? выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);

? возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

? партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;

? неограниченное число участков хранения;

? определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.

Базы данных, необходимые для управления хранением

БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.

Возможности для управления обработкой заказов

Обработка полученных заказов должна включать следующие операции:

? проверка кредитоспособности заказчика;

? проверка доступности запасов;

? подтверждение приема заказов;

? модификация заказов;

? обсчет заказов;

? оповещение клиентов о состоянии заказов;

? детализация цен и ценовых скидок;

? оформление договоров (спецификаций) на продажу;

? выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке

Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

? код заказчика;

? код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

? код группы товаров;

? код (номер, артикул) товара;

? количество товара;

? код пункта назначения;

? код вида транспорта;

? код упаковки;

? и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

? коды заказчиков;

? коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

? коды группы товаров;

? коды (номер, артикул) товара;

? коды пунктов назначения;

? коды видов транспорта;

? коды упаковки;

? коды условий сделок;

? коды условий поставок;

? коды приоритетов;

? коды особенностей обработки и др.;

? коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

? и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

? инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

? техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: «.Клиент процесса должен выполнять этот процесс». Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen” ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Дифференциация заказов

Концепция Lean Manufacturing[2] рассматривает предприятие как открытую систему, важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно настраивать их на необходимость предварительных заказов.

Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.

Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения:

Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки – авиа или авто.

Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые не должны быть крупными, поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 часов до 18 часов дня, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей.

Код (03) Обычные заказы. Обычными заказами считаются заказы, которые не должны быть мелкими, поступающие поставщику в течение рабочего дня, комплектация выполняется в течение 1–2 дней, а отгрузка осуществляется не позднее 3-го дня с даты поступления заказа. Иногда оговаривается, что отгружаются еженедельные партии по четвергам. Для регулярного пополнения запасов у клиентов. Рекомендуется размещать заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж\д или авто.

Код (04) Месячные заказы. Месячными заказами считаются заказы, которые содержат заранее согласованный перечень товаров на длительный срок; они не должны быть мелкими и срочными. Месячные заказы имеют согласованный график поставок (ежемесячные партии в 1-ю неделю месяца и т. п.). Для ежемесячного пополнения запасов у клиентов. Рекомендуется размещать месячные заказы в согласованные даты, чтобы сбалансировать загрузку склада. Выполняются из регулярного запаса на складе. Способ отгрузки: ж\д.

Код (05) Пробные заказы на новые товары. Такими заказами считаются заказы, которые:

? допускают вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

? являются предварительными и требуют подтверждения поставщика;

? являются планируемыми и требуют подтверждения заказчика.

Пробные заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж\д или авто.

Код (Об) Первичные заказы новых клиентов. Такими заказами считаются заказы, которые являются твердыми, но:

? отгрузка по ним осуществляется после специальной команды, поступающей от коммерческой службы после поступления платежа или его гарантии, поступления какой-либо необходимой информации (готовность судна к погрузке, дата подачи вагонов или автотранспорта и т. п.)

? разрешена отсрочка исполнения по просьбе заказчика или поставщика;

? отгрузка по ним заявлена или целесообразна только одновременно с другими заказами (сборный вагон или состав в одном направлении разным заказчикам и т. п.).

Возможно указание приоритетов заказов и выполнение соответствующего резервирования. Заказы не должны быть мелкими и срочными. Способ отгрузки: ж\д или авто, по указанию заказчика.

Код (07) Заказы на впервые продвигаемые поставщиком на рынок товары. Это проекты спецификаций товаров к возможным договорам. Они составляются коммерческой службой и обрабатываются как заказы с соответствующими признаками. Товары резервируются на сроки действия предложений. После того, как коммерческое предложение станет реальным договором, его спецификация корректируется в соответствии с изменениями при заключении договора и обрабатывается как реальный заказ соответствующего типа. Контролируются начальная и конечная даты срока действия предложения с автоматическим переводом в модуль "формирование коммерческих предложений" с функциями ввода и корректировки. Принципы размещения и выполнения сообщаются дилерам, когда поставщик объявляет продвижение товаров.

Код (08) Коммерческие предложения без обязательств. Это спецификации свободных предложений «на перспективу». Обработка ведется без резервирования количеств и сроков. Если такое предложение будет принято заказчиком, оно обрабатывается как новая заявка.

Код (08) Заказы, вид которых определяет приемщик. Это заказы, не подпадающие под вышеперечисленные категории. Приемщик заказов вводит все необходимые параметры по резервированию и распределению запасов, условиям платежей и пр. Это могут быть внутренние заказы, заказы с нестандартными условиями и т. п.

Встречается также и разделение заказов на перечисленные ниже виды.

Типовые заказы:

? заранее согласованный перечень товаров;

? запрос предыдущих заявок заказчика и истории продаж. Будущие заказы:

? вариабельность дат отгрузок, адресов доставки и количеств;

? планируемые заказы; предварительные заказы, требующие подтверждения.

Отложенные заказы:

? разрешение отсрочки по заказчику, товару и складу;

? полное стоимостное отслеживание и отчетность;

? возможность указания приоритетов отложенных заказов и выполнения соответствующего резервирования.

Для поддержания запаса товаров постоянного спроса по номенклатуре в целях исключения перебоев в удовлетворении заказов и создания страхового запаса каждого товара необходимо обеспечить:

? обработку заказов потребителей не по всему наличию товаров, а по половине или другой доле – остальное должно быть резервом для приоритетных клиентов;

? специальный контроль и признаки распределения запаса для каждого товара обработка разрешена по всему наличию, по половине наличия, по четверти наличия, не разрешена при наличии минимального запаса и т. д.

? каждому заказчику присвоить код важности в обработке заявок, например, официальные дилеры – 1, приоритетные клиенты – 2, собственный магазин дистрибьютора (если есть)– 3, прочие – 4, именно в такой последовательности.

Необходимо обеспечить возможность настройки заказов и строк заказов при обработке на:

? неоднократные отгрузки;

? несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

? разные методы отгрузки;

? разные исходные склады хранения товаров.

Важно приучить заказчиков к предварительным заказам, не требующим срочности отгрузок. Зарубежные поставщики стимулируют предварительные заказы клиентов дополнительными скидками, например: на срочные заказы дополнительной скидки нет, на заказы с поставкой в течение 3 дней скидка 1 %, с поставкой в течение недели -3%, с поставкой в течение месяца – 5 %; предварительные заказы обеспечивают ритмичную работу склада без оплаты сверхурочных. Более того, многие поставщики не предоставляют скидки в зависимости от объемов заказов, а только скидки в зависимости от предварительности заказов. Клиенты, желая получить наибольшие скидки, вынуждены прогнозировать спрос и готовить предварительные заказы – квартальные и полугодовые.

Возможности для управления отгрузками

Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:

? возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;

? расстановка заказов по приоритетам заказчиков;

? приоритеты на уровне отложенных заказов;

? приоритеты товаров;

? подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

? подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

? просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

? подтверждение, основанное на доступности по дате;

? возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

? подтверждение запасов по будущим заказам;

? установка разного времени резервирования на разных складах.

Файл заказов обрабатывается в несколько этапов:

Проверка артикулов (каталожных номеров) товаров в заказах на соответствие имеющимся в базе данных с выводом спецификации тех товаров, номера которых неизвестны компьютеру. Эти спецификации поступают товароведам для проверки, корректировки, выявления и обобщения спроса на новые товары, не хранимые на складе. Сверка заказов со справочниками приоритетов и других признаков и сортировка заказов с целью первоочередной обработки срочных заказов, заказов приоритетных клиентов, заказов на скоропортящиеся товары и т. д. Компьютер проверяет “ненормальные” заказываемые количества. Во избежание обработки неверного заказа система предусматривает поиск “ненормальных” количеств заказанных по ошибке или опечатке деталей по специальному алгоритму и дает правильное предложение количеств в таких случаях. Система проверяет среднемесячный спрос на соответствующую деталь и отмечает как “ненормальное” количество, превышающее спрос в 3 и более раз. В случае заказа “ненормальных” количеств не быстро оборачивающихся товаров они могут быть поставлены после подтверждения заказчика.

Распределение запасов

Технологией многих нынешних компьютерных программ предусмотрено, что обработка заказов производится компьютером по мере поступления, причем все заказы находятся в равном положении и при нехватке количества товаров они достанутся заказчику, чья заявка поступила раньше. Это значит, что и собственные дилеры, и приоритетные клиенты, и любые сторонние заказчики равны в правах. Такая политика не только не способствует поддержке дилеров, о которой должен заботиться дистрибьютор, но и препятствует улучшению его имиджа и развитию продаж.

Система должна распределять наличный запас по поступающим заказам по специальной логике, использующей факторы приоритета, такие, как тип заказа, дата его получения, ожидаемая дата готовности к отгрузке или график отхода судов, состояние платежа и др. Необходима расстановка заказов по приоритетам заказчиков, приоритетам на уровне отложенных заказов, приоритетам товаров.

Последовательность обработки заказа:

новый заказ + невыполненный заказ – слияние – решение о приоритете распределения – решение по ожидаемому сроку отгрузки или графику отхода судов – распределение запаса – перечень принятых к исполнению (для отгрузки) + перечень отсутствующих в наличии (для заказа поставщикам)

Количества, распределенные в конкретный заказ, не могут быть “переброшены” в другой.

Резервирование запасов

Система должна обеспечивать:

? подтверждение и резервирование запасов в интерактивном или пакетном режиме;

? подтверждение и резервирование товаров при вводе заказа;

? просмотр, подтверждение и резервирование товаров на уровне нескольких складов одновременно;

? подтверждение, основанное на доступности по дате;

? возможность отслеживать и автоматически обновлять время поступления от поставщиков;

? подтверждение запасов по будущим заказам;

? установка разного времени резервирования на разных складах;

? гибкие временные интервалы для оптимизации склада и отгрузок.

Управление позициями заказов

В практике часто возникает необходимость задержки исполнения заказов по разным причинам – ожидание платежа, ожидание недостающего товара для комплекта, ожидание нужного рейса самолета или судна и т. п. Поэтому необходима возможность управления задержками, специальные коды причин задержки и коды этапов, на которых задерживается исполнение заказа – до отбора, до упаковки или до отгрузки.

Поэтому необходимы:

? разные категории задержки отгрузки и их отслеживание;

? возможность задерживать весь заказ или отдельные позиции;

? возможность устанавливать предел кредита заказчику, основанная на просроченной или ожидающей оплаты дебиторской задолженности, до и после приема и подтверждения заказов;

? возможности задержки заказов, зависимые и не зависимые от кредитов;

? поддержка списка причин задержания для объяснения заказчику;

? контроль кредита в режиме реального времени и авторизация поставки сверх кредита;

? поддержка сообщений о кредитоспособности;

? возможность частичного и выборочного освобождения после задержания;

? возможность пароля для группы пользователей, обладающих правом вести операции с кредитами;

? отслеживание аннулированных заказов.

Кроме того, необходима возможность настройки заказов и строк заказов на:

? неоднократные отгрузки;

? несколько дат отгрузки и доставки, по нескольким адресам, с различными инструкциями;

? разные методы отгрузки;

? разные исходные склады хранения товаров.

Увязка со складскими операциями

Необходима возможность подготовки накладных на отгрузку, предусматривающая:

? гибкий выбор момента печати;

? возможности по сортировке строк;

? возможность редактировать количества товаров к отгрузке с отражением в выставляемом счете;

? разделение между различными складами;

? инструкции для опасных или хрупких товаров.

Управление заданиями персоналу Необходимо обеспечение возможностей:

? поддержка распределения заданий между рабочими склада: размещения, перемещения, отбора, пересчета товара, пополнения зон отбора (при наличии модуля автоматического пополнения зон отбора), контроля качества (при наличии модуля контроля качества);

? распределение заданий между рабочими оптимальным образом с учетом топологии склада, прав этого пользователя, приоритетов заданий и местонахождения пользователя на складе;

? возможность пропустить задание и получить следующее;

? возможность подтверждение задания путем сканирования штрих кодов товара и ячеек;

? получение отчета о трудовых затратах (производительности) каждого рабочего;

? просмотр операций, выполненных данным рабочим.

Сортировка и упаковка товара

Система должна обеспечивать:

? управление зонами сортировки и упаковки;

? возможность осуществления консолидации и упаковки товара во время его подготовки к отправке;

? поддержка двухуровневой упаковки (коробка/контейнер);

? возможность предварительного планирования распределения товара по коробкам и контейнерам;

? создание и подтверждение заданий на сортировку и упаковку;

? печать упаковочных листов, маркировка штрих кодами коробок/контейнеров;

? возможность осуществления распаковки коробок/контейнеров;

? отгрузка коробок и контейнеров со склада;

? отчет об упакованных товарах.

Обработка возвратов

? полное отслеживание возвратов по заказчикам и товарам;

? деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;

? возможность установки обязательной авторизации приема товаров по возвратам;

? отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным заказчиком;

? возможность обязательной регистрации, подтверждения и утверждения перед открытием кредита;

? возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату”.

Дополнительные возможности

? отслеживание партий, серийных и т. п. номеров на протяжении всего цикла нахождения товаров на складе;

? возможность срочной отгрузки товаров по заказам с ускоренным оформлением и оплатой наличными;

? мощные средства просмотра и поиска информации по заказам, отгрузкам, счетам и возвратам;

? возможность формировать наборы товаров в процессе продажи (по ходу) с полными возможностями ценообразования и функциональной полнотой;

? определение параметров контроля качества обработки заказов, компьютеризации процессов контроля.

Необходимость аналитических программ для управления.

Опыта руководителей недостаточно, необходимо отслеживание тенденций во всех процессах, чтобы принимать своевременные решения.

Некоторые параметры контроля для управленческих решений высшего руководства:

? тенденции изменения степени удовлетворения спроса на товары – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

? тенденции изменения доли срочных поставок (это негативный показатель) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

? тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

? и другие.

БД знаний для логистического управления

БД знаний ведутся для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей, а не для непосредственного обслуживания экономических расчетов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.

БД стоимости перевозки и маршрутов. Эта БД издержек используется для оценки экономической эффективности перевозки грузов.

БД объема работ и портфель заказов. Эта БД содержит оценку будущих запасов и потребности во времени обработки, свойственных имеющимся в наличии заказам; текущую работу и прогноз спроса.

Она является основой для контроля обязательств перед покупателями, а также основой для планирования использования рабочей силы и оборудования.