Обоснование применения технических средств контроля персонала

Необходимость скрытого наблюдение за персоналом может быть обусловлена разными причинами: от контроля его работы до проверки на лояльность к компании. Многие руководители особое внимание уделяют защите внутрифирменных сведений. Нередко средством такого контроля становится скрытое наблюдение за работниками компании – для этого устанавливают видеокамеры, прослушивают телефоны, просматривают сообщения электронной почты, контролируют посещаемые в Интернете сайты. Все это, конечно, позволяет в определенной мере обезопасить интересы бизнеса и одновременно проследить, как работники используют рабочее время, однако в ряде случаев такой контроль является незаконным и потому рискованным на предмет возможных судебных претензий со стороны недовольных работников. Кстати, проявление такого недовольства может быть инициировано либо спровоцировано конкурентами по бизнесу.

С помощью технических средств контроля большинство компаний преследует главную цель – не допустить утечки коммерческой информации. Но нередко таким образом отслеживают также и изменения в настрое работников, а также фактическое использование ими рабочего времени. Многие фирмы обеспечивают своих работников не только телефонами и компьютерами, но и доступом в Интернет. При этом важно знать, насколько эффективно и в каких целях персонал использует предоставленные ресурсы. Особенно актуально это бывает в условиях возможного либо намечаемого сокращения численности персонала. Скрытое наблюдение по понятным причинам эффективно при отсутствии сдельной оплаты труда.

В этой связи немаловажную роль играет психологический фактор. Дело в том, что те работники, которые изначально при приеме на работу предупреждены о применяемой на фирме системе скрытого наблюдения воспринимают это нормально. Совсем по другому они реагируют, когда о скрытых камерах узнают случайно – в такой ситуации специалисты, как правило, замыкаются, творческий потенциал персонала снижается.

Конституция РФ запрещает главный закон страны и сбор информации о частной жизни граждан без их согласия. А в случае скрытого наблюдения руководство фирмы именно получает несанкционированный доступ к личным сведениям работников. То есть нарушены сразу две статьи Конституции РФ: 23 и 24. Поэтому возмущенный специалист может не только оспорить законность действий руководства, но и потребовать компенсации морального ущерба.

Многие юристы придерживаются мнения, что методы наблюдения за персоналом должны быть закреплены в правилах внутреннего трудового распорядка. При этом работники должны быть ознакомлены с ними под роспись. Только в этом случае «прослушку» можно считать законной. Однако границы допустимого контроля весьма абстрактны. То, что работодатель вправе знать, сколько времени сотрудники тратят на личные разговоры по телефону, возражений, как правило, не вызывает. Однако не секрет, что руководители фирм иногда на основе данных скрытого наблюдения пытаются уволить неугодных работников. В этой связи напомним, что прослушивать телефонные переговоры можно только по решению судьи. Если же компания установила систему (либо элементы) «прослушки» самовольно, то какой-либо доказательственной силы полученные с ее помощью результаты иметь не будут. Это означает, что и дисциплинарное наказание должно быть признано незаконным. Поэтому уволить работника на основании данных такого контроля в любом случае нельзя. Более того, узнав о том, что разговоры прослушивались, а письма перехватывались, обиженный работник может обратиться в суд на предмет защиты нарушенных конституционных прав. Кстати, в частности, согласно статье 63 Федерального закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ «О связи», ограничение права допускается, только когда данные «прослушки» имеют значение для уголовного расследования, а Закон, от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ и вовсе запрещает сбор «информации, нарушающей личную тайну… тайну переписки, телефонных переговоров… физического лица без его согласия» (ст. 11).

Однако из любой ситуации, как известно, выход найти можно. Поэтому если руководство компании приняло решение на установку скрытых видеокамер или на "прослушку" служебных телефонов своих работников, его необходимо закрепить с достаточным обоснованием во внутренних документах в качестве метода контроля. Так, например, проверку электронной почты и просмотр сайтов, посещаемых работниками, можно обосновать защитой внутренней сети от вирусов. Для этого следует оформить приказ о том, что системный администратор должен просматривать всю информацию, поступающую на сервер. И эта же обязанность должна быть указана в должностной инструкции системного администратора. Однако это не дает права читать личные сообщения работников. На основании такого приказа можно просматривать только корпоративный почтовый ящик, предоставленный компанией. Поэтому надо быть готовым к возможным негативным последствиям контроля лисной переписки работника через сети.

«Прослушку» телефонов как средство наблюдения за персоналом ее лучше не оформлять – поскольку это запрещено законом, всегда найдется желающий «сделать козу» руководству фирмы, а последствия могут развиваться не только в рамках КоАП РФ, но и УК РФ, причем инициировать их развитие могут не только заурядные недоброжелатели, но и хорошо подготовившиеся конкуренты – поэтому не надо своими руками создавать им такую возможность. Однако и здесь есть выход – можно ввести на фирме так называемый режим коммерческой тайны. Правда, в этом случае можно прослушивать телефонные разговоры только работников, допущенных к секретной информации, однако перечень такой информации определяется самой фирмой. Разумеется, список контролируемых работников должен быть утвержден распоряжением руководителя фирмы. И лучше, если это будет не список работников как конкретных физических лиц с указанием их ФИО, а перечень должностей, подлежащих такому виду контроля. в таком случае ни о каком нарушении прав и речи быть не может. В уставе организации, конечно, также должно быть упомянуто о режиме коммерческой тайны – например, записью типа: «Организация вправе определять состав и порядок защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, обязана обеспечить сохранность коммерческой тайны и требовать от работников ее сохранения.»

Консалтинговые фирмы решить проблему могут проще – издать Положение об устных консультациях и указать в нем, что переговоры записываются для того, чтобы опровергать возможные претензии со стороны консультируемых клиентов. Правда, в этом случае о том, что разговоры записываются, придется извещать клиентов, но эту обязанность можно и нужно возложить на конкретных работников утвержденными руководством должностными инструкциями и тем самым переложить на них всю ответственность за неизвещение клиентов о записи разговора.

Установку скрытых видеокамер также не следует официально оформлять как метод наблюдения за работниками – достаточно утвердить Положение об охране помещений, записав в нем, что видеокамеры установлены в целях обеспечения безопасности тех же работников и контроля за самими помещениями. Разумеется, с этим документом работники должны быть ознакомлены под роспись. В этом случае доказать, что фирма вторгается в личную жизнь персонала, практически невозможно.

Однако при этом нельзя забывать о том, что работа в условиях полного контроля многих работников наверняка озлобит и в первую очередь пострадает атмосфера в коллективе поскольку с применением тотального контроля сплоченной команды на фирме не создать.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами, порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяться на всех работников предприятия (ст. 15, 56 ТК РФ).

Правила внутреннего трудового распорядка – документ, который обязательно должен быть в любой организации. С этим документом в обязательном порядке нужно знакомить под расписку всех работников организации. Это важно именно потому, что в большинстве случаев качество работы персонала напрямую зависит от подчинения трудовому распорядку организации.

Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Из смысла указанной статьи следует, что правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным локальным актом работодателя, а его отсутствие может повлечь за собой для работодателя и руководителя организации серьезные последствия в виде штрафов трудовой инспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками.

Хотя законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка, в связи с чем их разрабатывают самостоятельно с учетом специфики и особенностей организации, однако нормативная база для составления таких правил имеется – это раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ, статьями 189 и 190 которого определен круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения.

Прежде всего необходимо определить структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. В них нужно отразить специфику организации и зафиксировать как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы. Например, если в организации имеются работники, работающие в ненормированном режиме рабочего времени, то в правила нужно включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работники будут трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Для сменщиков в правилах предусматриваются графики сменности, указывается количество и продолжительность смен, время начала и окончания каждой смены и т. п. Время начала и окончания рабочего дня и продолжительность обеденного перерыва обязательно должны быть закреплены в правилах. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка обусловлены конкретными статьями Трудового кодекса РФ:

– основные права и обязанности работника и работодателя – ст. 21 и ст. 22 ТК РФ;

– режим рабочего времени – ст. 100 ТК РФ;

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем – ст. 101 ТК РФ;

– порядок введения суммированного учета рабочего времени – ст. 104 ТК РФ;

– время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность – ст. 108 ТК РФ;

– предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна – ст. 111 ТК РФ;

– предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем – ст. 119 ТК РФ;

– порядок, место и сроки выплаты заработной платы – ст. 136 ТК РФ;

– виды поощрений – ст. 191 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, который обязательно должен быть в любой организации и с которым надлежит обязательно знакомить под расписку каждого нового работника. Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно – распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003.

К основным вопросам, которые должны быть четко определены в правилах внутреннего трудового распорядка относятся:

– порядок приема и увольнения работников;

– права и обязанности работников;

– режим труда и отдыха;

– наказания и поощрения.

Согласно статье 189 ТК РФ трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Таким образом, указанные правила – обязательный локальный акт работодателя. Его отсутствие может повлечь за собой для руководителя организации (или уполномоченных им лиц) серьезные последствия в виде штрафов Рострудинспекции, конфликтов в коллективе и судебных тяжб с работниками. Поэтому подготовке данного локального акта рекомендуется уделять самое пристальное внимание.

Поскольку законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию правил внутреннего трудового распорядка, их надо разрабатывать самостоятельно с учетом специфики и особенностей деятельности организации.

Вместе с тем:

– согласно статье 189 ТК РФ (извлечение):

«Дисциплина труда – обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором, локальными нормативными актами организации.

Работодатель обязан в соответствии с настоящим Кодексом, законами, иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, трудовым договором создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда.

Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.

Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством Российской Федерации в соответствии с федеральными законами.»

– согласно статье 190 ТК РФ (извлечение):

«Правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.

Правила внутреннего трудового распорядка организации, как правило, являются приложением к коллективному договору.»

Порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, определен ст. 372 ТК РФ. Утвержденные работодателем правила внутреннего трудового распорядка организации обычно вывешиваются на видном месте в отделах, цехах, лабораториях и других подразделениях. В соответствии со ст. 56 ТК России при заключении трудового договора работник берёт на себя обязанность соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Что касается работодателя, то он может требовать от лиц, состоящих в трудовых отношениях, соблюдения этой обязанности. С правилами работодатель обязан ознакомить работников при приеме их на работу.

Анализ правил статей 189 и 190 ТК РФ позволяет сделать ряд важных выводов:

– утверждение правил внутреннего распорядка является обязанность, а не право работодателей;

– работодатели – физические лица (в том числе и индивидуальные предприниматели) – могут не утверждать правила внутреннего распорядка;

– указанные выше правила:

– представляют собой локальный нормативный акт;

– утверждаются работодателем с обязательным учётом мнения представительного органа работников;

– обычно прилагаются к коллективному договору.

В принципе, прежде всего надо определить структуру и содержание правил внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка:

– должны состоять из разделов об общих положениях, о порядке приема и увольнения работников, об основных обязанностях работников, об основных обязанностях работодателя, о рабочем времени и его использовании, о поощрении за успехи в работе и об ответственности за нарушение трудовой дисциплины;

– в разделе об общих положениях указывается в соответствии с чем утверджены данные Правила, срок их вводения в действие, на кого распространяется их действие, чем надлежит пользоваться в случае изменения трудового законодательства до внесения изменений и дополнений в данные Правила, о том, что с данными Правилами подлежат ознакомлению все работники организации, в т. ч. при приеме на работу. Т. е. здесь обычно говорится о действии правил – на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и т. п.;

– в разделе о порядке приёма перевода и увольнения работников обычно указываются документы, которые работодатель требует при приёме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия организации при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора, оформление приема, перевода и увольнения – т. е. должно быть указано о том, что:

– работники реализуют свое право на труд путём заключения с организацией трудового договора в соответствии со ст. 56–59, 63–71 ТК РФ;

– при приёме на работу организация обязана потребовать от работника: паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность; трудовую книжку (не представляют работники, впервые поступающие на работу); страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (если оно есть); документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу; документ об образовании, о квалификации, либо о специальной подготовке (если они есть);

– при приеме на работу организация и работник заключают письменный договор и каждая из сторон имеет по одному экземпляру трудового договора;

– приём на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации, который объявляется работнику под расписку. В приказе (распоряжении) должно быть указано наименование работы (должности) в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих или штатным расписанием и условия оплаты труда;

– фактическое допущение к работе соответствующим должностным лицом считается заключение трудового договора независимо от того, был ли прием на работу оформлен надлежащим образом;

– при поступлении рабочего или служащего на работу или при переводе его в установленном порядке на другую работу администрация организации обязана:

– ознакомить рабочего или служащего с порученной работой, условиями и оплатой труда, разъяснить его права и обязанности;

– ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором, действующим на данном предприятии, в учреждении, организации;

– проинструктировать по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда;

– на всех работников ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством;

– работники вправе расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив при этом работодателя письменно за две недели. При расторжении трудового договора по уважительным причинам, предусмотренным действующим законодательством, организация увольняет работника в срок, указанный в заявлении;

– по истечении указанных сроков предупреждения работник вправе прекратить работу, а администрация организации обязана выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет;

– по договоренности между работником и администрацией организации договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении;

– срочный трудовой договор подлежит расторжению досрочно по требованию работника в случае его болезни или инвалидности, препятствующих выполнению работ по договору, нарушения администрацией организации законодательства о труде, коллективного или трудового договора и по другим уважительным причинам;

– расторжение трудового договора по инициативе администрации организации не допускается без предварительного согласия профсоюзного комитета организации в случаях, предусмотренных законодательством;

– прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) администрации организации;

– в день увольнения администрация организации обязана выдать работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним окончательный расчет. Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Днем увольнения считается последний день работы;

– в разделе об основных обязанностях работников должно быть указано, что они обязаны (круг обязанностей (работ), которые выполняет каждый работник по своей специальности, квалификации или должности, определяется Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником должностей служащих, а также техническими правилами, должностными инструкциями и положениями, утвержденными в установленном порядке):

– работать честно и добросовестно, соблюдать дисциплину труда основу порядка на производстве, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации организации, использовать все рабочее время для производительного труда, воздерживаться от действий, мешающих другим работникам выполнять их трудовые обязанности;

– повышать производительность труда, своевременно и тщательно выполнять работы по нарядам и заданиям, нормы выработки и нормированные производственные задания, добиваться перевыполнения этих норм;

– улучшать качество работы и выпускаемой продукции, не допускать упущений и брака в работе, соблюдать технологическую дисциплину;

– соблюдать требования по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране, предусмотренные соответствующими правилами и инструкциями, работать в выданной спецодежде, спецобуви, пользоваться необходимыми средствами индивидуальной защиты;

– принимать меры к немедленному устранению причин и условий, препятствующих или затрудняющих нормальное производство работы (простой, авария) и немедленно сообщать о случившемся администрации;

– содержать свое рабочее место, оборудование и приспособления и передавать сменяющему работнику в порядке, чистоте и исправном состоянии, а также соблюдать чистоту в цехе (отделе) и на территории предприятия (учреждения, организации); соблюдать установленный порядок хранения материальных ценностей и документов;

– беречь имущество организации, эффективно использовать машины, станки и другое оборудование, бережно относиться к инструментам, измерительным приборам, спецодежде и другим предметам, выданным в пользование работникам, экономно и рационально расходовать сырье, материалы, энергию, топливо и другие материальные ресурсы;

– вести себя достойно, соблюдать правила поведения и вежливости;

– в разделе об основных обязанностях работодателя должно быть указано, что он обязан:

– правильно организовать труд рабочих и служащих, чтобы каждый работал по своей специальности и квалификации, имел закрепленное за ним рабочее место, своевременно до начала поручаемой работы был ознакомлен с установленным заданием и обеспечен работой в течение всего рабочего дня (смены); обеспечить здоровые и безопасные условия труда, исправное состояние инструмента, машин, станков и прочего оборудования, а также нормативные запасы сырья, материалов и других ресурсов, необходимые для бесперебойной и ритмичной работы;

– создавать условия для роста производительности труда путем внедрения новейших достижений науки, техники и научной организации труда; осуществлять мероприятия по повышению эффективности производства, качества работы и выпускаемой продукции, сокращению применения ручного, малоквалифицированного и тяжелого физического труда, улучшению организации и повышению культуры производства;

– постоянно совершенствовать организацию оплаты труда, широко применяя коллективные формы оплаты по конечным результатам работы, повышать качество нормирования труда; обеспечивать материальную заинтересованность работников в результатах их личного труда и в общих итогах работы, правильное соотношение между ростом производительности труда и ростом заработной платы, экономное и рациональное расходование фонда заработной платы, фонда материального поощрения и других поощрительных фондов; обеспечить правильное применение действующих условий оплаты и нормирования труда; выдавать заработную плату в установленные сроки;

– обеспечивать строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, постоянно осуществляя организаторскую, экономическую и воспитательную работу, направленную на ее укрепление, устранение потерь рабочего времени, рациональное использование трудовых ресурсов, формирование стабильных трудовых коллективов; применять меры воздействия к нарушителям трудовой дисциплины, учитывая при этом мнение представительного органа работников;

– неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда; улучшать условия труда, обеспечить надлежащее техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы, соответствующие правилам по охране труда (правилам по технике безопасности, санитарным нормам и правилам и др.). При отсутствии в правилах требований, соблюдение которых при производстве работ необходимо для обеспечения безопасных условий труда, администрация предприятия, учреждения, организации по согласованию с профсоюзным комитетом принимает меры, обеспечивающие безопасные условия труда;

– принимать необходимые меры по профилактике производственного травматизма, профессиональных и других заболеваний рабочих и служащих; в случаях, предусмотренных законодательством, своевременно предоставлять льготы и компенсации в связи с вредными условиями труда (сокращенный рабочий день, дополнительные отпуска, лечебно-профилактическое питание и др.), обеспечивать в соответствии с действующими нормами и положениями специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, организовать надлежащий уход за этими средствами;

– постоянно контролировать знание и соблюдение работниками всех требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране;

– обеспечивать систематическое повышение деловой (производственной) квалификации работников и уровня их экономических и правовых знаний, создавать необходимые условия для совмещения работы с обучением на производстве и в учебных заведениях;

– создавать трудовому коллективу необходимые условия для выполнения им своих полномочий, предусмотренных законом, способствовать созданию в трудовом коллективе деловой, творческой обстановки, всемерно поддерживать и развивать инициативу и активность трудящихся;

– внимательно относиться к нуждам и запросам работников;

– в разделе о рабочем времени и его использовании должно быть указано время начала и окончания работы и перерыва для отдыха и питания (в случае необходимости – примениетельно к специфике функционирования конкретных структурных подразделений), очередность предоставления ежегодных отпусков – сюда, в частности, включаются:

– время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);

– время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК России);

– специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (на основании ст. 109 ТК РФ);

– перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (на основании ст. 101 ТК РФ);