В процессе деятельности предприятия появляется необходимость различного рода распорядительных документов, к которым относятся приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.

Приказы по основной деятельности.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансирования, по планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

• составление проекта приказа;

• согласование проекта и согласование руководителем. Обычно руководитель поручает подготовить проекты приказов специалистам предприятия. Оформляются приказы на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

После названия вида документа проставляется дата и номер. Датой приказа служит дата подписания руководителем. Нумеруются приказы в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации предприятия» и т. п. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются основания для издания приказа. Такими основаниями могут быть:

– нормативные документы государственных, муниципальных органов;

– решения совета директоров, общих собраний акционеров;

– производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина его издания очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй, распорядительной, части приказа пишут: «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки окончания). Начинается распорядительная часть приказа со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Когда исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе может отсутствовать. Если поручений несколько, текст приказа состоит из пунктов. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль, за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, выполнение данного приказа контролирует руководитель предприятия лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые отменяются этим приказом.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:

«Приложение к приказу директора ЗАО «Стилар» от 01.04.05 г. № 7». После того как текст приказа составлен, согласовывают и подписывают.

Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Согласование приказа оформляется визой.

Подписывает приказ руководитель или его заместитель, которому предоставлено такое право.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

После издания приказа секретарь-референт организует ознакомление сотрудников предприятия с этим документом. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. В нижней части второго экземпляра документа или на обороте листа ответственные за его исполнение сотрудники пишут слово «ознакомлен», ставят подпись и дату ознакомления.

При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.

В аналогичном порядке осуществляется работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Изменения в структуру и штатную численность предприятия вносятся приказом директора.

Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения.

Визирует приказ заместитель руководителя по работе с персоналом, подписывает руководитель.

После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении с простановкой подписи и даты.

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №____

О внесении изменений в штатное расписание

В связи с_______________________________

(основание)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:

1.

2.

3.

Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.

Визы

В дело №___________

Подпись исполнителя

Дата

Распоряжения издаются директором (зам. директора) по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Распоряжения оформляются на общем бланке предприятия и подписываются директором или его заместителями.

Текст распоряжения должен содержать:

– конкретное задание (работу);

– ответственного исполнителя;

– срок исполнения.

Данный документ оформляется аналогично приказу, меняется лишь реквизит «наименование вида документа», и в тексте вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляются слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Наименование предприятия

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Дата №___________

О проведении диспансеризации сотрудников

В связи с участившимися случаями заболеваний в осенне-зимний период работников предприятия и срывов производственных заданий

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Пройти всем работникам предприятия диспансеризацию в поликлинике №___до____06.

2. Наиболее часто болеющим сотрудникам сделать прививки против вирусных заболеваний.

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя директора Ю.М. Левшина.

Директор предприятия (подпись) И.О.Ф.

Визы

В дело №

Подпись исполнителя Дата

Часто распоряжения отдаются сотрудникам в устной форме. Документирование распоряжений производителя, когда они имеют важное значение для деятельности предприятия или содержат правовые аспекты.

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров и т. п.), составляемый по производственным вопросам. Оформляются решения аналогично другим распорядительным документам, с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписывают решения председатель и все члены коллегиального органа или председатель и секретарь.

Наименование предприятия

РЕШЕНИЕ

Дата №___

Об участии в выставке «Корпоративные сети связи»

На основании координационного плана от_______Совет директоров ЗАО «________»

РЕШИЛ:

1. С целью привлечения новых потребителей_________________

2. __________________

3. __________________

4. __________________

5. __________________

Председатель Совета (подпись) И.О.Ф.

Члены совета (подпись) И.О.Ф.

(подпись) И.О.Ф.

К этому разделу относятся документы, которые содержат факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон, адрес электронной почты. Текст письма может содержать самые различные сведения. При этом содержание письма должно быть лаконичным, убедительным и конкретным. Факты и события следует излагать объективно, а все иные обстоятельства сути дела необходимо освещать достаточно полно, кратко и ясно.

Начало письма может иметь следующие варианты обращения:

• Уважаемый Петр Иванович!

• Господин Гусев!

• Иван Федорович!

• Уважаемые господа!

• Уважаемый господин Гусев!

Название вида документа в письмах не указывается. Исключение составляет гарантийное письмо.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Справка – информационный документ. Он составляется для отражения хода или состояния производственно-хозяйственной деятельности, подтверждение должности, стажа, зарплаты или каких-то конкретных действий сотрудников. Справки внутреннего назначения печатаются на стандартном листе бумаги и подписываются исполнителем. Справки, передаваемые во внешние организации, печатаются на бланках предприятия, подписываются его руководителем и главным бухгалтером и обязательно заверяются печатью.

Докладная записка – информационный документ, но сообщающий о факте отклонения в производственно-хозяйственной деятельности от установленных требований, о нарушении трудовой или технологической дисциплины и требующий в связи с этим определенных действий.

Служебная записка – документ, носит рекомендательный характер. Его содержание может быть основанием для определенных действий, например, для решения вопросов материально-технического оснащения подразделения, перевода или поощрения сотрудников, премирования или награждения трудового коллектива и т. п.

Объяснительная записка – документ, в котором работник или руководитель подразделения объясняет причины некоторых фактов производственно-хозяйственной деятельности, действий и поступков конкретных сотрудников. Обычно это причины невыполнения поручения, задания, чрезвычайного происшествия или аварийной ситуации.

Докладные, служебные и объяснительные записки составляются по форме заявления, от руки, на стандартном листе бумаги.

Как и Заявление, они содержат реквизит адресата (Ф.И.О. и должность руководителя), должность, Ф.И.О. и подпись автора, наименование документа и дату его составления.

Единые требования и правила оформления документов управления устанавливаются независимо от того:

– государственное предприятие или коммерческое;

– каким видом деятельности занимается предприятие;

– как ведется делопроизводство.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

– юридическую силу документов;

– качественное и своевременное составление и исполнение документов;

– организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Документ каждого вида имеет определенный набор реквизитов.

Наименование документа. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 оно размещается по центру бланка, если штамп линейный, или у левого края листа над текстом документа, если штамп угловой.

Регистрационный номер, Место и Дата регистрации. В соответствии с ГОСТ 6.30–97 эти реквизиты размещаются в следующем порядке:

Регистрационный номер документа проставляется рядом с его наименованием; место регистрации (город, район) – слева от наименования и немного ниже его. Дата регистрации, № экземпляра, код формы документа располагаются справа от наименования.

Визы согласования помещаются после реквизита Подпись. Каждая из них состоит из должности, подписи, расшифровки и даты согласования.

Трудовые отношения предприятия с работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) Российской Федерации. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников на другую работу. Совокупность документов, в которых зафиксированы периоды трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся: