На первом занятии вы познакомитесь с азами работы приложений мощного комплекса офисных программ Microsoft Office 2007 и научитесь создавать и редактировать свои собственные документы. Ниже перечислены несколько несложных операций, описание которых вы найдете в упражнениях этого занятия:

• запуск приложений Microsoft Office;

• открытие документа;

• ввод и форматирование текста;

• оформление документа;

• добавление рисунков;

• сохранение выполненной работы;

• печать документа.

Вы приступаете к изучению пакета программ, объединенных общим названием Microsoft Office 2007. Это последняя версия широко известных офисных приложений компании Microsoft. Вы научитесь работать с каждым приложением пакета, узнаете об общих элементах этих программ, способах их взаимодействия друг с другом и с операционной системой Windows.

Первое занятие – подготовительное. На нем рассматриваются основные приемы работы с приложениями Office. Вы создадите несколько документов, научитесь сохранять их для последующего использования и печатать результаты работы на принтере.

Комплект Microsoft Office 2007 состоит из нескольких отдельных модулей. Эти программы в значительной степени взаимосвязаны, имеют схожие оформление и инструменты, но все же каждая из них является самостоятельным приложением.

Компоненты Microsoft Office 2007 работают только под управлением операционных систем Windows ХР (с пакетом обновления 2), Microsoft Windows Server 2003 и Windows Vista.

Чтобы начать работу с Office 2007, нужно включить компьютер и подождать, пока загрузится операционная система, то есть на экране появится рабочий стол со значками и панелью задач, которая обычно размещается в нижней части экрана и представляет собой синюю полосу с кнопкой Пуск (Start) слева. В дальнейшем предполагается, что на компьютере уже установлен комплект Microsoft Office 2007 в полной конфигурации.

Давайте познакомимся с компонентами Microsoft Office, научимся открывать их и переключаться между их окнами.

1. Переместите указатель мыши в левый нижний угол экрана.

2. Щелкните на кнопке Пуск (Start) панели задач операционной системы Windows.

3. Переместите указатель на пункт Все программы (All Programs) меню Пуск (Start). Перейдите в подменю Microsoft Office (рис. 1.1) и вы увидите значки приложений системы Microsoft Office 2007 (если у вас остались установленными приложения более ранних версий Office, то вы увидите также и их значки).

4. Переместите указатель на пункт Microsoft Office Word 2007 и щелкните на нем. Откроется окно приложения Microsoft Office Word.

5. Снова щелкните на кнопке Пуск (Start), раскройте подменю Все программы (All Programs) и выберите команду Создать документ Office (New Office Document).

6. На вкладке Общие (General) открывшегося диалогового окна дважды щелкните на значке Новая книга (Blank Workbook).

Рис. 1.1. Меню Microsoft Office со значками приложений Office 2007

7. Теперь открыты окна двух приложений – Microsoft Word и Microsoft Excel. На рис. 1.2 окно Excel показано на фоне окна Word. Если оба окна развернуты до полноэкранного режима, одновременно можно будет видеть только одно из них.

8. Windows обеспечивает простое переключение между приложениями. Чтобы активизировать окно Word, нажмите клавиши Alt+Tab.

9. Чтобы вновь увидеть окно Excel, нажмите клавиши Alt+Tab еще раз.

Любой файл Windows отождествляется с некоторым типом, который идентифицируется расширением имени файла. Расширение – это совокупность символов, расположенных в имени файла правее последней точки. Свой тип имеют и документы Microsoft Office. Так, документам Word назначается расширение docx, презентациям PowerPoint – расширение pptx и т. д.

При установке программы Windows регистрирует связанные с ней типы файлов. В результате операционная система знает, с помощью какого приложения был создан тот или иной файл, и может сопоставить файлам определенного типа некоторые стандартные действия, выполняемые при активизации документа этого типа. Поэтому для запуска приложений Office с одновременным открытием нужного вам документа не обязательно отыскивать значки приложений в меню Пуск (Start). Просто выполните одно из следующих действий:

• дважды щелкните на значке документа, расположенном в окне папки или на рабочем столе;

• если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Недавние документы (Recent Documents) меню Пуск (Start).

Рис. 1.2. Окно Excel на фоне окна Word

Чтобы просмотреть или отредактировать документ Word или, например, внести новую запись в базу данных Access, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе и вы не помните точное название папки, в которой он хранится, проще всего воспользоваться диалоговым окном открытия документов. Это окно выглядит одинаково для всех приложений Office, а его инструменты позволяют быстро отыскать нужный файл. Давайте изучим способы поиска файла на примере документа Word.

1. Щелчком на кнопке Документ1 – Microsoft Word (Documentl – Microsoft Word) на панели задач активизируйте окно Word.

2. Щелкните на кнопке Office, которая расположена в левом верхнем углу окна приложения, и выберите в раскрывшемся меню команду Открыть (Open). Появится диалоговое окно, показанное на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Диалоговое окно открытия документа

3. Раскройте список Тип файлов (Files Of Types) и выберите пункт Документы Word (Word Documents). В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы (All Files).

4. Раскройте список Папка (Look In) и укажите жесткий диск локального компьютера или сетевой диск, на котором находится искомый документ.

5. Для раскрытия папки, вложенной в текущую, найдите ее значок в области списка файлов и дважды щелкните на нем.

6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх (Up One Level) панели инструментов.

7. Чтобы найти документ в стандартной папке Windows, щелкните на одной из шести кнопок левой панели диалогового окна открытия документа. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:

• Недавние документы (My Recent Documents) – ярлыки недавно открывавшихся файлов и папок;

• Мои документы (My Documents) – папка, в которой по замыслу создателей Windows должны храниться ваши рабочие документы;

• Рабочий стол (Desktop) – файлы и папки, расположенные на рабочем столе Windows;

• Мой компьютер (My Computer) – список дисков вашего компьютера;

• Надежные шаблоны (Trusted Templates) – папка с шаблонами;

• Сетевое окружение (Network Places) – позволяет получить доступ к папкам, размещенным в локальной сети или в Интернете.

8. Если вы не можете вспомнить точное имя файла, попробуйте воспользоваться другим режимом просмотра списка файлов. Щелкните на стрелке справа от кнопки Представления (Views) панели инструментов и выберите подходящий режим (рис. 1.4). Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов:

• Эскизы (Thumbnails) – на значке папки выводятся хранящиеся в папке изображения, что позволяет быстро увидеть содержимое папки;

• Рядом (Tiles) – вывод всех файлов папки в виде крупных значков;

• Значки (Icons) – все файлы и папки отображаются в виде значков меньшего размера, чем в режиме Рядом (Tiles);

Рис. 1.4. Свойства документа

• Список (List) – простой список всех файлов и папок с маленькими значками (см. рис. 1.3);

• Таблица (Details) – список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла;

• Свойства (Properties) – отображение свойств выбранного файла, которые выводятся в окне справа от списка, как показано на рис. 1.4;

• Просмотр (Preview) – предварительный просмотр содержимого выбранного файла в панели, расположенной справа от списка файлов.

9. Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате в режимах Эскизы (Thumbnails), Рядом (Tile) или Значки (Icons), щелкните на них правой кнопкой мыши и в подменю Упорядочить значки (Arrange Icons) контекстного меню выберите нужную команду сортировки значков.

10. Найдя документ, выделите его щелчком мыши или введите его имя в поле Имя файла (File Name).

11. Щелкните на кнопке Открыть (Open). Содержимое файла появится в окне Word.

12. Список кнопки Открыть (Open), показанный на рис. 1.5, позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения (Open Read-Only) запрещает модификацию документа, а режим Открыть как копию (Open as Сору) создает в Word копию открываемого документа. Пункт Открыть в обозревателе (Open in Browser) позволяет открыть файл в веб-браузере. Пункт Открыть с преобразованием (Open wuth Transform) позволяет открыть файл в формате расширяемого языка разметки XML (Extensible Markup Language) и использовать для него файл преобразования в формате XSL (Extensible Stylesheet Language). Пункт Открыть и восстановить (Open and Repare) позволяет восстановить файл, поврежденный при внезапном сбое в работе компьютера.

Рис. 1.5. Варианты открытия файла

Вы, естественно, будете не только просматривать имеющиеся документы, но и создавать свои собственные. Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ или нужно создать новый документ в другом приложении Office 2007, щелкните на кнопке Office и в появившемся меню выберите команду Создать (New).

Текст – основа большинства документов. Приложения Office 2007 предлагают набор разнообразных инструментов ввода, редактирования и форматирования текста. Основные операции для работы с текстом идентичны во всех программах комплекта Office 2007.

Чтобы наполнить только что созданный документ текстовым содержанием, выполните следующие шаги.

1. Введите обращение Дорогой Илья Александрович и нажмите клавишу Enter.

2. Затем введите текст Мы рассмотрели ваше предложение, и оно заинтересовало нашу компанию. К сожалению, вы не указали возможные сроки поставки пробных образцов. Сообщите их как можно скорее.

Обратите внимание, что по достижении правого края страницы программа сама переносит строки, и пользователю не нужно нажимать клавишу Enter в конце каждой строки.

3. Дважды щелкните на слове указали, и программа выделит его. Введите слово сообщили. Новое слово заменит выделенное.

4. Чтобы изменить точку в первой строке текста на восклицательный знак, щелкните правее точки. Текстовый курсор переместится в конец строки.

5. Нажатием клавиши Backspace удалите точку, затем введите восклицательный знак (!).

6. Протащите указатель мыши по словам К сожалению, чтобы выделить их, и нажмите клавишу Delete или Backspace. Указанные слова будут удалены.

7. Нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, нажмите клавишу —>. Будет выделена буква в.

8. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home). В появившемся диалоговом окне Шрифт (Font) установите флажок Все прописные (All caps), как показано на рис. 1.6.

9. Щелкните на кнопке ОК. Буква в будет преобразована к верхнему регистру.

Рис. 1.6. Диалоговое окно Шрифт

Для ввода простого текста, созданного в предыдущем упражнении, нет смысла пользоваться мощным текстовым процессором Word, вам вполне хватит возможностей программы Блокнот (Notepad). Не забывайте, что вы работаете с одним из лучших офисных приложений. Попробуйте немного приукрасить текст.

1. Для короткого письма шрифт в 11 пунктов кажется слишком мелким. Поэтому щелкните на кнопке Главная -> Редактирование -> Выделить (Home -> Editing -> Select), как показано рис. 1.7, и в появившемся меню выберите команду Выделить все (Select АН), чтобы выделить весь текст.

2. Щелкните на кнопке, расположенной в правом нижнем углу группы Шрифт (Font) вкладки Главная (Home).

3. В списке Размер (Size) открывшегося диалогового окна выберите число 14 и щелкните на кнопке ОК.

4. Щелкните левее первой строки текста. Окажется выделенной вся строка.

5. Щелчком на кнопке Главная -> Шрифт -> Полужирный (Home -> Font -> Bold) назначьте этой строке полужирное начертание.

6. Щелчком на кнопке По центру (Center) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home) задайте для этого абзаца выравнивание по центру.

7. Тройным щелчком в тексте второго абзаца выделите весь этот абзац. Затем щелкните на кнопке По ширине (Justify) в группе Абзац (Paragraph) вкладки Главная (Home), чтобы растянуть этот абзац на всю ширину страницы.

Рис. 1.7. Форматирование текста

Windows позволяет вставлять объекты, созданные одними программами, в документы других программ. В приложениях Office 2007 эта технология используется в полной мере. Вы можете строить документы, одновременно содержащие таблицы Word, листы Excel, графики, рисунки и любые другие объекты, создаваемые модулями Office или другими приложениями Windows.

Помимо основных программ, комплект Microsoft Office содержит несколько дополнительных модулей, которые обеспечивают рисование фигур, создание диаграмм и графиков, построение организационных диаграмм, размещение в документе рисунков, видеоклипов и звуков. Эти дополнительные возможности доступны во всех приложениях Office. Вы будете постепенно знакомиться с ними на протяжении всей книги. Не забывайте, что все они доступны в любом приложении Office. К примеру, методика создания организационных диаграмм описывается при изучении PowerPoint, но с помощью тех же приемов можно добавить организационную диаграмму в документ Word или в лист Excel.

Давайте воспользуемся графическими возможностями Microsoft Office и добавим в верхнюю часть созданного письма красочное название компании, отделенное от текста цветной линией.

1. Нажатием клавиш Ctrl+Home переместите курсор в начало документа.

2. Нажмите клавишу Enter, чтобы освободить место для будущего названия.

3. Перейдите на вкладку Вставка (Insert) и щелкните на кнопке WordArt, расположенной в группе Текст (Text), как показано на рис. 1.8.

Рис. 1.8. Коллекция WordArt

4. В появившейся коллекции выберите один из 30 стандартных вариантов оформления заголовков (к примеру, четвертый в третьем ряду).

5. В диалоговом окне Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text) введите текст Геркулес и щелкните на кнопке ОК.

6. Щелкните в окне документа за пределами надписи, чтобы зафиксировать выполненные изменения.

7. Перейдите на вкладку Вставка (Insert). Щелкните на кнопке Фигуры (Shapes), находящейся в группе Иллюстрации (Illustrations), и в появившейся коллекции выберите элемент Линия (Line). Значок указателя примет форму перекрестия.

8. Растяните мышью горизонтальную линию ниже надписи Геркулес, как показано на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Документ Word с элементами оформления

После того как вы закончите создание линии, появится дополнительная вкладка Формат (Format) с инструментами форматирования.

9. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и выберите в раскрывшейся коллекции красный цвет.

10. Щелкните на стрелке справа от кнопки Контур фигуры (Shape Outline), находящейся в группе Стили фигур (Shape Styles), и в подменю Толщина (Weight) выберите линию толщиной в 3 пункта. Окончательный вариант документа представлен на рис. 1.9.

Приложения Microsoft Office не случайно объединены в один пакет. Эти программы не просто имеют сходный интерфейс и поставляются на одном компакт-диске, они тесно интегрированы друг с другом. Давайте вставим электронную таблицу Excel в имеющийся документ Word.

1. Нажмите клавиши Ctrl+End. Затем нажмите клавишу Enter, введите текст Мы планируем закупать ваши изделия в следующих количествах:. Снова нажмите клавишу Enter.

2. Щелкните на кнопке Вставка -> Таблицы -> Таблица (Insert -> Tables -> Table) и в появившемся меню выберите пункт Таблица Excel (Excel Spreadsheet).

3. В документе Word появится небольшое окно с таблицей Excel, а ленту Word заменит лента Excel.

4. Введите число 2004 в первую ячейку листа и щелкните на стрелке вправо, чтобы перейти к следующей ячейке.

5. С помощью клавиш со стрелками перемещайтесь по ячейкам листа Excel и вводите числа, показанные на рис. 1.10.

6. Щелкните мышью в пределах документа вне листа Excel. Окно Excel превратится в обычную таблицу, и в Word вернется исходная лента с вкладками.

Рис. 1.10. Лист Excel в документе Word

Внедренный объект позволяет не просто ввести данные в таблицу Word с помощью приложения Excel. Внедрение объекта Excel дает возможность пользоваться всеми преимуществами электронных таблиц. Если дважды щелкнуть на таком объекте, появится окно листа Excel. Вы сможете провести необходимые расчеты, а затем, щелкнув вне окна листа Excel, снова вернуться в документ Word. После этих действий документ будет содержать уже обновленную таблицу Excel.

В документы Office можно внедрять не только листы Excel, но и практически любые объекты других приложений. Давайте добавим в левый нижний угол документа Word логотип компании (в качестве логотипа мы используем произвольное изображение). Для этого выполните следующие шаги.