С 5 апреля 2004 года вступили в силу новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.04. Этим же постановлением приняты указания по их применению и заполнению.

Для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое, не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами – о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

В соответствии с п. 2 названного постановления унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные в п. 1.1 «По учету кадров», распространяются на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда» – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. Индивидуальные предприниматели без образования юридического лица указанные формы не заполняют.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма № Т-1).

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Форма № Т-1А)

Эти формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Формы составляются и заполняются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Личная карточка работника (форма № т-2).

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС)

Заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la), трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства Государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы № Т-2 ГС указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы № Т-2.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание (форма № Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.

Более подробно порядок заполнения и оформления штатного расписания описан в главе «Бюджет».

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4)

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 «Послевузовское профессиональное образование» указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

Пункт 5 «Учетная степень» заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 «Учетное звание» сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5).

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а)

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), вносится запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6а)

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7)

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работников. Как нелегко приходится директору по персоналу крупных компаний, когда нужно учитывать все пожелания работников.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Дополнительную информацию об отпусках и особенностях формирования графика отпусков можно посмотреть в главе 7.

Трудовой кодекс РФ предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст. 123, график отпусков должен быть составлен во всех организациях, независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контаркта)с работником (форма № Т-8).

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8а)

Эти формы применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Заполняются формы работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2 и № Т-2ГС), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником».

В зависимости от конкретных оснований увольнения, установленных ТК РФ (ст. 77, 81 и ряд других), к приказу должны быть приложены документы, подтверждающие обоснованность увольнения (акты, справки, заключения, подтверждающие результаты испытаний, аттестации, состояния здоровья и пр.).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9).

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9а)

Применяются для оформления и учета направления(й) работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(и) и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов (например, «За счет средств предприятия», «За счет принимающей стороны», «Оплату питания и проживания работников во время командировки берет на себя принимающая сторона»), другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью организации. Занимаясь подбором региональных представителей при организации филиала «с нуля», нам зачастую приходилось ставить в командировочные удостоверения печати гостиниц или аэропортов.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Нормы выдачи командировочных и средств на оплату жилья определяются Постановлением Правительства Российской Федерации.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11а)

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» реквизита «в сумме ___руб.__коп.».

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12).

Табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13)

Применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля соблюдения работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа. Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т. п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме № Т-12 графы 4-18, 20–35; в форме № Т-13 графа 4) отведено две строки – одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая – для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).

Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени»

Применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. п., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

Записка-расчето предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного вида отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

Применяется для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за приемку выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы. Немного странно, что форма, принятая после введения Трудового кодекса, измененная уже во второй редакции, до сих пор содержит понятие Трудового договора (контракта), которое в Трудовом кодексе исключено.

Нельзя забывать о том, что кадровые документы – это первичные учетные документы, которые являются основой для производства любых выплат и, следовательно, для начисления налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий к бухгалтеру и кадровику. Поэтому, принимая решение об отказе или об использовании унифицированных форм, обратитесь к Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет ведется на основании первичных учетных документов, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм. Таким образом, обязанность по применению унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата, возникает у организаций в силу ст. 9 указанного закона. В то же время отказ от применения унифицированных форм является нарушением законодательства о бухгалтерском учете, но не трудового законодательства. Но одно влечет за собой другое.