Урок № 18. Справочник прочих доходов и расходов

В справочнике прочих доходов и расходов формируется и хранится список доходных и расходных статей, возникновение которых не связано с основным видом деятельности компании (курсовые разницы и др.). Информация, которая содержится в этом справочнике, впоследствии используется для ведения аналитического учета по счету 91 "Прочие доходы и расходы” бухгалтерского учета, и по аналогичным счетам налогового учета.

Чтобы открыть справочник прочих доходов и расходов, нужно выбрать в окне выбора справочника (см. рис. 1.13) позицию Прочие доходы и расходы, либо воспользоваться командой главного меню Предприятие | Доходы и расходы | Прочие доходы и расходы. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 2.20.

Рис. 2.20. Справочник прочих доходов и расходов

Этот справочник также имеет двухпанельное представление: слева можно сформировать список групп статей доходов и расходов (например, Курсовые разницы, Отклонения в стоимости материалов и др.), а справа отображается содержимое группы, на которой установлен курсор.

Отметим, что в этом справочнике не предусмотрено отдельного окна для ввода и редактирования групп и позиций: все необходимые для этого действия выполняются непосредственно в окне справочника. Поэтому чтобы добавить в справочник новую группу, выполните команду Действия | Новая группа или нажмите комбинацию клавиш +, после чего с клавиатуры введите произвольное название группы и нажмите клавишу .

Для добавления новой позиции выделите щелчком мыши группу, к которой она должна быть отнесена, и выполните команду Действия | Добавить либо нажмите клавишу . В результате в списке появится новая позиция, у которой автоматически будет заполнено поле Код. В поле Наименование нужно с клавиатуры ввести название статьи доходов (расходов), а в поле Вид прочих дох. и расх. из раскрывающегося списка выбирается вид доходов и расходов (например, Прибыль (убыток) прошлых лет, Курсовые разницы, Проценты к получению (уплате) и др.).

После этого в поле Отнесение расходов к деятельности, облагаемой ЕНВД нужно указать, как относятся прочие расходы к деятельности, облагаемой ЕНВД. Из раскрывающегося списка выбирается один из перечисленных вариантов:

• Не ЕНВД (расходы относятся к деятельности, не облагаемой ЕНВД);

• ЕНВД (расходы относятся к деятельности, облагаемой ЕНВД);

• Расходы распределяются.

В поле Принятие к НУ указывается, нужно ли отражать данную статью в налоговом учете (установка/снятие соответствующего признака осуществляется двойным щелчком мыши).

Чтобы отредактировать введенную ранее позицию, используйте команду Действия | Изменить или просто дважды щелкните на ней мышью, после чего внесите требуемые изменения.

Завершается ввод и редактирование позиций нажатием клавиши или просто щелчком мыши в любом другом месте данного окна.

Урок № 19. Справочник подразделений организаций

В программе ”1С:Бухгалтерия 8” реализована возможность ведения аналитического учета в разрезе структурных подразделений предприятия. Для ввода, хранения и редактирования информации об организационной структуре организации предназначен справочник подразделений организаций.

Чтобы войти в режим работы со справочником подразделений, его можно выбрать в окне выбора справочников (см. рис. 1.13), либо открыть с помощью команды главного меню Предприятие | Подразделения организаций. При выполнении любого из указанных действий на экране отобразится окно справочника (рис. 2.21), которое имеет иерархическую структуру: слева формируется список групп подразделений, а справа отображается содержимое группы, выделенной курсором.

Рис. 2.21. Справочник подразделений организации

Характерной особенностью этого справочника является то, что добавление в него как групп, так и позиций выполняется одинаково: переход в данный режим осуществляется с помощью команды Действия | Добавить, вызываемой также нажатием клавиши , или с помощью кнопки Добавить, расположенной в инструментальной панели окна. В любом случае на экране откроется окно ввода и редактирования (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Окно ввода и редактирования подразделений

В поле Наименование с клавиатуры вводится название позиции, а в поле Г руппа выбирается группа, к которой она должна относиться (т. е. подчиняться в иерархии). Отметим, что поле Группа можно и не заполнять, тогда позиция будет находиться в корневом каталоге иерархии, который по умолчанию называется Подразделения организаций.

В полях Код, Код по ОКАТО и КПП при необходимости можно с клавиатуры ввести соответствующие реквизиты. После нажатия кнопки ОК новая позиция появится в окне справочника.

Чтобы отредактировать позицию справочника, нужно выделить ее щелчком мыши и выполнить команду Действия | Изменить или нажать клавишу . Если позиция не имеет подчиненных уровней (не является группой), то переход в режим редактирования можно осуществлять двойным щелчком мыши на этой позиции.

Урок № 20. Справочник складов (мест хранения) компании

Справочник складов (мест хранения) предназначен для формирования и редактирования структуры складских подразделений компании. Содержимое справочника используется в документах, отражающих движение товарно-материальных ценностей, а также в других режимах работы.

Для перехода в режим работы со справочником складов нужно выполнить команду главного меню Склад | Склады (места хранения), либо выбрать соответствующую позицию в окне выбора справочника (см. рис. 1.13). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.23.

Рис. 2.23. Справочник складов (мест хранения)

Этот справочник имеет иерархическое представление. Однотипные складские помещения целесообразно объединять в группы (например, группа Производственные склады, группа Склады промтоваров и т. п.).

В крайней слева колонке списка отображается символ текущей записи в зависимости от наличия у нее подчиненных уровней. В последующих колонках отображаются код текущей записи, ее наименование, вид склада, тип цен розничной торговли и при необходимости – произвольный комментарий.

С помощью команды Перейти | Ответственные лица осуществляется переход к регистру сведений Ответственные лица. При выполнении команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.24.

Рис. 2.24. Список ответственных лиц предприятия

Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается дата назначения ответственного лица, наименование структурного подразделения предприятия (здесь могут быть не только склады, но и, например, кассы), а также ФИО ответственного лица.

Все работы по формированию и редактированию списка материально-ответственных лиц выполняются по умолчанию в окне, показанном на рис. 2.24.

Для добавления в список новой позиции нужно выполнить команду Действия | Добавить, для редактирования текущей позиции – команду Действия | Изменить (либо воспользоваться клавишами, соответственно, и ).

В поле Период значение вводится либо с клавиатуры, либо с помощью календаря, который открывается нажатием расположенной в конце поля кнопки.

В поле Структурная единица указывается структурное подразделение предприятия (выбор осуществляется из справочника структурных подразделений, который вызывается нажатием кнопки выбора).

Значение поля Физическое лицо выбирается из справочника физических лиц, который открывается на экране при нажатии на кнопку выбора.

С помощью команды Действия | Редактировать в диалоге можно включить режим ввода и редактирования данных по ответственным лицам в отдельном диалоговом окне, которое изображено на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Ввод и редактирование данных по ответственным лицам

В этом окне в поле Склад указывается название склада, а в поле Физическое лицо – ФИО ответственного по этому складу физического лица. Требуемые значения выбираются из соответствующих справочников.

В поле Действует с указывается дата назначения данного лица ответственным по складу. Завершается ввод сведений нажатием кнопки ОК или Записать. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Для перехода в режим формирования либо редактирования группы складов следует выполнить команду Действия | Новая группа (она вызывается также нажатием комбинации клавиш +), в результате чего на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Ввод и редактирование группы складов

В поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование создаваемой группы складов.

В поле Код указывается код создаваемой группы. Значение данного поля формируется автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Родитель можно указать группу складов, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.

После нажатия кнопки ОК либо Записать созданная группа складов будет добавлена в окно списка. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.

Переход в режим формирования нового склада осуществляется с помощью команды Действия | Добавить, либо нажатием клавиши (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу складов, в которую должен быть помещен создаваемый склад).

Чтобы отредактировать текущий склад, следует воспользоваться командой Действия | Изменить либо клавишей . Все необходимые действия по созданию и редактированию склада выполняются в диалоговом окне, которое представлено на рис. 2.27.

Рис. 2.27. Ввод и редактирование складов

В этом окне определяются значения следующих параметров:

• Группа. В этом поле из справочника складов (окно справочника открывается с помощью кнопки выбора) выбирается группа складов, к которой будет отнесен данный склад;

• Наименование. Здесь с клавиатуры вводится произвольное наименование создаваемого склада (например, Склад сборочного цеха, Склад промтоваров и т. п.);

• Ответственное лицо. В этом поле указывается материальноответственное лицо, за которым будет закреплен текущий склад. Необходимое значение выбирается в окне справочника физических лиц, которое выводится на экран с помощью кнопки выбора. С помощью кнопки История можно просмотреть историю смены материально-ответственных лиц текущего склада;

• Вид склада. Здесь нужно указать вид данного склада (в рассматриваемой конфигурации предусмотрено разделение складов по видам). Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Возможные варианты: Оптовый, Розничный и Неавтоматизированная торговая точка;

• Код. Значение данного поля формируется автоматически и представляет собой числовой код текущего склада. При необходимости это значение можно отредактировать с клавиатуры;

• Тип цен. Смысл этого параметра заключается в том, что для каждого склада можно установить тип цен, по которым будет производиться розничная продажа товарно-материальных ценностей. Требуемое значение выбирается в окне справочника Типы цен номенклатуры, которое открывается на экране после нажатия кнопки выбора. Данный параметр является обязательным для заполнения в том случае, если в расположенном выше поле Вид склада выбрано любое значение, кроме Оптовый;

• Комментарий. В этом поле при необходимости можно с клавиатуры ввести любую дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к текущему складу.

По окончании ввода данных нужно нажать в окне редактирования кнопку ОК либо Записать. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Закрыть.

Урок № 21. Справочник физических лиц

Справочник физических лиц предназначен для ввода, редактирования и хранения информации обо всех физических лицах, работающих или работавших на предприятии. Более того, здесь можно хранить сведения и о кандидатах, которые могут стать работниками предприятия. В программе реализована возможность группировки физических лиц по категориям (например, штатные работники, внештатные работники, подотчетные лица, уволенные и т. д.).

Чтобы открыть справочник физических лиц, его можно выбрать в окне выбора справочников (см. рис. 1.13) либо с помощью команды главного меню Кадры | Физические лица. В любом случае на экране отобразится окно справочника, которое показано на рис. 2.28.

Рис. 2.28. Справочник физических лиц

Окно справочника состоит из двух панелей. В левой части формируется перечень групп физических лиц (Штатные, Внештатные, Уволенные и др.), а в правой части отображается содержимое группы, на которой установлен курсор.

Отметим, что механизм группировки физических лиц очень удобен – он позволяет систематизировать хранение данных о физических лицах в зависимости от текущего статуса или положения каждого лица. К тому же в программе предусматрено использование уровней вложенности (например, в группе Штатные можно создать подгруппы Администрация, Бухгалтерия, Склад, Отдел продаж, Производственный цех и т. д.).

Вы можете в любой момент переместить физическое лицо из одной группы в другую (например, уволившегося человека из группы Штатные в группу Уволенные). Для этого нужно щелкнуть на соответствующей позиции правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переместить в группу (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш ++). В результате на экране откроется окно со списком имеющихся групп, в котором нужно щелчком мыши указать требуемую группу и нажать кнопку Выбрать (она находится в инструментальной панели данного окна) или клавишу .

Чтобы создать новую группу физических лиц, нужно выполнить команду Действия | Новая группа либо нажать комбинацию клавиш +.

Для перехода в режим редактирования группы щелкните на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Изменить или нажмите клавишу .

Ввод и редактирование группы физических лиц осуществляются в окне, которое изображено на рис. 2.29.

Рис. 2.29. Ввод и редактирование группы физических лиц

В поле Наименование следует с клавиатуры ввести наименование группы физических лиц.

В поле Код указывается код этой группы. Значение данного поля формируется автоматически, но его при необходимости можно отредактировать с клавиатуры. Отметим, что поле Код не является обязательным для заполнения.

В поле Группа физ. лиц можно указать группу из числа созданных ранее, которая в иерархии будет являться родительской для создаваемой группы. Если создаваемая группа должна находиться в корневом каталоге списка, то это поле заполнять не следует.

Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК либо Записать. При нажатии кнопки Закрыть осуществляется выход из режима без сохранения изменений.

Переход в режим ввода информации о новом физическом лице осуществляется с помощью команды Действия | Добавить либо нажатием клавиши (предварительно нужно щелчком мыши выбрать группу, к которой необходимо отнести данное лицо).

Чтобы отредактировать информацию о физическом лице, следует воспользоваться командой Действия | Изменить либо клавишей . Все необходимые действия по вводу и редактированию данных выполняются в окне, которое представлено на рис. 2.30.

Рис. 2.30. Ввод и редактирование данных о физическом лице

Начинается ввод сведений о физическом лице с указания его ФИО.

В поле Имя нужно с клавиатуры последовательно через пробел ввести фамилию, имя и отчество, а затем щелкнуть мышью в поле ФИО. В результате параметры верхней части окна будут заполнены так, как показано на рис. 2.30. Отметим, что впоследствии в поле Имя из раскрывающегося списка можно будет выбрать вариант представления фамилии, имени и отчества физического лица в интерфейсах списка и выбора (например, Петрова М.И., или Петрова Мария Ивановна, и т. д., причем список вариантов формируется программой автоматически после ввода ФИО).

В поле Дата рождения с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится дата рождения физического лица (это поле можно заполнить и с клавиатуры).

После этого в поле Пол из раскрывающегося списка выбирается пол физического лица (Мужской или Женский).

В поле Место рождения указывается место рождения физического лица. Для ввода данных нужно нажать кнопку выбора, в результате чего на экране отобразится окно (рис. 2.31).

Рис. 2.31. Ввод сведений о месте рождения

В этом окне нужно с клавиатуры ввести соответствующие данные (все параметры заполнять необязательно) и нажать кнопку ОК. На рис. 2.30 значение поля Место рождения сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 2.31.

В поле Удостоверение указываются параметры документа, удостоверяющего личность. Ввод сведений осуществляется в окне, изображенном на рис. 2.32 (это окно вызывается нажатием кнопки выбора).

Рис. 2.32. Ввод данных о документе, удостоверяющем личность

В поле Вид документа нужно указать вид документа, удостоверяющего личность. Для этого следует нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника документов, удостоверяющих личность, выделить щелчком мыши требуемую позицию (в большинстве случаев это будет Паспорт гражданина Российской Федерации) и нажать кнопку Выбрать или клавишу .

В полях Серия, Номер и Дата выдачи указываются соответствующие реквизиты документа. Первые два поля заполняются с клавиатуры, а дату выдачи можно ввести как вручную, так и выбрать в календаре, открываемом нажатием кнопки выбора.

В поле Кем выдан указывается полное наименование органа, выдавшего данный документ. Затем в соответствующих полях вводится код подразделения в документе, дата регистрации по месту жительства, а также дата, начиная с которой действует запись о паспортных данных физического лица.

С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений данных о документе, удостоверяющем личность (смена фамилии после замужества, замена документа и др.).

Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК или клавиши . На рис. 2.30 значение поля Удостоверение сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 2.32.

В поле Гражданство указываются сведения о гражданстве физического лица. Для этого также предназначено отдельное окно (рис. 2.33), вызываемое по кнопке выбора.

Рис. 2.33. Ввод данных о гражданстве физического лица

В поле Страна следует указать название страны, гражданином которой является человек. Для этого нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить щелчком мыши нужную позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу .

Если по каким-то причинам человек не имеет права на пенсионное обеспечение либо не является налоговым резидентом Российской Федерации, то нужно установить соответствующие флажки. В отдельном поле указывается дата, начиная с которой запись о гражданстве считается действительной. С помощью кнопки История можно просмотреть историю изменений записей о гражданстве данного физического лица.

На рис. 2.30 значение поля Гражданство сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 2.33.

Если человек является инвалидом, то нужно в поле Инвалидность нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне установить признак инвалидности, ввести реквизиты справки об инвалидности, указать группу и нажать кнопку ОК. Если человек не является инвалидом, то значение поля Инвалидность должно выглядеть так, как показано на рис. 2.30.

В соответствующих полях области Индивидуальные номера нужно с клавиатуры ввести код ИФНС, страховой номер Пенсионного фонда России и индивидуальный номер налогоплательщика.

Далее требуется ввести контактные данные физического лица. Для этого предназначены параметры, расположенные на вкладке Адреса и телефоны (рис. 2.34).

Рис. 2.34. Ввод контактных данных физического лица

В поле Адрес по прописке указывается адрес, указанный в документе, удостоверяющем личность. При щелчке мышью в этом поле на экране отобразится окно, которое показано на рис. 2.35 (впоследствии это окно можно вызвать с помощью кнопки выбора).

Рис. 2.35. Интерфейс ввода адреса физического лица

В соответствующих полях данного окна указываются почтовый индекс, регион, город, улица и прочие реквизиты адреса. В поле Представления по мере ввода этих реквизитов автоматически формируется представление адреса. Введенные данные будут сохранены после нажатия кнопки ОК.

На рис. 2.34 значение поля Адрес по прописке сформировано в соответствии со значениями параметров, показанными на рис. 2.35.

Поля Адрес проживания и Адрес для информирования заполняются аналогичным образом. Однако их можно заполнить и копированием – когда один адрес совпадает с каким-либо из введенных ранее. Для этого нужно щелкнуть в поле правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Скопировать из, после чего в появившемся окне щелчком мыши выбрать название адреса, который нужно скопировать, и нажать кнопку ОК.

В полях Телефон и Телефон служебный указываются контактные телефоны физического лица. В каждое поле можно ввести несколько телефонных номеров, разделяя их запятой или другим разделителем.

Если у человека имеется один или несколько электронных адресов, то их можно указать в поле Email. Прочие контактные данные (веб-сайт, ICQ и др.) можно с клавиатуры ввести в поле Другое (любая другая контактная информация).

Завершается ввод данных о физическом лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае данные будут сохранены одновременно с закрытием окна ввода/редактирования, во втором – окно закрыто не будет, но данные сохранятся.

Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений. Все эти кнопки доступны на обеих вкладках данного окна.

При необходимости данные о физическом лице можно вывести на печать. Для этого нужно нажать кнопку Печать, которая находится внизу окна слева от кнопки ОК. Пример печатной формы документа показан на рис. 2.36.

Рис. 2.36. Печать сведений о физическом лице

Чтобы распечатать данные, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш +

.

Урок № 22. Справочник контактных лиц

Для ввода, редактирования и хранения информации о контактных лицах в программе ”1С:Бухгалтерия 8” предусмотрено ведение справочника контактных лиц. Отметим, что все контактные лица в программе делятся на три категории:

• Контактные лица контрагентов;

• Прочие контактные лица;

• Личные контакты.

Вид контактного лица указывается в процессе ввода информации о нем.

Чтобы открыть справочник контактных лиц, необходимо выполнить команду главного меню Операции | Справочники, затем в появившемся окне (см. рис. 1.13) выделить щелчком мыши позицию Контактные лица и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника (рис. 2.37).

Рис. 2.37. Справочник контактных лиц

В этом окне отображается перечень введенных ранее контактных лиц (при первом открытии справочника он будет пустым). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код, ФИО контактного лица, вид контактного лица и к кому оно относится.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом контактном лице, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить или нажать клавишу .

Для перехода в режим редактирования сведений о введенном ранее контактном лице нужно выделить в списке соответствующую позицию и выполнить команду контекстного меню Изменить или нажать клавишу (также можно просто дважды щелкнуть на этой позиции мышью).

Ввод и редактирование данных о контактных лицах осуществляются в окне, которое показано на рис. 2.38.