1.1. Что такое презентация?

Со времени рыночных реформ 90-х гг. под «презентацией» стали понимать некое торжественное представление товара, услуги, предприятия перед аудиторией. Данное определение точно, но не отображает всей полноты термина.

Благодаря «публичному выступлению» (наш аналог термина «презентация») выступающий получает отличную возможность привлечь и удержать внимание слушателей во время представления для них тех или иных товаров. Презентировать можно почти все, по этой причине такое представление очень актуально в сфере продаж.

В книге С.Б. Ребрика «Презентация: 10 уроков»[1] дается одно из самых удачных и полных определений публичного выступления. Презентация здесь – это «персональное или опосредованное через СМИ представление проектов, товаров, программ с целью оказать на слушателей убеждающее воздействие и побудить их к действиям, которые прямо или косвенно выгодны выступающему или тем, кто его представляет». Кроме того, предметом публичного выступления могут быть описания прошедших мероприятий, производства, коллективные достижения, планы руководства компании на будущее. Места проведения презентаций бывают самыми разнообразными: от офисных помещений до торговых залов и выставок.

Предоставление информации о товаре или услугах фирмы значительно упрощает дальнейшее общение со слушателями публичного выступления. Товар, что называется, подан лицом, теперь дело за аудиторией. Если огромные объемы информации были представлены эффектно и качественно, то результат не замедлит сказаться.

Презентация позволяет слушателю лучше запомнить поступающую информацию. По этой причине публичное выступление является наиболее популярным способом предоставления знаний в среде студентов и преподавателей, менеджеров по обучению и сотрудников компаний. Презентация делает информацию более живой и доступной.

В данной книге под словом «презентация» будут пониматься два значения:

1) предъявление чего-либо аудитории, то, как это должно происходить;

2) некий документ в PowerPoint, позволяющий публично представить что-либо аудитории при помощи технических средств.

Оба этих метода предоставления информации слушателям могут существовать как вместе, дополняя друг друга, так и по отдельности. Презентация PowerPoint выделена в отдельный вид предоставления информации при помощи технических средств, так как является наиболее популярной, но существуют и другие способы (о них будет рассказано в главе 6 книги).

Целью настоящего издания является научить оратора:

• чувствовать себя комфортно на «сцене» перед аудиторией;

• контролировать свои эмоции и чувства;

• успешно продвигать товары и услуги, знания и концепции.

1.2. Виды презентаций

Существует шесть видов публичных выступлений в зависимости от направленности:

1) коммерческая;

2) общественно-политическая;

3) научная;

4) рекламная;

5) паблик рилейшнз;

6) управленческая.

Первый вид презентации – коммерческая – чаще всего используется торговыми представителями во время разного рода переговоров и выставок. Такими сотрудниками движет стремление продать как можно выгоднее свой товар или услуги.

Общественно-политические презентации необходимы депутатам, разного рода государственным и политическим деятелям. Избирательные программы, концепции, «круглые столы», взаимодействие со СМИ и пресс-конференции – все проходит в виде представления информации слушателям.

Для привлечения инвесторов в научные проекты ученые должны уметь эффектно показывать результаты своих изысканий. В этом им помогает научная презентация.

Рекламная и паблик рилейшнз презентации применяются в кругах специалистов по пиару и общественных деятелей. Новыми брендами и стратегиями компаний занимаются первые, культурными и социальными программами – вторые. Причем последним презентация необходима для привлечения финансов и разного рода помощи.

Управленческая презентация необходима руководителям, менеджерам среднего звена. Если первые применяют ее для сообщения миру и своим сотрудникам об ориентирах компании, то вторые таким образом представляют идеи или отчитываются о результатах руководству.

2.1. Особенности презентации

Если сравнить диалог и презентацию, то на ум приходят несколько выводов. Во время диалога говорят все участники, либо их большинство. Каждый имеет право вставлять в кружево взаимодействия свои ремарки. Они могут быть как негативные, так и позитивные. Статус говорящих в ситуации диалога всегда разный.

Презентация подразумевает речь лишь одного человека в аудитории – выступающего. Аудитория, как правило, молчит большую часть времени (ситуация в идеале). Свое мнение слушатели могут высказать после окончания выступления оратора. Такое положение вещей говорит о более высоком статусе говорящего.

Второй особенностью публичного выступления является специальная организация пространства. По сравнению с диалогом, где организация места для общения почти всегда отсутствует (за исключением особых случаев, например, романтического свидания), пространство для презентации должно организовываться самим выступающим. Это зависит от того, что оратор будет говорить и как (с использованием каких средств воздействия на аудиторию) он это станет делать.

Люди будут слушать говорящего только тогда, когда он знает о том, что они хот т услышать. Аудитория должна быть лично заинтересована в том, о чем говорит оратор. Интерес к личностям, сидящим в зале, позволит вызвать ответный интерес к фигуре выступающего. Главное, чтобы эмоциональный настрой по отношению к слушающим был искренним, а иначе грош цена такому интересу. В аудитории находятся люди, которые точно так же, как оратор, смогут оценить правдивость заинтересованности.

Умение говорить и зрительные образы, подтверждающие достоверность высказываний говорящего, позволяют в сегодняшней информационной цивилизации продать тот или иной товар гораздо быстрее, чем это делалось ранее. Обилие визуальных раздражителей (телевидение с его рекламой, улицы с бесконечными билбордами, Интернет с анимациями и т. д.) приучили нас искать подтверждение своих мыслей во внешнем мире. По этой причине мы даже во время презентаций пытаемся найти объект, за который можно бы было «зацепиться взглядом». Если таковых не наблюдается, то тер ем интерес к действу.

Последний фактор, оказывающий существенное воздействие на слушателя, – это личность выступающего. Основные черты хорошего оратора – уверенность, четкость, ясность изложения, но самое главное это уважение, с которым к нему относите аудитория. Пока не ясно до конца, повлияла ли на уважение зрителей харизма говорящего, вызвав уважительное отношение к нему, или же, наоборот. Ясно одно: качества личности оратора и отношение к нему аудитории связаны самым прямым образом. Постоянная работа над собой и саморазвитие также вызывают уважение слушателя. Результаты такой работы видны в процессе выступления, а если все отрепетировано несколько раз и оратор чувствует себя уверенно, то и Аудитория увидит не трясущиеся коленки, а спокойствие и доброжелательность.

Каждый человек в своей жизни хоть раз да был на месте выступающего. Каждый может вспомнить, как он или она волновался (-лась), выступая. Если оратор покажет слушателям хорошие результаты во время защиты своей презентации, то заслужит авторитет у своей аудитории. Если нет, то потеряет кредит доверия, выданный ему людьми, согласившимися выслушать говорящего. Обычно слушатели в такой ситуации перестают реагировать на речь оратора, постоянно отвлекаются, разговаривают или занимаются какими-то своими более важными, чем идущее выступление, делами. Вина в этом случае целиком ложится на спину говорящего – не сумел заинтересовать, поленился отрепетировать. По этой причине и создавалась данная книга. Обучение по ней поможет определить ошибки и защититься от них, создав себе позитивный ораторский образ.

2.2. Тема и актуальность, цель и сценарий

Особое место в скелете презентации занимает тема, которую представляет оратор. Ее он, как правило, выбирает сам, либо на него воздействуют какие-либо внешние факторы (случай, повлекший желание рассказать о чем-то или сделавший выступающего экспертом в какой-то области; начальство, пожелавшее, чтобы их подчиненный презентовал товар, услугу, озвучил информацию о положении дел в компании на сегодняшний момент и т. д.). Выбор темы – важнейший этап в приготовлении к презентации. Без определения тематики выступления оно само по себе невозможно, так как не имеет опорного пункта, того базиса, от которого можно оттолкнуться в процессе взаимодействия с аудиторией. Правильный выбор темы позволит в самом начале выступления привлечь внимание слушателей. Название презентации должно быть четко сформулировано. Не слишком кратким, не слишком длинным, таким, чтобы хотелось узнать о предмете выступления как можно больше.

Тема должна быть актуальна для публики. Каждому человеку необходимо найти в ней что-то свое, интересующее его звено, которое позволит привлечь и удержать внимание на том или ином предмете. Определить, что это будет за звено – уже задача выступающего. Актуальность презентации должна иметь грамотно аргументированное обоснование. Например, PR-менеджер в своем выступлении на тему «Внутренний PR: плюсы и минусы» рассказывает о преимуществах воздействия внутреннего PR на рядовых сотрудников и компанию в целом: повышении сплоченности коллектива, финансового благополучия «ударных» сотрудников за счет премий и подарков на разного рода праздники, улучшении качества выполняемых работ, уровня организационного патриотизма, психологического климата и т. д., и т. п. Выгодность работы в компании, где применяется стратеги внутреннего PR-a, уже не нужно доказывать. Не говоря о том, что презентация на данную тематику будет встречена на «ура», так как актуальность и нужность данного выступления ни у кого не вызывает сомнений. Однако не только тема и ее актуальность делают презентацию успешной.

Важно определить цель или цели публичного выступления. В первую очередь необходимо понять для себя, что из вашего выступления должна запомнить Аудитория, что ее заинтересует больше всего. На таких местах во время выступления нужно расставить акценты (интонационно или заостряя внимание на них при помощи выделения ключевых фраз на слайдах). Они помогут и самому выступающему лучше ориентироваться в тексте презентации, и аудитории исполнять роли слушателей. Разного рода эффекты, воздействующие на органы чувств людей (публики), позволяют сделать выступление более эффектным. Однако использование огромного количества различных спецэффектов также нежелательно, так как Аудитория быстро устанет и внимание ее к презентации в скором времени сойдет на нет.

Презентатор также ясно должен видеть конечную цель своего выступления, то есть что именно изменится, когда он закончит говорить. Нужно ли аудитории принять проект выступающего? Купить какой-либо товар? Профинансировать научный эксперимент? Отдать свои голоса за нужного кандидата? Достижение или крах конечной цели показывают эффективность прошедшей презентации.

Информированность по теме выступления и опыт оратора позволяют повысить шансы на позитивный исход презентации. Если же они небольшие, а оратору необходимо достичь какой-то высокой цели, то стоит задуматься о ее смене. Когда сделать это невозможно, лучше отказаться от презентации, чем плохо выступить.

Существует и такой вариант развития событий, когда презентация имеет заказчика. Как правило, в этом случае тема, цели и задачи выступления уже подготовлены. Оратору остается только наполнить публичное выступление определенным содержанием, соответствующим теме и поставленной задаче.

Перед оратором встают, как правило, два вида целей:

1) индивидуальные, или личные, цели;

2) объективные цели.

Индивидуальные цели преследовал каждый, кто хоть однажды выступал перед публикой. Оратор ожидает признания себя личностью и специалистом вне зависимости от излагаемой темы. Публика хочет увидеть перед собой лидера, харизматичную личность, человека, который может увлечь, так выступить, чтобы всем было интересно. Если ожидания не оправдываются, то, как правило, публика возлагает всю вину на презентатора – «Не обладает необходимыми качествами». Тогда ни выступающий, ни Аудитория не получают желаемого. Первый – благодарную публику и признание его личностью, втора – с пользой потраченное время и хорошего оратора, которого приятно послушать. Да, действительно, есть на свете люди, которые с рождения имеют харизматичный характер, однако это дано не всем. По этой причине презентатор должен постоянно совершенствоваться и тренироваться.

Также выступающему необходимо быть еще и грамотным специалистом по излагаемой теме. Если бы было иначе, то не этот оратор сто л бы на данной сцене, а кто-нибудь другой, более знающий сотрудник. Человек, потративший огромное количество своих духовных и физических сил на подготовку материалов для выступления (возможно даже он провел какое-то исследование) и самой презентации, просто не может быть плохим специалистом по теме выступления. Теперь нужно показать это так, чтобы оратора хотелось слушать, ведь выступление – своего рода игра на сцене маленького театра жизни. Понять то, что выступающий – эксперт, должен каждый человек в зрительном зале. Особенно это важно для оратора, ведь благодаря своей игре он хочет добиться какой-то конечной цели. В соответствии с этим выступающий должен приложить как можно больше усилий для ее достижения, «выложиться» на все сто процентов во время презентации, и положительный результат не заставит ждать.

Об объективных цел х кратко говорилось выше в абзаце о выгоде презентации для аудитории. Кроме этого, конечной целью презентации может быть продажа какого-нибудь товара или услуги наибольшему количеству людей, принятие идеи оратора или помощь публике в принятии решений.

Чтобы продать что-нибудь слушателям необходимо, чтобы они были изначально сами заинтересованы в покупке. По этой причине сам оратор должен быть увлечен своими идеями, уверен в качестве продаваемых им товаров и услуг. Проще говоря, предмет продажи должен нравиться ему. Это поможет воодушевить и покупателя на покупку. Интонационно окрашенная речь, четко построенные фразы, невербальные средства взаимодействия с аудиторией и огромное желание привлечь внимание слушателей – вот главные составляющие для достижения конечной цели оратора.

Если целью презентатора является принятие его идей слушателями, то это так или иначе связано с изменением уже имеющихся мнений аудитории на этот счет. Для достижения этой не такой уж простой цели выступающий должен разработать методы определения того, как люди ищут различные пути решения проблемы и могут поменять свои мнения на прямо или частично противоположные.

Только благодаря предложению определенных критериев в пользу того или иного решения можно помочь публике в его принятии. При помощи обозначения плюсов и минусов различных решений, слушателей необходимо подвести к принятию «правильного», то есть того, которое выгодно для презентатора. Однако необходимо делать это с осторожностью, так как это могут счесть за манипуляцию сознанием аудитории.

Для того чтобы презентация выглядела качественно, заранее необходимо создать ее сценарий – то, как она будет проходить. Понятно, что в нем будут четыре части: введение, основная часть, заключение и ответы на вопросы (см. дополнительно раздел 2.3 главы 2). Однако существует несколько нюансов, на которые также необходимо обратить внимание оратору.

В первую очередь необходимо обратить внимание на лимит времени, который выдаете оратору для выступления (иногда выступающий сам должен лимитировать временные отрезки). Исход из этого поминутно будет строиться сценарий презентации. На сложные и важные части выступления необходимо отвести больше времени, чем на простые.

Начинать свою презентацию стоит с приветствия аудитории. То, как вы это сделаете, будет зависеть от того, какие люди пришли послушать вас. Будет ли это шутка или официальное приветствие? В деловом или в научном стиле? Чтобы поприветствовать правильно, необходимо проанализировать заранее, что за Аудитория соберете (см. также раздел 3.2. главы 3). Только после этого можно принимать решение о стиле приветствия.

Вторым пунктом в сценарии презентации является сообщение аудитории темы выступления и «вынесение благодарностей людям или организация м, помогавшим в подготовке презентации (благодарности могут быть объявлены и перед окончанием выступления). Кроме того, презентатор должен обосновать актуальность своей презентации для слушателей. Одновременно выступающий должен держать в голове цели своего выступления и не отклоняться от их достижения.

Сердцевиной сценария должны стать основные данные, изложенные посредством тезисов на слайдах с расшифровками в устном варианте. В заключение необходимо сделать несколько соответствующих выводов и поблагодарить аудиторию за внимание.

Как правило, после этой части наступает другая, когда начинает говорить публика. Люди задают вопросы иногда несложные, иногда каверзные и ожидают от оратора определенной реакции. Эта часть – чиста импровизация для выступающего. Конечно, он может подготовиться и попытаться заранее предугадать, какие вопросы ему зададут. Однако не все можно предсказать. По этой причине оратор должен знать все слабые места своего выступления, так как каверзные вопросы, как правило, на них и направлены. После выступления необходимо проанализировать, свое поведение на презентации, ее качеств, стараясь быть объективным (см. подробнее раздел 2.6 главы 2).

Во время выступления нужно также очень внимательно следить за темпом речи, которая должна быть энергичной, но не быстрой, не торопливой. Когда человек сильно волнуется, темп его речи убыстряется автоматически. Контроля по этому параметру можно достичь только благодаря постоянным тренировкам и репетициям, когда правильный темп речи становится привычным.

Конечно, выступление можно выразительно прочесть, осуществляя зрительный контакт с аудиторией. Однако для этого необходимо хорошо знать свой текст, иметь его распечатки (14 кегль, полуторный интервал) и постоянно осуществлять контакт глазами с публикой. Кроме того, нужно иметь в виду, что презентация, рассказанная по памяти, и звучит, и смотрите лучше. Постоянно отвлекаясь на бумаги, оратор может пропустить момент, когда слушатель потеряет интерес к выступлению, а ведь плюс ко всему презентатор должен еще переключать слайды (если он не запрограммировал это действие на автоматическое переключение). Не говоря уже о том, что нужно раздавать (если есть) наглядные материалы.

Длинное публичное выступление можно организовать как отчет. В зависимости от конечной цели, структура презентации может быть жесткой или мягкой, четкой или организованной вокруг главных аргументов. Видя, что аудитория критично настроена, нужно постепенно переходить к основным мыслям, если же все наоборот – можно достаточно быстро переходить к сердцевине выступления. Речь должна быть спланирована так, чтобы «рутина» чередовалась с занимательными фактами, историческими ссылками и шутливыми отступлениями. Однако необходимо проследить за тем, чтобы их количество не перевешивало сумму основных тезисов, способствующих достижению конечной цели презентации.

2.3. Части презентации

Обычно презентация состоит из четырех частей, несущих разные функции: введение, основная часть, заключение и ответы на вопросы из зала. Каждая из них ставит перед презентатором свои задачи, и для их достижения существуют свои способы.

Первая часть – вступительная. В ее задачи входит не только расположение аудитории к себе, но и настройка оратора на слушателя. Понравиться публике, заинтересовать ее собой, а потом и темой презентации – вот главная цель вступительной части выступления. Здесь же стоит рассказать о теме презентации, сколько времени она займет у оратора.

В середине выступления необходимо рассказать о сути вопроса, который вы освещаете. Можно также презентовать возможные пути выхода из той или иной ситуации, предлагать позитивные способы решений каких-либо проблем, призыва к действиям определенного характера. Благодаря последним, выступающий покажет преимущества своей идеи и достигнет хорошего результата от взаимодействия с публикой.

В заключении оратор должен резюмировать выступление, его преимущества, сделать какие-либо выводы. Теперь Аудитория для него – знатоки презентации выступающего. Они знакомы с его идеями в целом.

Четвертая часть выступления призвана избавиться от недопонимания и возражений, ведь, отвечая на вопросы слушателей, оратор раскрывает тему презентации еще шире. Кроме того, он рассказывает о деталях предложены и снова призывает к уже высказанным действиям.

Есть несколько общих рекомендаций для презентатора, которые позволят ему повысить качество работы. К примеру, всегда нужно помнить, что выступление начинаете тогда же, когда слушатели первый раз вид т оратора. Что бы он ни говорил и ни делал, это фиксируется, запоминается. Ведущий уже создает о себе мнение, и очень важно, чтобы оно было позитивным, а не наоборот.

Следует запомнить также, что слишком долгий разговор о чем-то одном, не приветствуете публикой. Слушатели просто начинают «засыпать» прямо посередине презентации. Если это произойдет всего раз, то публику еще можно будет вернуть в «трезвое» состояние. Однако когда из предложения в предложение оратор допускает такую ошибку, то потом сложно будет привлечь и уж тем более удержать внимание аудитории.

Части выступления должны иметь предложения-переходники. Это может звучать так: «А теперь перейдем к конечной части моего (нашего – если готовили презентацию несколько человек) выступления…»; или «В данной части более подробно расскажу о данном предмете». Такие переходники делают речь целостной, а переходы плавными.