Схема 3.4. Схема оформления списка дел

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам (лицевые счета работников относятся к документам с длительным сроком хранения, они должны храниться 75 лет), подлежат сдаче в государственные архивы. Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105). В то же время, согласно п. 3 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете, ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. За нарушение порядка хранения документов на руководителя организации может быть наложен административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В соответствии с п. 6.8 этого Положения в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом комиссию по расследованию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов, – главного инженера, начальника службы безопасности и т. п.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляют актом, в котором необходимо указать причины утраты документов, описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений. У лиц, ответственных за сохранность документов (главного бухгалтера, делопроизводителя или др.), необходимо получить письменные объяснения.

К акту прилагается опись пострадавших документов. Акт утверждает руководитель организации.

3.2. Оценка имущества и обязательств

Для отражения имущества и обязательств в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности производится их оценка (п. 1 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

Оценка – способ выявления стоимостного содержания экономических явлений. Оценку стоимости имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности осуществляют в денежном выражении (схема 3.5).

Схема 3.5. Оценка имущества

В связи с тем что существуют различные варианты оценки имущества и обязательств, при оценке конкретного вида имущества или обязательств необходимо учитывать требования стандартов по бухгалтерскому учету (ПБУ), в частности: по учету основных средств – ПБУ 6/01, по учету материально-производственных запасов – ПБУ 5/01, по учету договоров (контрактов) на капитальное строительство – ПБУ 2/94, по учету имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, – ПБУ 3/2006.

Оценка объектов бухгалтерского учета зависит от их видов и цели, с которой производится оценка: при постановке объекта на бухгалтерский учет; для отражения в бухгалтерской отчетности; для налоговых расчетов; для статистической отчетности; для прочих целей. Так, основные средства могут быть оценены по первоначальной, текущей (восстановительной), остаточной или рыночной стоимости (схема 3.6).

Схема 3.6. Виды оценки основных средств

Методы оценки различных видов имущества и обязательств должны быть отражены в приказе по учетной политике предприятия.

3.3. Калькуляция

Калькуляция (от лат. calculatio – счет, вычисление) – определение затрат в денежной форме на производство единицы или группы единиц изделий либо на отдельные виды работ, услуг (транспортные перевозки, ремонт и др.).

Калькуляция, являясь основой для исчисления стоимости единицы продукции или выполненных работ, применяется при планировании, учете и анализе себестоимости продукции (работ, услуг).

Калькуляция может быть прогнозной, плановой, отчетной (фактической). Прогнозные калькуляции – разновидность перспективных плановых калькуляций, которые необходимы для определения эффективности капитальных вложений и новой техники. Плановые калькуляции составляют на планируемый период на основе прогрессивных норм затрат труда и средств производства, отражающих дальнейший технический прогресс и улучшение организации производства и труда. Разновидностью плановых являются сметные калькуляции, которые составляют на разовое изделие или работу для определения цены при расчетах с заказчиками и других целей. Разновидностью текущих плановых калькуляций являются нормативные калькуляции. В их основе лежат текущие, действующие нормы, характеризующие в основном достигнутый уровень затрат. Их применяют при нормативном методе учета затрат. Текущие нормы затрат соответствуют производственным возможностям предприятия на данном этапе работы. Текущие нормы затрат в начале года, как правило, выше средних норм затрат, заложенных в плановую калькуляцию, а в конце года – наоборот, ниже. Отчетные калькуляции исчисляются на основе данных учета и характеризуют фактический уровень затрат (фактическую себестоимость произведенной продукции или выполненных работ) (схема 3.7).

Схема 3.7. Виды калькуляций

Под объектом калькуляции, т. е. носителем издержек, понимают виды продукции (отдельные изделия, заказы), выполняемые виды работ и услуг. В качестве единицы калькулирования принимаются как натуральные (штуки, метры, литры), так и стоимостные показатели (рубль затрат, рубль выручки).

Калькуляция как способ группировки затрат относительно конкретной единицы продукции дает возможность отследить каждую составляющую себестоимости продукции (работ, услуг) на любом уровне производственного процесса. Себестоимость продукции (работ, услуг) представляет собой стоимостную оценку используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство и реализацию. Иными словами, себестоимость продукции – это текущие затраты (издержки) предприятия на производство продукции и ее реализацию (сбыт).

Калькулирование себестоимости продукции (работ, услуг) – заключительный этап учета затрат. Он состоит в исчислении себестоимости единицы выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг путем деления затрат, связанных с производством, на их количество. Этот порядок действует при любом методе учета затрат, а особенности калькулирования проявляются лишь при выборе объекта исчисления себестоимости. Так, при позаказном методе в качестве объекта калькулирования принимается заказ, при попередельном – единица вида полуфабрикатов или продукции соответствующего передела (стадии технологического процесса) и т. д.