Давайте прислушаемся, что говорится на собрании руководства компании «Превосходные изделия». Голоса звучат не слишком радостно.

Президент: Эта ситуация с дефицитом меня ужасает. Когда мы наконец научимся действовать согласованно? Как только у нас пойдут заказы, так сразу у вас заканчивается продукт. Как к нам пойдет клиент, так у вас пойдет скверный сервис.

Вице-президент по производству: Для согласованности надо, чтобы отдел продаж и маркетинга выдавал надежные прогнозы...

Вице-президент по продажам (прерывая): Погодите, мы же прогнозировали этот скачок спроса.

Вице-президент по производству: ...вовремя, чтобы можно было что-то предпринять. Мы действительно получили ваш прогноз. Но на пятый день месяца, и было уже поздно.

Вице-президент по продажам: Я бы вам выдал свой прогноз раньше, если бы вы меня спросили.

Вице-президент по финансам: Извините, что вмешиваюсь, но разрешите напомнить, что мы не раз садились в лужу из-за несбывшихся прогнозов. Мы наращивали свои запасы перед планируемым скачком спроса, которого почему-то не происходило. И потом сидели без денег с тоннами запасов.

Эта песня нам давно знакома: задержки с выполнением заказов, неудовлетворенные клиенты, большие запасы, поздние отгрузки, взаимные обвинения, проблемы с деньгами, несбалансированность спроса и поставок, невыполнение бизнес-плана. Обычная картина во многих компаниях.

А такого быть не должно. Сегодня многие компании используют бизнес-процесс, известный как объемное планирование продаж и операций. Чтобы узнать, что это такое и как заставить это работать, читайте дальше.

Хотелось бы вам овладеть процессом, который помог многим компаниям? Хотели бы вы улучшить обслуживание своих клиентов? Снизить запасы? Сократить время исполнения заказа клиента? Стабилизировать ритм выпуска продукции? Улучшить взаимодействие со своими поставщиками? Дать топ-менеджерам реальный рычаг управления бизнесом и правильно организовать все бизнес-функции: продажи, маркетинг, производство, разработка продуктов и финансы?

Такой процесс есть.

Хотели бы вы сделать это без лишних затрат? Да так, чтобы получить результаты уже через несколько месяцев?

Пожалуйста, это уже сделали многие компании, и называется этот процесс объемное планирование продаж и операций. Все большее число компаний использует этот метод с целью развития своих возможностей. Данный метод позволяет эффективно достигать и поддерживать соответствие спроса и поставок. Баланс спроса и поставок – это главное условие успешного бизнеса. Баланс должен соблюдаться как в объемах продукции, так и в ее номенклатуре. Мы идентифицировали четыре фундаментальных понятия: «спрос», «предложение», «объем» и «номенклатура».

Что происходит, если спрос и поставки не сбалансированы?

Если спрос превосходит поставки чуть больше и чуть дольше, чем это допустимо, то происходят неприятные вещи.

• Клиент не получает должного обслуживания. Компании нечего отгрузить клиенту, когда он делает заказ. Время исполнения заказов увеличивается по мере того, как растет объем обязательств по поставкам продукции клиентам. По мере того как клиенты уходят, бизнес теряется.

• Издержки растут. Объем сверхурочных работ увеличивается. Могут возрастать материальные затраты и расходы на доставку.

• В гонке за исполнением отгрузок страдает качество. Технические условия выполняются не полностью или вовсе не соблюдаются. Когда на помощь приходят временные субподрядчики, произведенный продукт лишается своей оригинальной идентичности. Исходные материалы и комплектующие, срочно закупленные у альтернативных поставщиков, обрабатываются на заводе с трудом.

Ужасно, не правда ли? Выполненная работа теряет в каждом из трех своих измерений: качество снижается, стоимость растет, поставка задерживается. Бизнес «уходит», издержки растут, и в итоге это бьет по людям.

Если поставки существенно превышают спрос, то происходит следующее.

• Запасы растут. Вследствие этого повышаются издержки, связанные с хранением запасов, и может возникнуть проблема с деньгами.

• Урезается объем производства. Разница в объемах становится неприятной. Появляется опасность массовых увольнений, ухудшается моральный климат. Люди работают медленно, эффективность падает.

• Маржинальная прибыль уменьшается. Цены падают. Скидки растут. Чаще проводятся акции и выдвигаются специальные предложения.

Это все неприятно. Если поставки превышают спрос, то компания все глубже увязает в проблемах. Снижается маржинальная прибыль. Повышаются издержки. Нарушаются денежные потоки, и возможны – или реальны – увольнения.

Но всегда ли плохо, если спрос и поставки в дисбалансе? Нет, иногда это может быть даже хорошо. Все зависит от того, в какую сторону крен. Если прогнозируется, что через 10 месяцев наступит превышение спроса над имеющейся мощностью, и если компания сумеет эффективно и вовремя ввести в строй дополнительную мощность, то это прекрасно. Спрос растет, бизнес расширяется. Быть в состоянии видеть прогнозируемый дисбаланс вовремя – то, что нужно. Тогда потенциальный дисбаланс будет исправлен до того, как он станет реальной проблемой.

Мы хотим подчеркнуть ту очевидную на первый взгляд истину, что спрос и поставки – это вещи разные. Спрос – это то, что хотят покупатели, внутренние и внешние. Поставки представляют собой те ресурсы, которыми мы можем воспользоваться для удовлетворения этого спроса. Мы все это знаем. Так для чего мы занимаем ваше время банальными сентенциями?

Мы иногда видим, что компании уделяют много внимания вопросам спроса и поставок, но особых результатов это не приносит. Эти компании просто не знают ответа на основной вопрос: данная проблема – это проблема спроса или проблема поставки? Результат – потеря фокуса, что может вести к нежелательным последствиям. В своем мышлении мы должны понятия спроса и поставки разделять. Изучайте и анализируйте их раздельно, чтобы они соединились в реальном мире. В следующий раз, когда у вас возникнет проблема плохого обслуживания клиентов и излишков запасов, хаотичного календарного планирования работы завода или еще чего-либо подобного, спросите себя, какая это проблема: проблема спроса или проблема поставки? Посоветуйтесь с коллегами и придите к единому заключению. И тогда вы будете уже на пути к ее решению.

Смысл данной игры – привести спрос и поставки в равновесие и поддерживать его. Это так просто. Баланс спроса и поставок. У вас должны быть для этого готовы соответствующие процессы. Установите систему раннего предупреждения, информирующую людей о нарушении равновесия. Скорректируйте дисбаланс своевременно, хирургическим путем, скальпелем, если необходимо. Это лучше, чем корректировать его потом радикально, мясным ножом[1].

Два других фундаментальных понятия – объемы и номенклатура. Так же как и в случае спроса и поставок, нам надо разделять эти понятия в своем мышлении. Когда проблемы объема решены, проблемы номенклатуры будет решать гораздо легче. И наоборот, если объем не планируется как следует, то вопросы с номенклатурой решать будет намного труднее. Многие компании не умеют разделить проблемы объемов и проблемы номенклатуры. В табл. 1.1 показана разница этих двух понятий: объемы – это крупная картина, а номенклатура – это детали.

Таблица 1.1. Объемы и номенклатура

Решение вопроса объема предшествует вопросам номенклатуры. Поэтому умные компании сначала планируют свои объемы, уделяя качественному планированию достаточно времени и прилагая достаточные усилия. Они находят, что в этом случае легче решать проблемы номенклатуры. Но на что большинство компаний тратит почти все свое время? На номенклатуру. Многие компании занимаются определением объемов один раз в год, когда составляют бизнес-план. Многие бы не делали даже этого, если бы им не напоминали работники финансового отдела и бухгалтерии. Один раз в год финансовый директор напоминает: «Ну что, друзья? Опять пришло время браться за составление бюджета».

Но почему так происходит? Почему большинство организаций уделяют более 99% своего времени вопросам номенклатуры, не рассматривая вопрос объемов? Очень просто.

Номенклатуру – конкретные продукты – от компании требуют покупатели. Это вопрос животрепещущий. Планирование номенклатуры – это вопрос важный и срочный. Эффективное планирование объема – вопрос, может быть, не менее важный, но не такой срочный.

В результате этого многие компании устанавливают свои объемы – объемы продаж и объемы производства – не чаще раза в год, когда составляют бизнес-план. Но как часто в течение года объемы требуют корректировки? Почти всегда чаще чем раз в год. В большинстве организаций – чаще чем раз в квартал.

Многие организации не уделяют должного внимания прогнозированию и планированию объемов, но тратят слишком много времени, пытаясь предсказать номенклатуру. Они отшлифовывают детали, но теряют из виду общую картину. Вернемся к четырем фундаментальным понятиям: «спрос» и «поставки», а также «объем» и «номенклатура».

Надежная и быстрая поставка продукта покупателю требует, чтобы все четыре элемента хорошо управлялись и контролировались.

Одна из миссий объемного планирования продаж и операций состоит в поддержании баланса спроса и поставок на уровне объемов. Объемы указывают на темпы: скорость продаж, ритм производства, объем запасов, объем обязательств по поставкам. Компании нашли, что когда они хорошо планируют и перепланируют объемы (уровни и темпы) по мере продвижения по году, проблемы с номенклатурой (конкретными продуктами и заказами) решаются легче. Компании нашли, что когда они планируют объемы, они могут осуществлять поставки продукции быстрее и лучше и обходиться при этом меньшими запасами. Во введении к этой книге мы начали рассматривать вопросы терминологии. Мы хотели бы сейчас продолжить это рассмотрение.

Как мы уже упоминали, терминология изменилась. Первоначально термин планирование продаж и операций относился к процессу принятия решений на уровне высшего руководства, который был объемно-ориентированным. Высшее руководство с помощью методов планирования спроса (прогнозирования) и планирования поставок (мощностей) решало задачу управления объемами.

Однако теперь значение термина планирование продаж и операций расширилось. Сегодня многие считают, что планированию продаж и операций посильно решать задачи не только объемов, но и номенклатуры продукции. Поэтому теперь планирование продаж и операций может включать в себя такие задачи, как разработка главного календарного плана, формирование обещаний клиентам по поставкам продукции, составление графика поставок поставщиками и графика производства, пополнения запасов в сетях распределения и пр. (иногда и посредством применения развитых систем планирования). Мы одобряем такие перемены. Однако возникает упоминавшийся выше вопрос терминологии[2]. Люди теперь могут только догадываться, о каком планировании продаж и операций ведет речь их собеседник: то ли об объемно-ориентированном, то ли о номенклатурно-ориентированном. Часто даже сам говорящий не понимает этого.

Поэтому, раз планирование продаж и операций означает нечто большее, чем процесс уровня руководства, как теперь называть этот процесс уровня руководства?

Верные своему принципу называть вещи своими именами, мы предлагаем называть его объемным планированием продаж и операций. Тогда термин планирование продаж и операций должен охватывать не только объемное планирование продаж и операций, планирование спроса, планирование поставок (мощностей), но и главное календарное планирование и относящиеся к детальному уровню инструменты управления номенклатурой, включая традиционные техники календарного планирования работы завода и поставщиков, а равно и Канбан/вытягивание спросом[3] из мира бережливого производства.

Вот что надо помнить:

• Объемное планирование продаж и операций не содержит в себе ничего нового. Единственное новое здесь – это сам термин, предназначенный внести в дело ясность.

• Объемное планирование продаж и операций – это ядро планирования продаж и операций. Если из процесса выбросить его ядро, то он в значительной степени потеряет свою силу.

Для тех, кто предпочитает формальные определения, приведем следующие.

Планирование продаж и операций – набор бизнес-процессов, помогающих компании поддерживать баланс спроса и поставок. Оно включает в себя: объемное планирование продаж и операций, прогнозирование продаж и планирование спроса, планирование потребности в ресурсах, составление главного календарного плана и других детальных графиков как для производства, так и для поставок, как для традиционного подхода, так и для вытягивания спросом. Этот термин раньше использовался для обозначения планирования только объемов продукции. Теперь он включает и планирование номенклатуры продукции.

Объемное планирование продаж и операций – часть планирования продаж и операций, которая обеспечивает баланс спроса и поставок на уровне объемов. Согласуя натуральное и стоимостное измерение, оно помогает строить верную стратегию и политику как на уровне объемов, так и на уровне номенклатуры. Оно осуществляется в форме ежемесячного цикла и представляет данные в натуральном и стоимостном выражении для планирования прибыли, управления активами и т. д. Оно объединяет различные функции бизнеса: общий менеджмент, продажи, производство, финансы и развитие новой продукции. Оно производится на различных уровнях компании, включая директоров предприятия (например, президентов дивизионов, генеральных директоров бизнес-подразделений, генеральных директоров небольших корпораций). Оно связывает стратегический план и бизнес-план с детальными процессами, такими как прием заказов, главное календарное планирование, календарное планирование завода, управление закупками, применяемых для ведения бизнеса на еженедельной, ежедневной и ежечасной основе. При правильном использовании объемное планирование продаж и операций помогает руководителям компании видеть бизнес целиком и открывает для них окно в будущее. Оно служит форумом для обсуждения адекватной стратегии и политики.

Объемное планирование продаж и операций позволяет достичь:

• Одновременно более высокого уровня обслуживания клиентов и часто меньшего запаса готовой продукции для компаний, работающих по принципу «производство-на-склад» (Make-to-Stock).

• Одновременно более высокого уровня обслуживания и меньшего уровня обязательств по поставкам покупателям по их заказам и, следовательно, более коротких сроков поставки для компаний, работающих по принципу «производство-на-заказ» (Make-to-Order).

• Одновременно более высокого уровня обслуживания, меньшего времени отклика и часто меньшего запаса комплектующих для компаний, работающих по принципу «завершить-на-заказ/отсрочить» (Finish-to-Order/Postponement)[4].

• Более стабильного ритма производства и меньшего объема сверхурочных работ, что ведет к росту производительности.

• Лучшей видимости будущих проблем с ресурсами, как слишком большого, так и недостаточного их объема.

• Лучшего взаимодействия в команде руководителей.

• Высокой личной ответственности за выполнение плана.

• Лучшего взаимодействия в команде менеджеров среднего звена. Согласованности всех функций: продаж, производства, финансов и разработки новой продукции.

• Баланса спроса и поставок внутри цепи поставок компании.

• Ежемесячной коррекции бизнес-плана, что дает лучшую видимость будущего и предохраняет от сюрпризов в конце финансового года.

• «Единого набора цифр»[5] в едином плане «игры» для всех функций: продаж/маркетинга, производства, финансов, разработок новой продукции и общего менеджмента.

• Способности быстро вносить необходимые коррективы в единый план игры.

• Заметного снижения необходимого объема детального прогнозирования и планирования. Объемное планирование продаж и операций радикально уменьшает или устраняет потребность в детальных номенклатурных планах, простирающихся на далекий горизонт планирования.

• Создания «окна в будущее». Объемное планирование продаж и операций помогает видеть зарождение будущих проблем из-за увеличения загрузки через несколько месяцев, выпуска новых товаров, которые займут значительный объем мощности завода, снижения спроса. Объемное планирование продаж и операций расширяет возможности проактивного принятия решений.

• Лучшего контроля над бизнесом.

Наш коллега Крис Грэй заметил, что объемное планирование продаж и операций позволяет улучшить взаимодействие: «Наши сотрудники раньше жаловались на недостаток взаимопонимания. В этом был корень всех проблем компании. Конечно, они не имели при этом в виду, что решением может быть улучшение средств голосовой или электронной почты или еще какой-либо технологический подход. Они знают, что им нужны лучшие процессы для институционализации коммуникаций, т. е. чтобы Чарли не должен был помнить о том, что нужно сказать Фреду о... при запуске нового продукта, и что поэтому Бетти не должна помнить о том, что нужно согласовать с финансовой службой вопрос о возможной проблеме с достижением целевого уровня продаж в этом году, и т. п. Для нас, помимо всего прочего, планирование продаж и операций – в значительной степени институционализация хорошо налаженных коммуникаций во всей организации».

Послушаем, что говорят другие руководители, освоившие объемное планирование продаж и операций.

Вице-президент по продажам: Объемное планирование продаж и операций решает те вопросы, которые более всего заботят наших клиентов, – что и каким путем они могут от нас получить.

Вице-президент по производству: Поскольку мы заглядываем в будущее каждый месяц, мы заблаговременно подстраиваемся под грядущие изменения темпов производства и нам легче выполнять эти изменения. Кроме того, они нам дешевле обходятся.

Вице-президент/генеральный директор группы компаний: Благодаря применению объемного планирования продаж и операций на некоторых наших предприятиях, «производящих-на-склад», удалось снизить время исполнения заказа клиента.

Руководитель североамериканского отделения британской многонациональной корпорации по итогам совещания, где было эффективно принято несколько очень тяжелых решений (пожалуй, это самое сильное высказывание из всех): Когда я вспоминаю прошлый год, до того как у нас появилось объемное планирование продаж и операций, я удивляюсь тому, как мы могли управлять бизнесом без него.

Объемное планирование продаж и операций – действительно инструмент управления бизнесом для высшего руководства.

Действительно ли в этом должен участвовать босс? А если да, то почему? Мы полагаем, что для того, чтобы объемное планирование продаж и операций работало эффективно, жизненно необходимо, чтобы руководство (президент, генеральный директор, исполнительный директор и т. д.) заняло лидерскую позицию и приняло активное участие в этом процессе. Основные причины для участия в нем – «служение» и лидерство.

Многие решения, принимаемые при объемном планировании продаж и операций, влияют на финансовый план на текущий год. Высший менеджер – руководитель финансового плана. Он отвечает за выполнение финансового плана перед акционерами и партнерами по бизнесу («служение»). Только высшее руководство вправе принимать решения по его изменению. Если бизнес-план не скорректирован и не отражает изменившихся планов продаж и производства, то будет разорвана связь между ожидаемыми руководством финансовыми результатами и прогнозом продаж и планами производства, используемыми для управления бизнесом. Результат «лучший в своем классе» применительно к этой ситуации будет означать организацию, управляемую по единому набору внутренних цифр.

Высшее руководство своим лидерством дает понять, что объемное планирование продаж и операций отныне будет использоваться для решения важных задач: улучшения обслуживания клиентов, объединения финансового и производственного планирования, приведения в соответствие спроса и поставок. Такое заявление «поощряет» людей присоединяться. В отсутствие лидерства люди могут решить, что участие в этом процессе – дело добровольное. При таком подходе процесс постепенно затухает и останавливается или перерождается в совещание по проблеме дефицита на высоком уровне.

Участие в процессе не должно отнимать много времени у руководства. Мы говорим всего об одном собрании в месяц продолжительностью не более чем в два часа. Одна эта встреча, называемая совещанием руководства, часто способна заменить несколько других собраний и тем самым помогает сэкономить время. Для президента времени на подготовку не требуется. Для членов команды управления некоторое время на подготовку (в основном в форме кратких совещаний со своими подчиненными для проникновения в суть вопросов и формирования своей позиции) отводить полезно.

Как же может такая продуктивная методика отнимать так мало времени? Очень просто – большая часть тяжелой работы была проведена заранее. Менеджеры среднего звена заранее уточняют прогноз продаж и план спроса, идентифицируют вопросы ресурсов и проблемы с материалами и представляют свои рекомендации на совещании руководства.

В тех компаниях, где нет объемного планирования продаж и операций, часто наблюдаются противоречия между стратегическим планом и бизнес-планом (финансовым планом), с одной стороны, и детальными планами и графиками – с другой. Иначе говоря, планы, разработанные и подписанные руководством, никак не связываются с детальными планами и графиками текущей работы цехов, приемки на складе сырья и, что наиболее существенно, отгрузки со склада готовой продукции (рис. 1.1).

РИСУНОК 1.1

Вице-президент компании по производству потребительских товаров с двухмиллиардным оборотом сказал: «Перед тем как мы перешли на объемное планирование продаж и операций, я убивал время на то, что крутил ручки, которые не были ни к чему привинчены». Он имел в виду, что решения, принимавшиеся на верхнем уровне, не всегда доводились до всех, кого они касаются (т. е. эти решения, хотя и должны были, реально не влияли на то, что происходило, например, на приемке сырья или, что важнее всего, в отделе обслуживания клиентов и при отгрузке). А если и доводились, то в искаженном виде. В цепочке передачи решений отсутствовала надежная связь.

РИСУНОК 1.2

Он дальше продолжал так: «Объемное планирование продаж и операций присоединяет мою панель управления к объекту».

Оно связывает стратегические и финансовые планы высшего руководства с деятельностью, которая осуществляется в компании на низовых уровнях изо дня в день: получением и обработкой заказов, приобретением материалов и переработкой их в конечный продукт с отгрузкой клиентам.

К удивлению, мало. Для него не требуется много людей: всего несколько десятков (а не сотен) людей для среднего бизнес-подразделения с годовым объемом продаж от $100 млн до $1 млрд. Издержки на образование и тренинг, таким образом, низки. Обычно не требуется ни постоянный руководитель проекта, ни постоянная группа проекта. Программное обеспечение в объемном планировании продаж и операций особой роли не играет, затраты на компьютерные программы варьируют от средних до нулевых. Это не означает, что объемное планирование продаж и операций абсолютно свободно от издержек. Основные издержки – это время специалистов, а не доллары, вынимаемые из кармана. Потребляемые ресурсы – в основном человеческие, а не денежные.

А теперь вернемся к программному обеспечению. Многие компании пришли к заключению, что объемное планирование продаж и операций требует улучшения качества их работы по прогнозированию и хорошее программное обеспечение может им в этом помочь. Другие компании уже имеют все, что надо, – Excel (находя в нем необходимые им возможности для поддержки прогнозирования). В программах, подобных Excel, большинство компаний формирует электронные таблицы объемного планирования продаж и операций. О программном обеспечении будет еще сказано позже, но сейчас просто отметьте, что оно будет стоить совсем немного.

Многие компании оплачивают услуги консультантов. Мы обсудим этот вопрос в главах 7 и 8, но пока отметьте, что обычно расходы на консультантов составляют менее $100 тыс. за те 8-10 месяцев, которые занимает весь цикл внедрения. Если вам не требуется дополнительное программное обеспечение и если у вас самих есть опытный специалист, то вам не потребуется тратиться ни на программное обеспечение, ни на консультантов. В таком случае ваши издержки будут близки к нулю.

Этот процесс выглядит слишком формальным. Не является ли он закостенелым?

Объемное планирование продаж и операций направлено на то, чтобы управлять изменениями. Подумайте над этим. Если бы ситуация никогда не менялась или менялась бы раз в год, то объемное планирование продаж и операций было бы не нужно. Оно есть, потому что ситуация на месте не стоит.

Объемное планирование продаж и операций позволяет вам производить перемены очень быстро благодаря общему согласованному плану действий. Если объемное планирование продаж и операций не осуществляется, то другого общего плана не существует и тогда каждый отдел имеет свой, отдельный план. Объемное планирование продаж и операций обеспечивает бизнесу фундамент, так как есть согласие ключевых игроков относительно цифр, указанных в этом едином плане. Остается только вносить необходимые коррективы по мере того, как ситуация меняется.

Да, объемное планирование продаж и операций имеет структуру и логику. Но это вовсе не закостенелость, а инструмент управления изменениями.

В этой главе мы рассмотрим, как объемное планирование продаж и операций соотносится с тремя известными инициативами: планированием ресурсов предприятия, управлением цепями поставок и, последнее по упоминанию, но не последнее по важности, бережливым производством.

Для начала внесем ясность: планирование ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning – ERP) – это вовсе не комплект программного обеспечения (что может удивить некоторых читателей, так как бизнес-пресса и некоторые фирмы, занимающиеся исследованиями бизнеса, представили дело именно так), а набор бизнес-функций для в основном детального (номенклатурного) планирования ресурсов. Набор программ, поддерживающих планирование ресурсов предприятия, правильно называть системой программного обеспечения предприятия (Enterprise Software System – ESS)[6].

Предшественником планирования ресурсов предприятия было планирование ресурсов производства (Manufacturing Resource Planning – MRP II). Разница между ними невелика. Одно из представлений о планировании ресурсов предприятия состоит в том, что это тоже планирование ресурсов производства, но осуществляемое на базе системы программного обеспечения предприятия. В этом смысле ERP/ESS – более целостно и в большей степени способно интегрировать операции различных бизнес-единиц. Сердце всего этого – бизнес-процессы для балансирования спроса и поставок, обеспечения высокого уровня обслуживания клиентов и должного управления ресурсами бизнеса.

Первоначально объемное планирование продаж и операций разрабатывалось как часть процесса планирования ресурсов. Начиналось объемное планирование продаж и операций как планирование производства. Потом благодаря работе Дика Линга и других планирование производства преобразовалось в планирование продаж и операций. Как мы видели ранее, объемное планирование продаж и операций формирует необходимую связь. Оно связывает стратегические и бизнес-планы со средствами детального планирования, формирования расписаний и исполнения.

На самом деле объемное планирование продаж и операций не просто поддерживает управление цепями поставок (Supply Chain Management), а является его составной частью. Цепь поставок не будет работать как нужно, если ее составные части не будут сначала поддержаны хорошими объемными планами и если они медленно реагируют на неизбежные изменения объемов. Планирование продаж и операций можно считать смазкой между звеньями цепи поставок, обеспечивающей гармоничное функционирование всей цепи с минимальными возмущениями.

Цепь поставок распространяется в двух направлениях: вперед к клиентам и назад к поставщикам. Сама компания находится в центре цепи (рис. 2.1). Если компания, та, что в центре цепи, не сделает все, что нужно для приведения у себя в соответствие спроса и поставок, каков шанс, что ее партнеры по цепи поставок получат адекватную информацию о будущем спросе и поставках, чтобы правильно спланировать производство? Варианта два: маленький и никакой.

РИСУНОК 2.1

Что касается вопроса обслуживания клиентов, то в главе 1 мы приводили примеры и высказывания руководителей о большом вкладе объемного планирования продаж и операций в дело совершенствования уровня обслуживания клиентов. И для нас это самая большая выгода от внедрения объемного планирования продаж и операций для цепи поставок. Оно позволяет обеспечить превосходное обслуживание клиентов.

Обратив взгляд на начало цепочки поставок – на поставщиков, мы замечаем, что тут вклад объемного планирования продаж и операций также значителен. Внедрение этого процесса приносит поставщикам выгоду, сходную с выгодой для внутренних производственных процессов компании. Если компания предоставит своим ключевым поставщикам некоторые результаты своего объемного планирования продаж и операций, то они могут ожидать: более стабильного ритма производства; изменения в объемах производства будут не столь велики, и они будут осуществляться заблаговременно и, следовательно, более экономично; проводить изменения в номенклатуре будет проще, поскольку объемы производства хорошо спланированы.

Партнерство с поставщиками требует делиться с ними информацией и планами. Оно основано на предположении, что более раннее информирование поставщиков даст им возможность лучше поддерживать ваши потребности. Проще говоря, объемное планирование продаж и операций может помочь в предоставлении поставщикам будущих объемных планов – прямо из того самого общего плана, который руководство предприятия утверждает для своего производства.

Объемное планирование продаж и операций поддерживает бережливое производство в той же мере, в какой оно поддерживает обычное производство.

• Оно помогает принимать решения.

• Оно оперирует на агрегатном уровне и связывает объем с деталями.

• Оно интегрирует финансовые планы и операционные планы.

• Оно вовлекает топ-менеджеров в принятие решений по рассматриваемым вопросам.

• Оно обеспечивает окно в будущее.

Чтобы лучше представить, как взаимодействуют бережливое производство и объемное планирование продаж и операций, надо понять, что эти термины обозначают совершенно разные понятия. Бережливое производство – это подход, методология и образ мыслей, которые концентрируются на идее снижения потерь. Бережливость концентрируется в основном (но не исключительно) на физических процессах. Ее миссия – улучшить операционную среду.

Объемное планирование продаж и операций – это процесс принятия решений, концентрирующийся на будущем. Посмотрите на табл. 2.1.

Многие компании, успешно применяющие бережливое производство, используют также и объемное планирование продаж и операций.

Однако не всем понятно (особенно энтузиастам бережливости), почему нужно использовать и то и другое. Чтобы ответить на все вопросы на эту тему, несколько лет назад мы составили страничку тезисов, взяв за основу произнесенную несколько десятилетий назад известную речь Фила Кросби, гуру в области качества.

Таблица 2.1

Таким образом (в терминах стратегического и финансового планирования, агрегатного прогнозирования продаж, управления спросом и главного календарного планирования), здесь гораздо больше сходства, чем различий. В компаниях, использующих объемное планирование продаж и операций совместно с бережливым производством, этот процесс проходит практически так же, как и в обычной среде, – возможно, лишь с применением усовершенствованного согласно взглядам бережливого производства формата электронных таблиц: там появляются, согласно требованиям бережливого производства, время такта, время операционного такта и длительность инженерного цикла.

Является ли объемное планирование продаж и операций стратегическим процессом или тактическим?

Оно главным образом – тактический процесс, хотя часто вовлекается и в стратегические вопросы. Такие вопросы, как темпы продаж, темп производства, агрегатные уровни запасов и т. д., – это скорее тактические вопросы, равно как и их финансовое отражение.

С другой стороны, объемное планирование продаж и операций часто вовлекается в оценку альтернатив, оценку и уменьшение рисков и т. п., которые многими рассматриваются скорее как стратегические, чем тактические. Мы называем объемное планирование продаж и операций форумом для обсуждения злободневных стратегических и политических вопросов.

В одном можно не сомневаться: именно объемное планирование продаж и операций связывает стратегические планы с тактическим планированием и исполнением. Джордж Гэйдж, наш старый друг и бывший руководитель стратегического планирования корпорации EG & G, как-то сказал: «Гораздо важнее делать правильные вещи, чем делать вещи правильно». Это значит, что не все проблемы имеют тактическое решение. Некоторые проблемы требуют стратегических изменений. Мы постарались показать это на следующей диаграмме (рис. 2.2).

РИСУНОК 2.2

Далее рассмотрим пример гипотетического производителя изделий для домашнего и промышленного применения. Эта компания пока еще не применяет планирование продаж и операций.

Мик Маршал, менеджер по маркетингу компании «Превосходные изделия», производит ежеквартальный пересмотр прогнозируемых продаж для своей продукции. Он глядит на сводную таблицу по группе продуктов для среднего потребительского сегмента (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Мик озабочен тем, что уровень продаж по каждому месяцу был стабильно ниже прогнозируемого. За последние 3 месяца фактические продажи были на 10% ниже, чем предполагалось. Мик чешет голову, проверяет пару отчетов, недавно полученных от продавцов, и приходит к заключению, что эта группа продуктов уступает рынок другой группе продуктов, недавно выпущенной компанией. Он решает пересмотреть прогноз в сторону понижения и делает это, быстро пробежавшись пальцами по клавиатуре компьютера (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Мик снизил на 10 тыс. прогнозируемые продажи на май и на 30 тыс. – на последующие месяцы, отменив тем самым свой прогноз на повышение спроса в летний период. Вспомнив свой недавний разговор с Кэрол Кларк, финансовым директором, об избытках материальных запасов, он решает известить коллег о пересмотре прогноза продаж. Он посылает Питу Прентису, управляющему фабрикой, электронное письмо с вышеприведенной таблицей.

Пит, прочитав письмо Мика, решает проверить свой план производства изделий для среднего потребительского сегмента (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Пит чешет голову и размышляет. «Ну, братцы, он оборзел. Он не только снизил прогноз, но отказывается учесть июньский скачок спроса. А мы уже настроились на производство 120 тыс. в месяц. Что за глупость!» Пит звонит Мику, и после беседы с коллегой убеждается, что делать нечего и придется снижать запланированные объемы производства. При этом он понимает, что объем на май он изменить не сможет, так как половина месяца уже прошла (табл. 3.4).

А тем временем Кэрол, финансовый директор, закончила тяжелый телефонный разговор с работником банка. Ей надо что-то предпринять

Таблица 3.4

в связи с создавшимся положением: излишки материальных запасов, проблемы с денежным потоком, необходимость новых кредитов. Кэрол пообещала работнику банка, что она лично займется исправлением ситуации.

Она просматривает отчет по материальным запасам готовой продукции и вскоре открывает страницу по изделиям для среднего потребительского сегмента (табл. 3.5).

Таблица 3.5

Кэрол озабочена ростом запасов изделий для среднего потребительского сегмента. На складе их 132 тыс. штук, что намного превышает заложенную в бюджет цифру, равную месячным поставкам. При нормативных затратах, равных $100 за штуку, это на $3 млн 200 тыс. больше плана. Она звонит на завод Питу: «Пит, запасы изделий для среднего потребительского сегмента на 30 процентов превышают норматив. Вы работаете над их снижением? Могу я на это рассчитывать?»

Пит отвечает: «Кэрол, вы еще не знаете всей правды. Она не полностью отражена в ваших цифрах». Он рассказывает о решении Мика пересмотреть прогноз в сторону понижения, и они договариваются встретиться около полудня. На встрече Пит показывает ей новый прогноз Мика и свой новый план производства. Прогноз Мика см. в табл. 3.6.

План производства Пита см. в табл. 3.7.

Таблица 3.6

Таблица 3.7

Кэрол, чуя неладное, берет карандаш и подсчитывает предполагаемые материальные запасы в будущем. Она отталкивается от цифры 132 тыс. штук готовой продукции на конец апреля, вычитает из этой цифры прогнозируемые продажи на каждый месяц и прибавляет план производства Пита. В итоге у нее получается следующее (табл. 3.8).

Таблица 3.8

Кэрол восклицает: «Ужас! Материальные запасы будут превышать 170 тыс. Это почти в два раза больше нормы. При издержках $100 за штуку мы замораживаем $17 млн только одними изделиями среднего сегмента. А в бюджет заложена цифра в $25 млн для всей готовой продукции. Что у вас происходит?»

«Не вините меня, – отвечает Пит, – я получил новый прогноз продаж только сегодня утром. Мне кажется, они должны были дать нам свои цифры месяц назад. Я всегда говорил, что менеджеры по маркетингу редко просматривают прогнозы».

Кэрол: «Я боюсь, вам придется снижать производство много больше, чем вы тут указали. Мы просто не можем смириться с такими запасами».

Пит: «Хорошо, если надо, так надо. Но это приведет к увольнениям. А это не только стоит денег, но и подрывает моральный дух. А если падает моральный дух, падает и производительность».

Кэрол: «Я подниму этот вопрос на совещании руководства в понедельник. А пока я обсужу с Миком возможности увеличения продаж».

Очень многое. Позвольте высказать критику в адрес Мика, Пита и Кэрол.

• Мик недостаточно часто пересматривает свои прогнозы. Один раз в квартал – слишком редко для большинства компаний. Ситуация обычно изменяется быстрее.

• В результате этого спрос и поставки стали несбалансированны. Пит, управляющий фабрикой, стоит перед необходимостью резкого сокращения темпов производства. Возможно, придется прибегнуть к увольнениям.

• Усилия различных служб разобщены. Каждый видит только свою часть задачи, и никто не пытается строить общую картину. Кэрол, финансовый директор, задумалась о ситуации только под влиянием разговора с работником банка.

• Проблема настолько серьезна, что Кэрол вынуждена выносить ее на обсуждение на совещание директоров. Этот вопрос быстро не решится. Неизбежно прозвучат упреки и начнутся поиски виновников. Это не улучшит взаимодействие внутри команды руководителей.

Итог: в компании «Превосходные изделия» не налажен стандартный процесс рассмотрения состояния спроса и поставок и принятия своевременных решений, направленных на поддержание баланса между спросом и поставками. В компании не осуществляется планирование продаж и операций.

Давайте представим на минуту, что данная компания приняла решение начать планирование продаж и операций, а Сэлли Смит, менеджер отдела управления продажами, возглавила этот проект и составила отчет по изделиям для среднего потребительского сегмента по группе продуктов, производимых «на склад». Отчет мог бы выглядеть, как представленный в табл. 3.9.

Во-первых, заметьте, как удачно данные по поставкам следуют за данными по спросу. Вслед за ними идут предполагаемые величины материальных запасов, характеризующие отношение между спросом и поставкой.

Таблица 3.9

В результате получается всесторонняя картина положения дел по этой группе продуктов. Такой отчет содержит информацию для всех трех ключевых функций бизнеса: продаж, производства, финансов. Тут есть прогноз продаж и фактические продажи. Тут есть план производства и его фактическое выполнение. Тут есть состояние материальных запасов и оценка перспектив для финансистов.

Каждое подразделение может видеть не только свои цифры, но и цифры смежных областей. Менеджеры разных подразделений получают целостное представление о бизнесе. В рассмотренном на предшествующих страницах примере мы теперь можем видеть, что причина роста материальных запасов – это то, что фактические продажи ниже прогнозируемых. Если бы Сэлли Смит и ее коллеги из компании «Превосходные изделия» могли раньше видеть такую картину, то они решили бы проблему гораздо раньше, пока ситуация не зашла так далеко.

Американское фармацевтическое отделение компании Abbott Labs одним из первых стало применять объемное планирование продаж и операций. Президент компании заявил: «Маркетинг вправе оспорить планы производства продукции. Финансовое подразделение вправе оспорить концепцию рекламы. Специалисты каждого направления бизнеса участвуют в окончательной проработке объемов производства, предложенных подразделением управления операциями. Я хочу, чтобы каждый мог взглянуть на бизнес с моей точки зрения»[7].

Планирование продаж и операций – ежемесячный процесс, в котором задействовано как высшее руководство, так и менеджмент среднего звена. Он выполняется на укрупненном (для групп продуктов, категорий), а не на детальном уровне. Для каждой основной группы продуктов в компании (а их обычно от шести до двенадцати) планирование продаж и операций концентрируется на следующих аспектах.

• Результаты за последний период. Сравнить фактические и запланированные показатели продаж, производства, уровня обслуживания клиентов (своевременность поставок) и запасов готовой продукции (или обязательствами перед клиентами по поставкам) и обратить внимание на отклонения. Эта наглядность данных о результатах важна для выявления систематической ошибки прогнозирования[8] и усиления ответственности, причем может быть ценно и то и другое. Будущие планы отражают обязательства отдела продаж и производственного отдела, т. е. степень осознания стоящих перед ними задач. Фактические показатели отражают их способность претворить планы в жизнь. Такая публичность в иных компаниях сама по себе обеспечивает сокращение разрыва между планом и фактом.

• Взгляд в будущее. Сформировать, уточнить и утвердить прогнозы продаж и на их основе составить планы операций[9]. (Операционные планы получаются из планов продаж, скорректированных на величину изменений в материальных запасах или обязательств перед клиентами по поставкам, для достижения установленного уровня обслуживания клиентов, сезонного спроса, реализации плановых остановок производства и т. д.)

Важный аспект планирования продаж и операций – это возможность сконцентрироваться на уровне обслуживания клиентов и его связи с запасами (или обязательствами по поставкам перед клиентами в случае «производства-на-заказ» в чистом виде). Ниже приводится упрощенный пример таблицы плана продаж и операций (табл. 3.10).

Таблица 3.10. Компания «Превосходные изделия», план продаж и операций на октябрь 2008 г.

Эта таблица содержит фактическую информацию за 3 предыдущих месяца: уровень продаж, выполнение производственного плана, запасы готовой продукции и уровень обслуживания клиентов. Мы видим, что уровень продаж за 3 месяца превысил запланированные показатели на 44 тыс. единиц. Вследствие этого запасы готовой продукции сократились ниже допустимого уровня. В каком смысле ниже допустимого уровня? В том смысле, что уровень обслуживания клиентов упал – он нигде не достиг целевого показателя в 99%.

В этой ситуации должны обсуждаться следующие возможные решения:

• возможность пересмотра прогноза продаж в сторону повышения;

• возможность производства быстро нарастить запасы готовой продукции до нужного уровня;

• действия, которые можно будет предпринять в краткосрочной перспективе для нейтрализации отрицательного эффекта недолжного уровня обслуживания клиентов.

Мы извлекли полезный урок из таких программ качества, как Six Sigma и TQM. Мы поняли, что факты – это паши друзья. Наш план продаж и операций на одном листе бумаги вмещает всю полезную информацию. Это помогает сразу отклонить решения, направленные на исправление какого-нибудь одного аспекта бизнеса ценой больших потерь в других. Например, часто принимаются решения об уменьшении объемов производства, основанные на данных о материальных запасах. Через несколько месяцев оказывается, что уровень обслуживания клиентов недопустимо снизился – невозможно выполнить все заявки вовремя. Тогда принимается решение нарастить производство. И цикл повторяется.

План продаж и операций предохраняет от таких ошибок. Информация о продажах, производстве, запасах и, самое важное, уровне обслуживания представлена в компактном виде на одной странице. Мы убедились на опыте, что руководители находят это очень удобным. Это помогает им принимать более правильные решения.

Пожалуйста, заметьте, что план охватывает 18-месячный горизонт планирования, что способствует эффективному бюджетному планированию и планированию ресурсов. Об этом подробно будет сказано в главе 14. Мы используем 18-месячный горизонт планирования во всех наших примерах.

Часто план продаж и операций показывает количество рабочих дней в каждом месяце, что дает возможность учесть разницу от месяца к месяцу. Во всех наших примерах в данной книге план продаж и операций не содержит количества рабочих дней – для облегчения восприятия.

В дополнение к таблицам многие компании используют графики. Графики обладают значительными преимуществами по сравнению с таблицами: они проще, более доступны для понимания и акцентируют внимание на самых важных элементах.

Недостаток графиков – отсутствие детальной информации. А информация часто нужна подробная. По этой причине при составлении плана продаж и операций лучше использовать и таблицы, и графики. На совещании руководства (см. главу 5) сначала будут демонстрироваться и обсуждаться графики по группам продуктов. Если никакой дополнительной информации не понадобится, к таблицам обращаться не будут. В случае необходимости более глубокого понимания и принятия решений можно будет обратиться и к таблицам.

В конце этой книги приведен образец графика плана продаж и операций (Приложение 9, График 1) для группы продуктов «производство-на-склад», который мы сейчас обсуждали. Этот график обычно выполняется для большинства реальных форматов планов, применяемых при планировании продаж и операций, в цвете. Мы предлагаем вам сейчас на минутку посмотреть этот график и сравнить графическое представление плана продаж и операций с его табличным представлением в табл. 3.10. На графике объемы откладываются по левой вертикальной оси координат, а дни покрытия запасами – по правой. Кроме того, есть графики для групп продуктов «производство-на-заказ» и «завершение-на-заказ», которые мы сейчас начнем рассматривать.

Для начала сравним принцип «производство-на-заказ» с принципом «производство-на-склад». Принцип «производство-на-склад» гласит: «Делайте продукт, а потом ждите заказов от покупателей». Принцип «производство-на-заказ» гласит: «Ждите, пока придут заказы, а потом начинайте делать продукт». Принцип «производство-на-заказ» с точки зрения планирования продаж и операций применяется компаниями, которые практически не выполняют никаких операций над продуктом до тех пор, пока не получат заказ клиента[10].

В отношении принципа «производство-на-заказ» существуют два спорных момента.

• Некоторые компании выпускают продукцию специально для одного покупателя. Это на первый взгляд представляет принцип «производство-на-заказ». Однако по условиям контракта или по иным основаниям они должны поддерживать запас готовой продукции. Покупатель говорит: «Мы хотим, чтобы у вас всегда был двухнедельный запас продукции для нас». С точки зрения плана продаж и операций эта ситуация не называется «производство-на-заказ». Скорее это «производство-на-склад», так как поток продукта задерживается на две недели на складе. Трудность такой ситуации в том, что требуется обязательно поддерживать указанный запас готовой продукции, балансируя для этого спрос и поставки.

• Некоторые компании заканчивают производство продукта после получения заказа, используя стандартные компоненты. С точки зрения плана продаж и операций это также не будет называться «производство-на-склад». Скорее это принцип «завершение-на-заказ», рассматриваемый дальше в этой главе.

Логика планирования продаж и операций для продукта «производство-на-заказ» почти та же, что и для продукта «производство-на-склад». Как видно из табл. 3.11, главное различие состоит в замене графы готовой продукции на графу невыполненных заказов (вы можете взглянуть на график плана продаж и операций для этого продукта – График 2, который находится в конце книги сразу после графика для продукта «производство-на-склад»).

Графа «Целевые обязательства по поставкам клиентам» относится ко всем полученным заказам, которые не были отгружены, независимо от того, когда их нужно отгружать. Этот показатель можно считать материальным запасом со знаком минус. Запас готовой продукции – это то, что произведено до получения заказа от потребителя. Обязательства по поставкам клиентам – это заказы, полученные до начала производства продукта.

Величина обязательств по поставкам клиентам может быть важным фактором конкуренции. Этот показатель прямо связан со временем от получения заказа до его выполнения. Чем больше обязательства, тем больше длительность цикла поставки. Если обязательства и соответственно длительность цикла поставки становятся слишком большими, то покупатель может не захотеть ждать. Клиент обратится туда, где он получит продукт быстрее. Если обязательства будут очень малы, то производство и, возможно, другие подразделения могут столкнуться с трудностями, поскольку по причине недозагрузки могут возникать проблемы с его эффективностью. Объемное планирование продаж и операций помогает тем, кто производит на заказ, управлять размером обязательств по поставкам, поддерживая их на заданном уровне.

Рассмотрим пример. Представим, что менеджеры по продажам компании «Превосходные изделия» заметили на рынке определенную перспективу. Если удастся снизить длительность цикла поставки с 6 недель до 4, то можно будет отобрать часть клиентов у конкурентов. Производство согласно с тем, что это возможно, и подготавливает план, согласно которому обязательства по поставкам уменьшаются на 2 недели. Измененный план продаж и операций, который они представят на рассмотрение руководства, может выглядеть примерно как в табл. 3.12. Производство временно начинает выпускать на 15% больше продукции – 23 штуки в месяц вместо 20. Производство, наверное, может ускориться еще сильнее, чтобы обеспечить 2-недельное сокращение обязательств быстрее, но менеджеры предлагают план консервативный и эффективный с точки зрения издержек (это отмечается в комментариях к плану).

Таблица 3.11. Компания «Превосходные изделия»; план продаж и операций на октябрь 2008 г.

Начиная с марта месяца планируется снизить темпы производства до 21, а потом до 20 штук в месяц. Конечно, расчет состоит в том, что уменьшение обязательств до 4 недель принесет новые заказы и производство так и продолжит выпускать 23 штуки в месяц.

Не кажется ли вам слово «отсрочка» неудачным? А как вам нравится фраза «массовая кастомизация»? Слышали ли вы об успешной стратегии «завершение-на-заказ» (Build-to-Order) компании Dell Computer? Все эти термины – об одном и том же: чтобы завершать производство продукта согласно спецификации клиента только после получения его заказа.

Но это еще не все. Продукт должен быть закончен и поставлен быстро, так что покупатель не должен будет долго ждать заказанный продукт. Это контрастирует со стандартной практикой «производство-на-заказ», когда поставка осуществляется за недели и месяцы, а не за дни.

Давайте подробнее остановимся на опыте Dell Computer, так как многие слышали об этой компании. Если вы покупаете технику у Dell Computer, вам не пришлют ее со склада потому, что компания не держит готовой продукции на складе[11].

На складе у Dell Computer есть, однако, все необходимые компоненты для быстрой сборки техники. Когда поступает заказ от покупателя, компания составляет спецификацию продукта, в которой указано, какой выбор сделал покупатель, например: скорость процессора, размер оперативной памяти, размер жесткого диска, размер монитора и т. д. После этого из доступных компонентов выполняется сборка компьютера.

Dell Computer называет этот подход «сборкой-на-заказ». Другие компании называют его «завершение-на-заказ». Мы тоже будем использовать такое название. Есть и другие термины для описания подобного подхода: «сборка-на-заказ», «упаковка-на-заказ», «смешивание-на-заказ» (для химикатов), однако наиболее используемый вариант – отсрочка (Postponement.).

Хорош ли подход «завершение-на-заказ»? В основном – да. Он способствует достижению высокого уровня обслуживания и одновременно снижает объем готовой продукции на складе практически до нуля. Он особенно подходит компаниям, производящим продукт с многочисленными опциями и испытывающим необходимость выполнять быстрые поставки. Следовать стратегии «производство-на-склад» в таких случаях бывает сложно. Запасы готовой продукции тут должны быть огромны, а уровень обслуживания все равно будет невысок, так как прогноз по многим индивидуальным продуктам практически всегда неверен.

Таблица 3.12. Компания «Превосходные изделия»; план продаж и операций на октябрь 2008 г.

Некоторые с трудом представляют себе, как взяться за составление объемного плана продаж и операций в случае производства «завершение-на-заказ». Здесь нет готовой продукции и нет целевой величины запасов готовой продукции, выраженной в днях поставки. В отличие от стратегии «производство-на-заказ» обязательства по поставкам продукции клиентам здесь практически отсутствуют, так как цель – поставить продукт как можно скорее после получения заказа. Так что же может быть целью, если не запас готовой продукции и не размер обязательств по поставкам?

Ключом успеха стратегии «завершение-на-заказ» является способность быстро производить продукт из имеющихся компонентов. Быстрое производство возможно только при наличии всех компонентов. Таким образом, в качестве цели выступает объем компонентов, используемых для производства продукта. Выражается эта величина в днях покрытия поставок и относится, как правило, к одному основному компоненту – можно назвать его составным суррогатным компонентом – для представления им запасов всех компонентов. Вот несколько примеров:

• Производитель электроники использует «модули». Он старается поддерживать готовый к запуску в производство запас основных модулей, равный нескольким дням покрытия поставок. Процессы собственного производства и закупки – для блоков питания, корпусов, датчиков, упаковки и т. д. – привязаны к главному календарному плану по модулям. Если это не так, то вскоре они могут закончиться либо возникнет их излишек.

• Химическая компания в дивизионе обработки каучука формирует запасы первичного продукта до финального смешивания. Если есть нужное количество исходного продукта, она в состоянии быстро и своевременно смешать их в требуемом соотношении на заказ и произвести операцию упаковки, т. е. залить продукт в цистерны.

• Компания, производящая ленту, концентрирует свой план продаж и операций на числе катушек с лентой. Имеется десять исходных типов широких катушек, отличающихся цветом ленты. При получении заказа компания нарезает ленту по длине и ширине так, как требует заказчик, а затем наматывает, упаковывает и отгружает. Здесь суррогат (катушки) дает информацию для планирования компонентов (упаковочных материалов, сердцевин и т. д.) посредством главного календарного плана; причем некоторые позиции компонентов управляются по принципу вытягивания спросом (Канбан), некоторые – посредством формирования графиков поставщиков.

Пожалуйста, заметьте, что ни в одном из этих примеров готовая продукция не является ключевым компонентом. Запасы готовой продукции либо малы, либо вовсе отсутствуют. Этого компании и добиваются. Но они нуждаются в компонентах, и на этом концентрируется их объемный план продаж и операций.

Таблица 3.13 представляет электронную версию плана продаж и операций для группы продуктов «завершение-на-заказ». (График 3 приведен за аналогичным графиком для группы продуктов «производство-на-заказ»). Она составлена из расчета 5-дневного запаса модулей на складе. Посмотрите на графу запаса модулей. В сентябре запас модулей понизился до 3-дневного запаса на складе и упал уровень обслуживания. Следовательно, план производства для следующих нескольких месяцев был установлен выше прогнозировавшегося, с тем чтобы нарастить запас модулей до целевого 5-дневного запаса.

Пожалуйста, заметьте, что все данные (продажи, производство и запасы модулей) должны быть отражены в одних единицах измерения. Иногда природа суррогата такова, что он должен быть выражен в иной единице измерения, нежели прогноз продаж. В этих случаях прогноз продаж переводится в те единицы измерения, в которых выражен суррогат.

Например, прогноз продаж для производителя лент (в приведенном выше примере) может быть выражен в ящиках, в то время как суррогат (катушки) выражен в метрах намотанной ленты. Требуется перевести ящики в метры ленты и показать это в плане продаж и операций. Кое-кто предпочтет дать обе величины в графе продаж (ящики и метры ленты), но расчеты будет выполнять в единице измерения суррогата, поскольку план производства и запасы показаны в метрах.

Компания «Превосходные изделия» выпускает группу продуктов «Рождественские изделия» с ярко выраженным сезонным пиком продаж. Более трех четвертей годового объема продаж этих изделий отгружается в период с сентября по ноябрь. Вот как выглядит прогноз продаж рождественских изделий на следующий год (в тысячах штук):

Компания не имеет производственных мощностей для выпуска такого количества изделий в течение 3 месяцев. Создавать такие мощности будет неэффективным решением с точки зрения издержек. Поэтому компания должна предварительно произвести некоторую их часть, называемую заделом, начиная с апреля.

Очевидно, это приведет к повышению запаса готовой продукции в период с апреля по август. Поэтому концепция постоянного по величине целевого запаса готовой продукции здесь не срабатывает.

Таблица 3.13. Компания «Превосходные изделия», план продаж и операций на октябрь 2008 г.

В период с апреля по август будет происходить наращивание запаса готовой продукции. Это наращивание предусмотрено. В конце сезона компания хотела бы отгрузить последние запасы изделий, чтобы не нести издержки по хранению этого продукта до следующего сезона. Эти планы отражены в табл. 3.14.

Отметьте, что целевые запасы готовой продукции в правой верхней части таблицы меняются от максимальной величины 500 тыс. штук до нуля в конце сезона. План предусматривает предупреждающий рост задела до полумиллиона штук с его полной продажей к декабрю.

Многие организации полагают, с полным на то основанием, что самая трудная их задача – выводить на рынок новый продукт. Обычно так не считают компании, где новый продукт представляет собой расширение ассортимента или незначительные улучшения для старого продукта.

Для некоторых компаний вывод на рынок нового продукта – это одновременно трудная и важная задача. Такие компании называют новый продукт «новой кровью в наших жилах, без которой мы умрем».

Ярким примером такого рода являются компании, занятые в отраслях, где продукция связана с вопросом жизни или смерти. Это компании, производящие медицинское оборудование, а также фармацевтические и самолетостроительные компании. Продолжительность разработки здесь измеряется годами, а деньги измеряются миллионами – а часто и миллиардами – долларов. Часто такие работы ведутся под наблюдением правительств.

Практически для всех компаний новый продукт и объемное планирование продаж и операций идут вместе, как Новый год и елка. И вот почему.

• Новые продукты рождаются не в вакууме. Своим появлением они могут влиять на спрос и предложение для существующих продуктов. Такое влияние надо уметь предугадывать и отслеживать, и объемное планирование продаж и операций – идеальный процесс для этого.

• Вывод нового продукта на рынок требует высокой степени координации всех функций. Над этим вопросом работают вместе маркетинг, продажи, производство, финансы и, конечно, сами отделы разработок новой продукции. Кооперация различных функций – это и есть предмет ведения планирования продаж и операций.

• Будущий спрос в высокой степени умозрителен не только для новых, но и для существующих продуктов. Новый продукт может поглотить спрос на существующие продукты. Следует производить доскональный мониторинг спроса до начала, во время и после вывода нового продукта на рынок.

Таблица 3.14. Компания «Превосходные изделия», план продаж на октябрь 2008 г.

• Данные о спросе на новые продукты должны быть учтены в финансовых планах.

• Планирование поставок также сопряжено с неопределенностью, так как заранее нельзя точно рассчитать объемы потребления ресурсов – как материалов, так и производственных мощностей. Часто истинный объем потребления ресурсов – скажем, время использования производственной линии на финальных операциях – неизвестен до момента фиксации факта. Здесь влияние на существующие продукты также может быть значительным.

• Данные о поставках для новой продукции должны быть учтены в финансовых планах, включая влияние фактора наполнения запасами каналов товародвижения.

• План продаж и операций помогает проводить мониторинг и минимизацию «сюрпризов», которые часто являются составной частью вывода на рынок нового товара.

• Команда руководителей желает быть в курсе, но при этом не влезать в текучку. Они хотят знать: достигнуты ли главные намеченные рубежи? Прошли ли пробные мероприятия удовлетворительно? Будет ли обеспечено достаточное количество продукта для поддержки его вывода на рынок? Будут ли подготовлены вовремя материалы для маркетинга и мерчандайзинга? Пройдет ли вовремя обучение команда продавцов нового продукта? И так далее.

• В дополнение к этому будут ситуации, когда от руководства потребуется принять решение. Часто такие решения вызваны тем, что основные рубежи не достигнуты (или продлены по срокам). Тогда потребуется изменять график вывода на рынок. Это может затронуть не только процесс вывода на рынок нового продукта, но и процесс выведения с рынка старых.

Получается, что объемное планирование продаж и операций при выводе на рынок нового продукта оказывается очень полезным. Это не должно означать, однако, что оно должно заменить собой существующие процессы вывода на рынок нового продукта. Скорее оно должно быть основным инструментом интеграции планов по новым продуктам в общие планы продаж и поставок.

Мы рекомендуем включить вопросы вывода на рынок нового продукта в процесс объемного планирования продаж и операций. Сделайте новый продукт постоянной частью повестки дня на этапах планирования спроса, планирования поставок, совещания по согласованию планов и совещания по планированию продаж и операций. Даже если вы редко выводите на рынок новый продукт, включение этого вопроса в повестку дня поможет задействовать его в общем процессе в случае, если возникнет необходимость.

Активно подключайте разработчиков нового продукта на этапах планирования спроса, планирования поставок, совещания по согласованию планов и совещания по планированию продаж и операций. Если компания редко выводит на рынок новые продукты, такая ситуация будет временной. Для других же компаний разработчики новых продуктов будут постоянными участниками этих действий.

Информация по выводу на рынок нового продукта (спрос, поставки, материальные запасы и обязательства перед клиентами по поставкам) должна быть видимой и наглядной. У вас есть два варианта: либо вы можете использовать для новых продуктов отдельные таблицы и графики плана продаж и операций, либо нужно отразить информацию о новом продукте в таблицах и графиках для товарной группы, к которой относится новый продукт. Это потребует введения дополнительных строк для продаж, поставок, запасов готовой продукции и обязательств перед клиентами по поставкам.

Такое наглядное представление результатов для нового продукта должно сохраняться довольно длительное время – скажем, до шести месяцев. Это зависит от характеристик продукта и отрасли.

Независимо от формы представления плана фиксируйте и отображайте допущения, которые лежат в основе прогнозов о продажах и планах поставок для нового продукта, как вы это делаете и для продуктов существующих, только, в силу большей неопределенности, с большим уровнем детализации. Как говорит профессор Кен Канн из Университета Пердью: «Прогнозирование новых продуктов все соткано из предположений»[12].

Некоторые компании делают два прогноза: верхний и нижний. Это позволяет им разработать наборы планов для поставок и материальных запасов, которые помогают в оценке рисков. Подробнее об этом – в главе 21.

Вообще говоря, есть три варианта при составлении плана операций:

• Производить (или закупать) в постоянных объемах в течение всего года (стратегия фиксированного уровня).

• Составлять план операций так, чтобы соответствовать прогнозу продаж (стратегия следования за спросом).

• Применять комбинацию двух указанных стратегий (комбинированный подход).

На практике большинство компаний используют комбинированный подход, как в случае рождественских изделий компании «Превосходные изделия». Другими словами, компания кое-где на кривой продаж следует за спросом, в то же время стремясь поддерживать относительно стабильные объемы производства.

Бережливое производство требует постоянного ритма, но только в краткосрочной перспективе. На практике многие бережливые производства обнаруживают, что спрос на их продукцию в течение года меняется, и поэтому применяют стратегию следования за спросом или комбинированную стратегию, корректируя свои выравненные графики в большую или меньшую сторону для отражения изменения объемов пошагово, месяц за месяцем. Для высокосезонных продуктов попытка поддерживать постоянные объемы производства весь год означает поддержание больших материальных запасов. Это можно будет классифицировать как потери, что находится в явном противоречии с принципами бережливого производства. Это еще один пример необходимости стратегии следования за спросом или по крайней мере комбинированной стратегии. Некоторые бережливые компании стараются «погасить» сезонность продуктами с противоположной сезонной составляющей. Иногда им удается таким путем избавиться от эффекта «сезонности», но что, если контрсезонные продукты вступают в противоречие со стратегией бизнеса? Или не хватает объема? Или это требует больших капитальных вложений?

Мы вернемся к вопросу о таблице плана продаж и операций в главе 12. Там мы рассмотрим особенности форм таблиц, формул и дополнений к тому, что мы уже увидели здесь, включая некоторые идеи о том, как показывать информацию посредством графиков в противовес использованию исключительно таблиц с цифрами, как мы показывали доселе.

Почему таблицы «производство-на-склад» и «завершение-на-заказ» показывают только запасы готовой продукции или запасы компонентов? Как насчет сырья, материалов и незавершенного производства?

Существуют другие инструменты управления запасами сырья и материалов, а также запасами незавершенного производства: главное календарное планирование, Канбан, планирование потребности в материалах, формирование графиков поставщиков. Эти процессы получают управляющие команды – прямо или косвенно – от плана продаж и операций.

Другая причина в том, что практически невозможно привязать запасы определенного материала к определенным группам продуктов. Определенное сырье может использоваться разными группами продуктов. С другой стороны, если вы в состоянии правильно разделить данные, не будет ничего плохого, если вы в таблице в виде примечания представите и цифры по незавершенному производству и материалам. Главное, чтобы это приносило пользу, а не загромождало таблицу.

Существуют два основных массива исходных данных для объемного планирования продаж и операций – это спрос и поставки. Нужны именно эти цифры, поскольку одной из наиболее важных функций объемного планирования продаж и операций является достижение баланса между спросом и поставками и поддержание этого баланса.

Этот вопрос актуален для компаний, у которых спрос практически всегда превосходит предложение. Мы говорим не об отдельных превышениях в течение месяца или двух, а о хроническом превышении спроса над предложением. Такая ситуация возникает, когда компания намеренно отказывается инвестировать в производственные мощности или же использует какой-нибудь хронически редкий, но ключевой компонент или материал. Итак:

• Неограниченный прогноз – это то, что мы могли бы продать, если бы у нас была возможность производить или приобретать столько, сколько нам надо; будущие продажи не будут ограничены дефицитом ресурсов.

• Ограниченный прогноз – то, что мы можем продать, основываясь на реальных возможностях производства.

Так какой же прогноз будет применяться для таблиц и графиков объемного планирования продаж и операций? Многие компании в такой ситуации показывают как ограниченный, так и неограниченный прогноз. Однако для расчетов будущих уровней запасов и обязательств перед клиентами по поставкам правильно будет использовать ограниченный прогноз:

Начальные запасы – Ограниченный прогноз + План операций = Конечные запасы.

Если использовать неограниченный прогноз, то прогнозные материальные запасы станут отрицательными, что бессмысленно.

Кроме того, в случае использования неограниченного прогноза компания испытает еще более серьезную трудность с финансовым прогнозом. Проще говоря, за ту продукцию, которую компания теоретически может произвести, выручка не поступит. Она поступит только за то, что будет произведено и отгружено фактически. А это и есть ограниченный прогноз.

А для чего тогда нужно понятие неограниченного прогноза? Есть две причины.

• Мотивация. Некоторые компании умышленно показывают в своих таблицах и графиках неограниченный прогноз наряду с ограниченным. Это дает людям представление о том, сколько можно было бы продать дополнительно, если бы были налажены соответствующие поставки.

• Служить важным входом для компаний с высокой изменчивостью уровня поставок. Мы осветим вопрос о том, как быть в этой ситуации, в приложении 5.