привычки и выстраивать внешнее окружение. Приведем пример.

Человек, пытающийся бросить курить – избавиться от плохой привычки, – вряд ли достигнет успеха, если открытая пачка сигарет будет постоянно находиться у него перед глазами. В таком случае побороть пристрастие практически невозможно. Ведь соблазн так близок и силен!

Вывод: наша первостепенная задача – перестроить окружающую среду так, чтобы она как минимум нам не мешала, а еще лучше – работала на нас.

Работая над собой, многие познакомились с классической «проблемой нового года». Это когда человек пытается с нового года все изменить в своей жизни, думая примерно так: «Я буду ходить в тренажерный зал, меньше есть и больше двигаться, а еще петь по утрам в душе, обливаясь холодной водой! И при этом планировать день и четко следовать плану». Но, как правило, ничего не получается. Почему благой порыв не выводит нас на новый уровень? В чем проблема?

Как показывает практика, сознательно встраивать в себя с помощью силы воли больше одной привычки в месяц не получается. Вы, конечно, можете попробовать, но велика вероятность нулевого результата, поскольку одного знания процесса правильных действий для успешного внедрения привычки недостаточно.

Поэтому не рекомендуем гоняться «за несколькими зайцами» одновременно. Даже если это простые привычки, которые не требуют большой отдачи энергии.

А теперь поговорим о том, как изменить правила игры. К сожалению, большинство из нас живет по правилам, которые априори ведут нас к поражениям, так как навязаны извне.

Это решает кто-то другой, а не мы. Поэтому важно изменить ситуацию.

Стратегия временной обороны

Первый глобальный принцип, которому нужно следовать, – выработать стратегию защиты своего времени. Мы его назвали «стратегией временной обороны».

Возможно, вы уже не раз замечали, что ваше время в значительной степени уходит на реализацию целей других людей и на дела, которые вам не хочется делать.

Например, ситуация, когда в конце рабочего дня начинают звонить все ваши знакомые и заваливать какими-то вопросами, требующими немедленного вмешательства. И на свое: «Я же пытаюсь дома работать», – получаете: «Как?! Ты же дома ничего не делаешь!»

Для защиты мы настоятельно рекомендуем внедрить в свою жизнь «стратегию временной обороны». Освободитесь от иллюзии большинства людей, что телефон – это инструмент, который дает свободу. То, что мы всегда можем дозвониться до кого угодно и где угодно, – не вся свобода.

В других наших книгах[1] мы много рассказывали о каверзных моментах переключения внимания. Допустим, вы работаете над какой-то конкретной задачей (пишете отчет), и вдруг раздается звонок. Вы думаете: «Ничего страшного, я сейчас за две минуты отвечу». Но ваш мозг так не считает! Для него это ручник, за который вы хватаетесь, едва разогнавшись.

Если рассмотреть ситуацию подробнее, то для того, чтобы выйти на пик эффективности в любой работе, нашей психике необходимо примерно полчаса. И если через 15 минут вы отвлекаетесь по какой-то причине хотя бы на минуту-две, снова требуется полчаса для разгона.

Отсюда четкая рекомендация.

Не нужно ставить рядом второй монитор, на который будут отдельно выводиться все месседжи. Зачем самообман? Это все равно, что поставить второй двигатель на машину и продолжать дергать ручник, как только разогнались.

Миф о тайм-менеджменте

Теперь мы раскроем одну хитрость, о существовании которой многие просто не задумываются. На самом деле тайм-менеджмент – это миф.

Управлять временем нельзя. Оно течет вне зависимости от того, что вы о нем думаете; спите вы или бодрствуете. Стрелки крутятся, загипнотизировать их невозможно, так же как повернуть время вспять или «прикупить». А чем можно управлять?

Управлять можно только своей энергетикой. Как говорит Тони Шварц, «все наше управление временем – это управление нашей энергией». Это первое.

Второе – управление действиями, которые совершаем мы, а не кто-то другой. То есть мы можем управлять тем, что можем контролировать.

Все предлагаемые в этой книге методики – рецепты, как сохранить и приумножить свою энергетику. Плюс советы, как научиться делать запланированное и стать хозяином своих сил и времени.

Подводя небольшой итог, обращаем ваше внимание на вещь, которую нужно сделать в первую очередь, – построить защиту времени.

В этом есть определенный цинизм, и люди вокруг, конечно, не сразу примут перемены в вашем поведении. Вероятно, когда вы начнете меняться, возникнут проблемы с окружающими. Но это не конец света. Просто будьте к этому готовы и не теряйте из виду свои цели.

От кого и как защищаться

От кого необходимо защищаться и как это делать? Если мы говорим о работе, это коллеги. Зачастую вы сидите, работаете, к вам подходит коллега и начинает болтать или предлагать: «Пойдем выпьем чайку!» или «Айда покурить!»

Это многим знакомо. Люди смело вклиниваются и отвлекают вас от работы. На самом деле такие сценки крадут уйму времени и энергии.

Среднестатистический офисный сотрудник эффективно работает примерно полтора часа из восьми, которые проводит на рабочем месте. Потому что основную часть времени съедают перекуры, чаепития, разговоры, рассматривание сайтов и так далее. Каждое из этих событий – очередное дерганье «ручника»: только разогнались, останавливаемся и набираем скорость заново.

Есть хорошая фишка для общения с коллегами. Если на работе к вам подходят и начинают вещать про свою личную жизнь, скажите: «Слушай, все здорово и интересно, но до шести я сегодня занят. Заходи ко мне в шесть, и я с удовольствием с тобой посижу и поговорю, все обсудим». Странно, но почему-то в свое свободное время никто не приходит…

Не нужно заявлять: «Я не стану с тобой разговаривать». Лучше: «Приходи после работы, мы сядем и поболтаем». После работы люди обычно не остаются. Они приходят поговорить в течение дня, чтобы не работать.

Это типичный пример того, как встраивание одного действия может дать очень хорошие результаты.

К сожалению, друзья тоже периодически крадут наше время. Скорее всего, вам знакомы ситуации, когда по просьбе друзей приходится делать то, что вам на самом деле очень не хочется делать.

Клиенты – если мы говорим о бизнесе. Надо защищаться и от них. Если вы сами активно переписываетесь и созваниваетесь с клиентами, это может сильно тормозить работу.

Как успеть многое, если в любой момент может позвонить клиент и сказать: «У нас пожар! Потушите!» А клиентов много, и пожары случаются едва ли не каждый день.

Еще одна группа людей – родственники. Любой человек может привести примеры из своей жизни, когда семья заставляла делать что-то, что сам никогда и ни за что делать не стал бы. Потому что это не ведет вас к поставленной цели. Скажем, съездить на дачу и накопать картошки, перевезти мебель, настроить компьютер и т. д. и т. п.

Если вы занимаетесь, например, компьютерными сетями, к кому бы вы ни приходили вечером в гости, первый вопрос будет: «О! Хорошо, что ты пришел. У нас как раз Windows полетел. Настроишь?» Когда вы понимаете, что это системный подход, а Windows на то и Windows, чтобы постоянно ломаться, у вас вырабатывается две стандартные стратегии ответа.

Первая: «Как хорошо, что я не гинеколог». Но не оценят ваш юмор или могут сделать вид, что не понимают: «Ты все-таки посмотри!»

Вторая стратегия: «Ребята, я сегодня очень устал. Давайте просто поболтаем. Я дам вам телефон своего знакомого, который занимается компьютерами. Он сделает все за полцены». Тогда отстанут.

Такие ситуации с родственниками возникают периодически и очень угнетают. Когда вы посчитаете, сколько убили времени на возню с грядками и во что вам обходится каждый такой человеко-час, поймете: лучше было бы заниматься чем-то другим, чтобы позволить себе купить прицеп картошки.

Не вдаваясь глубоко в психологию, понятно, что если вас постоянно заставляют ездить на картошку и вы ездите, на самом деле вы тем самым не очень улучшаете отношение к себе родственников.

Вами жестоко манипулируют, заставляя что-то делать. Если вы скажете: «Я не хочу сегодня ехать на картошку», – в ответ услышите: «Ты нас не уважаешь! Ты нас не любишь!» Или: «Как же мы без тебя?», «Картошка сама себя не выкопает».

Но без защиты своего времени, причем жесткой, вам будет сложно что-либо успеть. Поэтому обязательно нужно выстраивать и прорабатывать такую систему, заранее продумывать, как говорить «нет».

Если вы начнете объяснять свое «нет», оно не сработает. Например:

? Нет, сегодня не смогу.

? Тогда давай на следующей неделе.

? На следующей неделе я тоже не могу. Как бы ни хотелось. У меня это и то.

? Да ладно, не найдешь двух часов, что ли?

Это относится к любой ситуации, когда вас пытаются использовать и заставить делать то, что вы делать не хотите. В ответ на ваши оправдания другая сторона сразу находит обходные пути, чтобы преодолеть возражения.

Что бы вы ни сказали (например, «я не поеду на дачу, потому что…»), как только ответили почему – вы проиграли. Универсальный ответ: «Потому что не хочу». Иначе вы даете лазейку:

? У меня были другие планы.

? А какие?

Лучше говорить просто: «Я не хочу».

На любые возражения типа: «У меня нет времени» последует: «Хорошо. А когда у тебя будет время?» Придумывается логический обход. А на ответ «не хочу» очень сложно что-то возразить.

Конечно, когда вы сделаете это в первый раз, особенно в разговоре с родственниками, они покрутят пальцем у виска. И скажут, что, наверное, день какой-то странный, вы встали не с той ноги или еще что-нибудь.

Поэтому лучше начинать не с родственников, это самая сложная группа. Стартуйте с более простого варианта – даже не с друзей, а со знакомых.

Когда вы начнете защищать свое время и говорить «нет» любым попыткам его использовать, первой реакцией будет возмущение. Люди привыкли, что вы постоянно говорите «да», привыкли вами манипулировать, а как только стандартный метод перестает работать, это вызывает возмущение.

У ваших окружающих есть стандартная зона комфорта: они знают, что если скажут: «ты нас не любишь», вы сделаете все, что просят. Собачка Павлова: нажимаешь на кнопочку, говоришь волшебную фразу, и она все делает. И вдруг этот механизм перестает работать – электричество перекрыли, собачку током не бьет!

Вас будут пытаться всеми способами затащить обратно в свою зону комфорта, применять новые способы манипуляции. Но в конце концов через какое-то время привыкнут и начнут сами решать свои проблемы.

Ситуация может повториться три раза, а может и пять, семь, десять раз. И это не значит, что людям станет нравиться ваше новое поведение, но они привыкнут и будут знать, что вами манипулировать невозможно (по крайней мере таким способом). Вы такой (или такая), какой (какая) есть. И все!

Самое удивительное, что это практически никогда не ухудшает отношения с людьми в долгосрочном плане.

Законы физики в коммуникациях

Если вы понимаете, что самый короткий и быстрый способ решить проблему – это конфликт, но вам нужен более мягкий и обтекаемый вариант, можно попробовать следующее.

Законы физики работают даже в коммуникациях. Если ты что-то берешь, нужно что-то дать взамен, иначе нарушается баланс. В общении – то же самое.

Скажем, на просьбу настроить программы на компьютере универсальный ответ в мягкой форме может быть такой: «Здорово! Я настрою твой Windows, а ты помой мою машину».

Ничего особенного для этого не нужно: взял ведро, мыло и губку, набрал воды, надел старую одежду. Разве приятно мыть чужую машину? Неприятно! А вам приятно копаться в чужом Windows?

1

См., например, «Экстремальный тайм-менеджмент».