Когда-то я жил и работал не в Силиконовой долине, а в противоположной части Калифорнии, в Голливуде. Первая половина моей профессиональной карьеры прошла в шоу-бизнесе, я был режиссером-постановщиком на канале CBS, писал в свободное время киносценарии и бульварные романы. Я участвовал в создании новостных программ, художественных фильмов, драм и мюзиклов. Я имел возможность сотрудничать с выдающимися умами этой индустрии, начиная с легендарного Майка Уоллеса. Если вы имеете представление о шоу-бизнесе, вам известно, что путь к звездам проходит через тернии, и этих терний на моем пути попадалось не в пример много. Но я познакомился со многими интересными людьми и многое узнал, в частности об искусстве рассказывать четко и убедительно.

Затем, в 1987 году, у меня состоялся разговор с моим старым другом Беном Роузеном, который тогда был одним из ведущих венчурных инвесторов в мире высоких технологий, а затем стал председателем правления директоров Compaq Computer Corporation. Этот разговор изменил мою жизнь.

Мы с Беном познакомились в Стэнфордском университете, где он был студентом электротехнического факультета, а я, в свою очередь, учился на факультете ораторского мастерства и драматургии. Инженера и артиста свело то, что мы ухлестывали за одной девушкой. Впрочем, наш интерес к ней быстро остыл, однако зародилась и быстро начала крепнуть дружба. Бен следил за моей последующей карьерой на телевидении и прекрасно знал о моем интересе к искусству общения. А как председатель Compaq он понимал, с какой серьезной проблемой столкнулась их компания: ее главному исполнительному директору, талантливому руководителю по имени Род Каньон никак не удавалось выработать комфортный для себя стиль проведения презентаций.

Однажды Бен позвонил мне. «Род пытался научиться выступать на публике, – объяснил он. – Он даже занимался с некоторыми специалистами в этой области. Но это не дало результатов. Может быть, тебе будет интересно прилететь в Хьюстон и научить Рода тому, что знаешь сам?»

Я был заинтригован, но несколько смущен. В конце концов, я мало что знал о мире бизнеса. Но Бен закончил свою речь необычным предложением: «Compaq только что выпустил серию новых портативных компьютеров. Я видел драндулет, на котором ты до сих пор работаешь». (Я только что домучил свой второй роман на огромном старом компаковском «портативном» компьютере и мечтал о блестящей новой дорогой машине.) «Давай обменяем один наш новый компьютер на твои услуги?» – сказал он. Я немедленно согласился.

Я встретился с Каньоном в их хьюстонском офисе, и Бен просидел с нами все занятие, наблюдая, как я обучаю Рода основам искусства ясного и эффективного рассказа. Спустя час мы сделали перерыв, и Бен перехватил меня у торгового автомата в холле компании. «Джерри, – сказал он, прищелкнув пальцами, – ведь здесь открываются безбрежные просторы для бизнеса! Я целыми днями выслушиваю презентации руководителей всевозможных компаний, которые хотят, чтобы я инвестировал в их бизнес. Ты и представить не можешь, как запутанно и скучно они излагают. Ты просто обязан обосноваться в Силиконовой долине и научить их выступать. Видит бог, им нужна твоя помощь!»

Естественно, я был польщен. Но я считал себя профессионалом в сфере телевидения, а не бизнес-консультантом. «Я совершенно не ориентируюсь в Силиконовой долине и компьютерном бизнесе!» – возразил я.

Бен упорствовал: «Это не важно. Я познакомлю тебя с клиентами, научу вести бизнес, я тебе во многом помогу».

Я все еще возражал: «Не очень-то хорошая идея вести дела с друзьями». Бен покачал головой и ненадолго угомонился.

Как все успешные люди, Бен успешен потому, что настойчив, и он настойчиво продолжил склонять меня к нужному ему решению. На протяжении полугода он то и дело напоминал об этом, но я был преисполнен сомнений. Наконец, поддавшись упорству Бена, я согласился на поездку в Силиконовую долину, чтобы встретиться с некоторыми его коллегами. Среди них оказалась Андреа (Энди) Каннингем, которая, используя свой опыт, приобретенный в должности консультанта по связям с общественностью Стива Джобса из Apple Computer, открыла собственное успешное агентство по связям с общественностью Citigate Cunningham, Inc.

Когда я попал в офис Энди, она пребывала в довольно нервозном состоянии накануне своей презентации на крупной технической конференции. Я заглянул в ее черновик и предложил просто изменить порядок изложения идей, чтобы выступление стало более логичным. Затем мы вместе с ней просмотрели основные моменты доклада в новой последовательности. Настроение Энди заметно улучшилось, и она улыбнулась: «Да ты здесь далеко пойдешь!»

Вскоре мои сомнения развеялись. Я согласился на предложение Бена, и так появилась на свет компания Power Presentations.

Критически важная презентация

Искусство эффективного рассказа

Дон Валентайн из Sequoia Capital, легендарный венчурный инвестор, который представил меня руководителям компании Cisco, выслушивает по нескольку тысяч презентаций в год, большую часть которых готовят умнейшие люди в поисках средств для реализации своих бизнес-идей. Но Дон не перестает удивляться тому, что многие из этих презентаций неэффективны и неубедительны.

Однажды он резюмировал так: «Джерри, проблема в том, что никто не знает, как нужно рассказывать. А что еще хуже, никто не знает, что он не знает, как нужно рассказывать!»

Эта проблема всплывает по тридцать миллионов раз на дню – именно столько презентаций в PowerPoint, согласно недавнему исследованию, делается ежедневно. Аудитория этих презентаций, начиная с Дона Валентайна и заканчивая вечно занятыми исполнителями, присутствующими на заурядных собраниях персонала, непрерывно и безжалостно осаждается бесконечными потоками слов и слайдов.

Почему? Почему каждый выступающий не стремится изо всех своих сил призвать аудиторию к действию? Потому что цель подавляющего большинства деловых презентаций – просто сообщить фактические данные, а не убедить.

Попав из мира телевидения в деловой мир, я тотчас же увидел: перемещение огромных массивов информации к пассивной аудитории – вовсе не сообщение, это улица с односторонним движением, в конце которой тупик.

В телевизионной среде идеи и образы также передаются в одном направлении, по воздуху, через кабели или спутники, но там есть реакция, обратная связь, взаимодействие, которые возвращаются в виде рейтингов, критики, спонсоров, писем, звонков и иногда регулятивных законов.

В средствах массовой информации, проанализированных Маршаллом Маклуэном в его классическом труде «СМИ как массаж» (да-да, именно «массаж»), когда месседж неясен, когда публика не выражает удовлетворения, исход предрешен: передача закрывается. В бизнесе, если мысль не кристально ясна, если преимущества не очевидны аудитории, инвестирование уменьшается, продажи падают, одобрения не даются – презентация не имеет успеха.

В программе Power Presentations и в этой книге я рассказываю о том, как применить эту восприимчивость СМИ к мнению аудитории в мире бизнеса, и привожу набор методов, которые позволяют докладчику донести до аудитории призыв к действию, получить их «ага!».

Новый подход к презентациям

Методы, которым вы скоро научитесь, сочетают в себе новые и старые идеи из целого ряда дисциплин.

Когда я создавал телепрограммы, мне приходилось часами перебирать бобины, просматривать километры кинопленки, копаться в бесконечных репортажах, сортировать уйму интервью и сводить это все к программе продолжительностью 28 минут 40 секунд, которая должна была привлекать и удерживать внимание аудитории. Для таких бизнесменов, как вы, я сократил эту технологию создания истории до простого набора методов и форм. Большинство профессиональных писателей используют такие же приемы, чтобы активизировать естественный творческий процесс, свойственный каждому человеку.

На телевидении я работал в центральных аппаратных, оборудованных электронными генераторами символов, огромными цветовыми палитрами, устройствами для цветовой рирпроекции, анимационными экранами – все это стоило миллионы долларов. Большинство возможностей, которые тогда имели лишь профессионалы, теперь доступны пользователям программы PowerPoint, установленной более чем на 250 миллионах компьютеров. Увы, как подтвердит любой, кто видел хоть одну деловую презентацию, докладчики используют эти мощные функции с утонченностью канала MTV. Вместо этого им следовало бы руководствоваться хирургически точным советом Людвига Миса ван дер Роэ: «Меньше – это больше». В этой книге вы найдете простой набор рекомендаций, которые помогут вам применять принцип Миса на практике и создавать наглядную опору для своих презентаций, делать числовые и текстовые таблицы так, чтобы не ошеломлять, не путать или отвлекать свою аудиторию, а усиливать и прояснять ваше убедительное сообщение.

На телевидении я работал с теле– и видеокамерами, а затем монтировал отснятый материал в убедительную историю. При этом я всегда руководствовался профессиональными приемами кинематографии и редактирования, чтобы рассказать историю и воздействовать на аудиторию. Я преобразил эти изощренные методики в ряд последовательных принципов, которые вы сумеете быстро реализовать средствами PowerPoint – и донести до публики свой рассказ.

Кроме того, многие методы общения и убеждения я почерпнул из классических источников, к примеру из трудов Аристотеля. (Пусть слово «классический» вас не пугает. Какой-то мудрый человек однажды назвал классическим то, что выдерживает испытание временем потому, что действует. На страницах этой книги вы найдете подтверждение этому.) Во времена античности риторика считалась величайшим из свободных искусств; то, что философы древности именовали риторикой, мы сегодня называем ораторским искусством, умением повествовать. По ходу чтения вы увидите, как важны идеи Аристотеля для публичных выступлений любого рода, и научитесь убеждать аудиторию реагировать на ваш призыв к действию.

В основе методов лежат также научные знания и новейшие открытия ученых, изучающих человеческий мозг. Эти знания, описывающие, как мозг человека воспринимает информацию, объясняют и то, как любая аудитория реагирует на любые входные данные.

Уверен, такое сочетание традиционных и современных технологий общения и восприятия вооружит вас уникальным и эффективным инструментарием, который поможет вам проводить успешные презентации.

Вы заметите, что я часто делаю акцент на слове «история», и неспроста. В этой книге, так же как и на моих занятиях и семинарах, я фокусируюсь прежде всего на том, чтобы помочь вам определить важные элементы вашей истории и истории вашего бизнеса. Традиционные навыки презентации – язык тела, жесты, постановка голоса, зрительный контакт, ответы на вопросы аудитории – важны в неменьшей степени. Они важны настолько, что я посвятил этим вопросам две отдельные книги: «Эффективный презентатор», где рассказывается о том, как развивать навыки подачи материала, и «На линии огня» – о том, как отвечать на сложные вопросы.

Многие мои клиенты при первой встрече говорят: «С содержанием мне помогать не нужно. Просто научите меня, что делать с руками, когда я выступаю. И как не говорить постоянно “м-м-м”». В их случаях я отвечаю, что мы обязательно обратимся к этим вопросам, но только после того, как упорядочим историю. И тому есть две веские причины.

Во-первых, быстрого успеха не бывает: для того чтобы развить естественный стиль подачи материала, уникальный и при этом удобный для каждого конкретного выступающего, требуется немало времени и сил. Кроме того, в приложении А «Инструментарий профессионала» вы найдете список необходимых материальных условий для успешного выступления.

Во-вторых, что еще важнее, последовательность изложения – решающий фактор эффективной презентации. По существу, когда ваша история выстроена правильно, она служит основой хорошей подачи материала. Обратное неверно. Вы можете быть самым безупречным оратором на земле, но если ваша история четко не организована, успеха вы не добьетесь.

Позвольте привести вам наглядный пример.

В 1991 году мне позвонили из отдела по связям с общественностью компании Microsoft, моего постоянного клиента. «У нас есть молодой руководитель Джефф Рейкс, – объяснили они. – У него запланирована презентация нашего нового продукта, и нам хотелось бы, чтобы вы помогли ему подготовиться». – «Отлично, – ответил я. – Давайте проведем для Джеффа трехдневную программу». На другом конце линии возникла небольшая пауза. «Понимаете, у нас очень мало времени. В распоряжении Джеффа всего один день. Но при этом очень важно, чтобы он отточил свои навыки подачи материала. Он очень толковый и знает свое дело, ему просто не вполне комфортно. Можно ли что-нибудь сделать за день?» – «Попробую», – пообещал я.

То, что произошло дальше, весьма показательно. Как и требовалось, я провел с Джеффом всего один день. Но у нас не было времени работать над постановкой голоса или жестами. Вместо этого мы целиком сфокусировались на Windows for Pen Computing: для чего создан этот замечательный новый программный продукт, какие рынки, как надеется Microsoft, он будет обслуживать, как он был разработан, какие преимущества он дает пользователю. Одним словом, мы создали историю, которую должен был рассказать Джефф.

Я помог Джеффу принять некоторые решения: какие элементы истории наиболее актуальны и убедительны для его аудитории, какие технические детали необходимы, а какие, что не менее важно, избыточны. Затем мы вместе с Джеффом упорядочили презентацию так, чтобы ключевые идеи свободно и логично излагались от начала и до конца выступления. К вечеру мы проработали всю презентацию. Джефф теперь не только владел материалом, но и мог спокойно излагать его.

Результат? Презентация Джеффа имела феноменальный успех. Впоследствии сотрудники Microsoft из отдела по связям с общественностью, знавшие, что я занимался с Джеффом, хвалили меня за то, как здорово я поработал над его навыками подачи материала, хотя на самом деле мы даже не касались этого вопроса. Достаточно просто упорядочить последовательность материалов, чтобы человек перестал запинаться и сомневаться в себе и превратился в энергичного и уверенного оратора. Джефф Рейкс продолжил подниматься по карьерной лестнице и вскоре занял пост президента бизнес-отдела Microsoft, а также стал одним из самых выдающихся и эффективных ораторов компании. Через 27 лет Джефф ушел, чтобы возглавить Фонд Билла и Мелинды Гейтсов, благотворительную организацию Билла Гейтса. Одним из последних проектов Джеффа в Microsoft был карманный ПК, наследник технологий, ведущих свое начало от Windows for Pen Computing.

Вывод: никакой профессионально поставленный голос, никакие убедительные жесты не спасут запутанный рассказ, в то время как четкая и лаконичная история позволяет выступающему излагать доходчиво и ясно, что, соответственно, улучшает манеру подачи материала.

Психологическая продажа

Классическое искусство убеждения я описал как получение «ага!» от аудитории. Но чтобы добиться настоящего успеха, одного «ага!» недостаточно. Эффективная презентация – это непрерывный ряд сплошных «ага!». Проведение презентации можно сравнить с лечебным массажем. Хороший массажист никогда не отрывает своих рук от тела пациента. Подобным же образом хороший оратор никогда не упускает внимание публики. Он завладевает умами слушателей в самом начале презентации, проводит их по всем вопросам, проблемам, идеям, ни на миг не отпуская, а затем доносит до них призыв к действию.

Обратите внимание на глаголы, описывающие работу искусного оратора: завладевать, проводить, доносить. Все эти три слова можно свести к наименьшему общему знаменателю: управлять. Люди – решающий фактор в принятии деловых решений, а управление – первостепенный фактор в решениях инвестиционных. Хороший презентатор – тот, кто эффективно управляет умами аудитории. Следовательно, восприятие эффективной презентации на подсознательном уровне – это эффективное управление.

Разумеется, я вовсе не имею в виду, что хороший презентатор – это эффективный менеджер, опытный руководитель, отличный директор или превосходный распорядитель. Это было бы некоторой натяжкой. Подсознательно аудитория делает некие предположения. Если зрители присутствуют на презентации, суть которой неясна, они будут сопротивляться призыву к действию.

Влиятельные инвесторы, от Уоррена Баффета до Питера Линча, придерживаются одного общего принципа – инвестировать лишь в тот бизнес, который им понятен.

Когда ваша история не ясна, когда она фрагментирована или слишком запутанна, публике приходится немало потрудиться, чтобы уловить ее смысл. В конечном итоге этот тяжелый труд начинает вызывать сначала сопротивление, затем раздражение, а после – утрату доверия.

Книга Стива Круга о веб-дизайне имеет мало отношения к вопросу изложения, но ее название предельно кратко передает нашу мысль: «Не заставляйте меня думать».

Эффективный презентатор дает возможность зрителям легко улавливать идеи и не вынуждает их работать. Эффективная презентация приводит аудиторию к бесспорному выводу. Путь от начала до конца выступления для них настолько комфортен психологически, что они, не сомневаясь, согласятся на любое предложение оратора. Таким образом, презентация, по существу, является продажей.

Конечно, нельзя приуменьшать значение веских фактических доказательств, обосновывающих ваше деловое предложение. Идеально отточенная презентация не заменит хорошо продуманный бизнес-план, так же как и уверенная речь – честность. Вам нужен одновременно и стейк, и раскаленная сковорода. Но если две компании или два человека имеют равные преимущества, в конкурентной борьбе победит тот, кто расскажет о себе более убедительно.

Наконец, самое тонкое воздействие ясной и убедительной презентации, пожалуй, является и самым глубоким: докладчик, умеющий эффективно излагать, воспринимается как человек, способный управлять и заслуживающий доверия. Когда вы управляете сюжетом повествования, вы управляете аудиторией. Ваши слушатели последуют за вами туда, куда вы поведете их, и вы получите то, в чем нуждаетесь – деньги, влияние, возможности и успех.

В этом и заключается главная идея и смысл этой книги, независимо от того, какую роль или место в бизнесе вы сейчас занимаете. Возможно, однажды станет открытой и ваша компания, и тогда, надеюсь, методы, о которых вы сейчас узнаете, помогут вам заработать миллионы долларов. Но прежде чем это случится, вам придется преодолеть много критически важных препятствий, поскольку каждое деловое решение зависит от вашего умения рассказывать свою историю. Поэтому используйте техники убеждения, о которых узнаете с этих страниц, на каждом этапе движения к своей цели.

Чтобы помочь вам овладеть ими, я расскажу, как Cisco убедила инвесторов вложить миллиарды долларов в поддержку технологии настолько сложной, что даже сегодня немногие по-настоящему ее понимают. Вы увидите, как Yahoo! заработала капитал на все возраставшей привлекательности Интернета, использовав дерзкий имидж бренда в выразительной инвестиционной презентации. Вы также узнаете, как молодая телекоммуникационная компания Luminous Networks сумела привлечь 80 миллионов долларов частного капитала за период самого стремительного в истории рыночного спада. Я помогал создавать эффективные презентации для каждой из этих компаний. Надеюсь сделать то же самое и для вас.

Да, эта книга о презентациях. Но не только. Она о психологии, об искусстве рассказывать, о том, как побудить любую аудиторию откликнуться на ваш призыв к действию. Она о том, как, рассказывая, побеждать.

Проблема презентаций

Презентации – одно из самых частых мероприятий в жизни современного делового человека… и одно из самых удручающих. Согласно данным недавно проведенного исследования, каждый день с помощью Microsoft PowerPoint в мире проводится около тридцати миллионов презентаций. Уверен, и вам довелось посетить хотя бы несколько. Но сколько из них вам запомнились, сколько показались эффективными, убедительными? Наверное, не много.

Большую часть презентаций губят так называемые «пять смертных грехов»:

1. Отсутствие четкой цели. Слушатели уходят с презентации, так и не поняв, о чем она была. Сколько раз вы, целиком прослушав презентацию, в конце спрашивали себя: «И в чем же суть?»

2. Отсутствие явной выгоды для аудитории. Из презентации неясно, какую пользу из представленной информации может извлечь аудитория. Сколько раз вы, присутствуя на презентации, беспрестанно спрашивали себя: «Ну и что из этого?»

3. Отсутствие четкой последовательности. Очередность изложения мыслей докладчика так сбивает с толку, что аудитория не успевает и не может следовать за ним. Сколько раз вы, сидя на презентации, в какой-то момент говорили себе: «Минуточку! А с чего вдруг он об этом заговорил?»

4. Перегруженность техническими подробностями. Докладчик излагает столько фактов, в том числе сугубо технических или не относящихся к делу, что главная мысль теряется. Сколько раз вам приходилось выслушивать презентации и на каком-то этапе говорить себе: «А что это значит?»

5. Чрезмерная продолжительность. Публика теряет концентрацию и начинает скучать на середине презентации. А вам хоть раз за свою профессиональную деятельность доводилось бывать на слишком коротких презентациях?

Когда выступающий совершает любой из этих грехов, он тратит время, энергию и внимание своей аудитории. Более того, он мешает достижению собственных целей.

Каждый из этих пяти грехов довольно специфичен, и все они отличны друг от друга. Проиллюстрировать их различия можно с помощью следующей аналогии.

Предположим, мы с вами просто болтаем, и я говорю: «Позвольте мне рассказать вам, как чудесно я поужинал вчера». У моей презентации есть цель, не так ли? Я знаю, о чем намереваюсь говорить, поэтому не совершаю грех № 1.

Но с чего вдруг вас должен волновать мой вчерашний ужин? Разве только вы до этого сказали: «Джерри, мне так надоели все рестораны в округе. Не могли бы вы порекомендовать мне какое-нибудь новое место?» Тогда я, рассказывая о чудесных блюдах, которыми меня потчевали в новом бистро, принесу вам пользу и избегу греха № 2.

А теперь, если я начну обрисовывать свой великолепный ужин с десерта, потом вернусь к салату, после чего перепрыгну к сырной тарелке и затем обращусь к главному блюду, вам сложно будет уследить за сюжетом повествования. Если же я расскажу обо всем, от супа до мороженого, поэтапно и последовательно, я избавлю себя от греха № 3.

Если я стану описывать все блюда, которые ел, перечисляя тип, класс, род, отряд и вид каждого животного и растения, вошедшего в мой ужин, рассказ окажется слишком специализированным и чересчур подробным. Но если я вместо этого ограничусь яркими прилагательными и простыми существительными, грех № 4 не ляжет на мою душу.

И наконец, если я на протяжении пяти часов буду расписывать ужин, который съел за два, моя презентация окажется излишне затянутой. Но если я уложусь в пять минут, я избегу греха № 5.

Возможно, такое сравнение утрированно, но пять смертных грехов слишком реальны. И несмотря на то что каждый их них специфичен и не похож на остальные, все их можно свести к одному общему знаменателю – к «разгрузке данных»: чрезмерному, бессмысленному, хаотичному излиянию информации без цели или плана. Неизбежной реакцией аудитории на разгрузку данных служит не обретенная убежденность, а довольно неприятный эффект, известный как синдром «у меня глаза на лоб».

Почему? Почему любой выступающий, действуя из лучших побуждений, творит такое с аудиторией? Вы бы стали так поступать, если бы вам нужно было найти потенциальных клиентов? Стали бы вы так делать, если бы старались заключить сделку, привлечь инвестиционный капитал или убедить аналитиков в надежности вашей компании? Вряд ли.

У разных презентаций различные цели, но все их объединяет один общий фактор. В каждом случае вы стараетесь убедить аудиторию принять ваше предложение, отреагировать на ваш призыв к действию, значит ли это одобрение заявки, подписание контракта, выписку чека или готовность работать больше и лучше. Пять смертных грехов стоят на пути к достижению этой цели.

Эффективная презентация

Большинство людей бизнеса, включая самых успешных, слишком заняты переживанием своей истории, чтобы думать о способах ее изложения. Они проводят по двенадцать-четырнадцать часов в день, работая над созданием конкурирующих стратегий, выпуском новых продуктов, финансовыми анализами, маркетинговыми планами, проектами слияний и приобретений, продажами – над всеми тонкостями бизнеса, которые целиком занимают и ваш день. Они едят, спят, дышат, мечтают и живут своим делом. Они видят каждое дерево, но не лес. У них редко появляется возможность или возникает желание сделать несколько больших шагов назад, чтобы составить полную картину и затем убедительно описать ее.

Большинство бизнесменов, когда возникает необходимость или шанс продать историю своего бизнеса, так глубоко погрязают в деталях, что сами себе создают препятствия. Они ошибочно полагают: чтобы аудитория уяснила хоть что-нибудь, ей нужно поведать все. Это все равно, что в ответ на вопрос «Который час?» подробно объяснять устройство часового механизма.

Лекарство до боли очевидно: фокусировка. Отделяйте зерна от плевел. Преподносите публике лишь то, что ей нужно знать.

Процесс убеждения: перемещение из пункта А в пункт Б

Как общественные животные, мы, люди, чувствуем себя просто обязанными убеждать в чем-то других людей едва ли не каждый день. Умение убеждать – один из важнейших жизненных навыков. Ситуации, в которых вы стремитесь убедить кого-то, весьма различны, каждая из них ставит перед вами уникальные проблемы и дает особые возможности.

Но все эти разные ситуации объединяет одно. Будь то официальная презентация, рекламная речь, доклад на семинаре или выступление в суде присяжных, цель каждой коммуникации – переместить аудиторию оттуда, где они пребывали в начале вашего выступления, то есть из пункта А, в пункт Б – к вашей цели. Этот динамический сдвиг и есть убеждение.

Понимание этой истины – лучшая отправная точка в изучении искусства убеждения. Презентация может быть забавной, выразительной или впечатляющей, но это не основная цель для вас. Ваша главная и единственная цель – переместить публику в пункт Б. Вот в чем смысл! Когда ваша цель не ясна, вы совершаете один из пяти смертных грехов; когда же ваша цель, пункт Б, очевидна, вы призываете к действию.

Давайте более подробно рассмотрим, что входит в непростую задачу переместить аудиторию из пункта А в пункт Б. Говоря языком психологии, пункт А есть инертное состояние, откуда стартует ваша аудитория – неосведомленная, мало знающая о вас и вашем бизнесе; сомневающаяся, скептически настроенная по отношению к вашему делу и готовая поставить под сомнения ваши утверждения; или, в самом худшем случае, сопротивляющаяся, стойко приверженная точке зрения, противоположной тому, о чем вы их просите.

То, о чем вы просите их, и есть пункт Б. Сущность вашего пункта Б зависит от конкретной ситуации, в которой вы оказываетесь. Чтобы достичь пункта Б, вы должны привести неосведомленную аудиторию к пониманию; сомневающуюся аудиторию к уверенности; сопротивляющуюся – к действию. По сути, понимание, уверенность и действие – это не три различные цели, а три этапа достижения одной, кумулятивной, конечной цели. Ведь аудитория не станет действовать так, как вам нужно, до тех пор пока не поймет ваши слова и не поверит в их идею.

Когда я готовлю руководителей компаний к презентациям, приуроченным к первичному размещению акций, аудитория, для которой они будут выступать, нам известна заранее – это возможные инвесторы. Пункт Б – момент, когда инвесторы понимают, что готовы продать некоторые свои активы в Intel или Microsoft и вложить деньги в акции этой еще неоперившейся компании.

Дэн Ворменховен, главный исполнительный директор Network Appliance – «Сетевые устройства», во времена, когда компания только становилась акционерным обществом, начал презентацию с такой вступительной речи: «Что в имени? Что значит “устройство”? Тостер – это устройство. Он выполняет одну функцию и делает ее хорошо: поджаривает хлеб. Управлять данными в сетях сложно. До сих пор данными управляли устройства, выполняющие различные задачи, и не все из них делали это качественно. Наша компания, Network Appliance, выпускает устройство под названием файловый сервер. Файловый сервер выполняет одну функцию и делает ее хорошо: он управляет данными в сети».

Если бы Дэн остановился здесь, инвесторы бы поняли, чем занимается его компания. Но я порекомендовал Дэну не ограничиваться этим описанием и добавить: «Только представьте, как в геометрической прогрессии растет объем данных в сети, и вы увидите, что наш файловый сервер станет жизненно важной частью этого роста, а Network Appliance будет развиваться. Мы приглашаем вас присоединиться к нашему росту».

Последнее предложение – призыв к действию. Обратите внимание, что Дэн не стал просить присутствовавших инвесторов купить его акции. Это было бы бесцеремонно и излишне; в конце концов, само название их профессии подразумевает, что они инвестируют. Но эти дополнительные предложения дали Дэну возможность перевести аудиторию из пункта А в пункт Б. Синоним слова «вести» – «управлять». Следовательно, подсознательно он был воспринят как эффективный менеджер.

Всегда помните о цели

Точка Б, таким образом, служит кульминационным этапом любой презентации – это ее цель. Единственный верный путь создать успешную презентацию – начинать ее, помня о цели.

Эта идея стара как мир. Аристотель называл ее телеологией – это учение о том, что все должно происходить в соответствии с заранее предопределенной целью. Гуру современного бизнеса продвигают ту же идею. Стивен Р. Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей» подчеркивает, как важно приступать к любым начинаниям, держа в голове свою цель. Это слова Аристотеля современным языком.

Немногие руководители в наши дни изучают Аристотеля, но Кови прочли миллионы, не говоря уже о тех, кто слышал об его идеях от друзей и коллег. И тем не менее эта важнейшая концепция – начинать, помня о цели, – так и не вошла в наши представления о презентации. Вспомните, как много раз вы, прослушав всю презентацию, спрашивали себя: «А в чем же была ее цель?» Вот вам и один из пяти смертных грехов. Отсутствует пункт Б – призыв к действию.

К сожалению, и это сложно объяснить, пункт Б очень часто отсутствует в презентациях.

Если вы профессионал в области продаж, как ваш покупатель решится сделать покупку, если вы не предложите ему? Если вы руководитель корпорации, как члены вашей команды согласятся поддержать вашу новую деловую инициативу, если вы не скажете им точно, чего хотите от них, и недвусмысленно попросите о содействии? Если вы амбициозный молодой специалист, как ваш руководитель повысит вам зарплату или продвинет по службе до тех пор, пока вы не заговорите с ним об этом?

Очевидно? Возможно. Но как ни удивительно, людям бизнеса свойственно забывать о необходимости сосредоточиваться на пункте Б. Если вы начнете процесс убеждения, четко сконцентрировавшись на пункте Б, вы почти наверняка на нем и закончите – вместе со своей аудиторией. Предлагайте сделку! Призывайте публику к действию! Переходите к сути дела! Переходите к своему пункту Б!

Поддержка аудитории

Получайте «ага!»

Давайте резюмируем, что мы успели обсудить.

Когда история запутана, когда отсутствует целостность, когда публика подавлена и выступающему не удается наладить с ней контакт, презентация терпит неудачу. Возникает синдром «у меня глаза на лоб». В результате эффект не достигнут: инвестиции не вкладываются, сделки не заключаются, продажи не происходят.

Разумеется, перед вами стоит совершенно противоположная цель: заставить зрителей фигурально или буквально спросить: «Где я должен поставить подпись?» В этом суть процесса убеждения.

Убеждение – это искусство перемещения аудитории из точки А – неведения, безразличия и даже враждебности – в точку Б, в которой они станут действовать как инвесторы, покупатели, партнеры или сторонники, готовые маршировать под звуки вашего барабана.

Провести публику по этому пути вы можете, лишь соблюдая принцип поддержки аудитории, ставя их потребности в центр своей презентации. Этот принцип полнее всего выражает следующее правило: переводите свойства в выгоды.

Немногим ораторам удается на протяжении всего выступления добиваться от публики бесконечных «ага!». Но большинство способны значительно к этому приблизиться, применяя техники эффективной презентации, описанные в этой книге.

А вам-то что?

Основой поддержки аудитории и лучшим способом фокусироваться не на свойствах, а на выгодах служит вопрос «А вам-то что?» (АВТЧ), который вы должны постоянно задавать себе. Он является производной более распространенной формулы «А мне-то что?», но мы намеренно изменили слово «мне» на «вам», чтобы переместить фокус внимания с личности оратора на аудиторию. Эта фраза подчеркивает исходную необходимость всех выступающих концентрироваться на потребностях публики («вам»), а не на собственных нуждах («мне»). В этом суть поддержки аудитории.

Обсуждая этот важный вопрос, давайте будем использовать аббревиатуру АВТЧ. Постоянно разыскивая АВТЧ в любой ситуации убеждения, вы гарантируете, что ваша презентация на всем своем протяжении будет сконцентрирована на самом важном: на задаче привести аудиторию из пункта А в пункт Б, ведь вы даете им очень хороший повод сделать это перемещение.

АВТЧ – это выгоды для конкретной аудитории в определенной ситуации убеждения. Как правило, в каждой презентации есть один общий большой АВТЧ, который объединяет вокруг себя всю презентацию и служит ядром вашего выступления.

Например, когда предприимчивый директор компании и его команда руководителей запускают презентацию, приуроченную к первичному размещению акций, их АВТЧ таков: «Если вы инвестируете в нашу компанию, вы получите очень хорошую прибыль!»

С другой стороны, когда специалист по поиску работников на руководящие должности крупной корпорации предлагает работу молодому востребованному специалисту, его АВТЧ заключается в следующем: «Если вы присоединитесь к нашей компании, вас ждет невероятно успешная карьера, большая заработная плата, интереснейшие задачи и перспектива однажды стать президентом компании!»

Когда сотрудник консалтинговой фирмы делает деловое предложение исполнительному директору компании, входящей в список Fortune 500, его АВТЧ может быть таким: «Если вы наймете нас, экспертная оценка, которую мы предоставим, расширит ваши планы на продвижение, а это повысит вашу долю рынка и увеличит прибыль!»

«Включатели» АВТЧ

Как правило, помимо главного АВТЧ существует еще много мелких АВТЧ – это более специфичные, но при этом важные выгоды аудитории, которые наполняют смыслом каждый элемент вашей презентации. По существу, каждый элемент презентации должен быть четко связан с тем или иным АВТЧ.

Существует шесть ключевых фраз, которые «включают» АВТЧ. Их роль – напоминать выступающему о необходимости связывать каждый элемент презентации с понятной выгодой для аудитории, иначе говоря с АВТЧ. Когда я работаю со своими клиентами над их презентациями, я часто прерываю их, чтобы напомнить об одном из следующих «включателей» АВТЧ.

1. «Это важно для вас, потому что…» (выступающий предоставляет информацию об АВТЧ).

2. «А вам-то что?» (выступающий объясняет АВТЧ).

3. «Почему я говорю вам об этом?» (выступающий объясняет, почему…).

4. «Кого это может интересовать?» («Вас, потому что…»).

5. «Ну и что?» («А то, что…»).

6. «И…?» («А вот и АВТЧ…»).

Запомните эти «включатели» АВТЧ. В следующий раз, когда станете готовить презентацию, используйте их как напоминание о том, что каждый элемент вашей речи должен быть связан с АВТЧ. (Можете сделать копию страницы из приложения Б «Презентация: перечень контрольных вопросов» и повесить ее на видное место, чтобы эти фразы постоянно вдохновляли вас.) Работая над презентацией в команде, задавайте эти вопросы своим коллегам и побуждайте их реагировать на них. Когда вы вмешаетесь с ними в десятый раз, на вас наверняка кто-нибудь и глянет с раздражением, но ради качества презентации такое можно потерпеть.

Вот пример того, как важно постоянно переводить свои идеи на язык АВТЧ. Джим Биксби был директором Brooktree, компании, которая занималась изготовлением по заказу и продажей интегрирующих схем, используемых производителями электроники. (Позже она влилась в Conexant Systems, Inc.) Подготавливая первичное размещение акций Brooktree, Джим репетировал выступление со мной. Я играл роль инвестиционного менеджера из Fidelity и обдумывал, стоит ли нашему фонду инвестировать в Brooktree. В той части презентации, где Джим рассказывал об их продукции, он поднял большой толстый справочник и сказал: «Это каталог нашей продукции. Ни у одной компании в отрасли нет такого широкого ассортимента продукции, как у нас». Джим положил каталог перед собой и собрался было переходить к следующему этапу презентации, когда я поднял руку и напомнил об одном из контрольных вопросов: «Минуту! Ты говоришь, у вас самый большой каталог. Ну а меня-то с какой стати должен волновать его размер?» Задумавшись на мгновение, Джим снова поднял каталог и ответил: «Благодаря такому широкому ассортименту товаров наши доходы не зависят от циклических колебаний».

Лампочка вспыхнула – аргумент Джима сработал. Ведь это чрезвычайно важный показатель финансовой мощи компании, хотя он запросто мог бы остаться незамеченным просто потому, что Джим забыл спросить себя: «А в чем АВТЧ?» Всегда находите и формулируйте АВТЧ!

В любой презентации, прежде чем сказать что-нибудь о себе, своей компании, ее истории, продукции или услугах, остановитесь и спросите себя: «А в чем АВТЧ? Какая от этого польза моим слушателям?» Если никакой, эта деталь (свойство) может быть интересна для вас и ваших коллег, но бессмысленна для аудитории. Но если в этом есть какая-то выгода, убедитесь, что вы объясняете ее ясно, недвусмысленно, выразительно, как сделал Джим, когда я озадачил его вопросом о выгоде.

Здесь вы можете возразить: «Постойте. Мои слушатели – не дураки. Они способны понять, в чем выгода всего того, о чем я говорю. Да они просто оскорбятся, если я буду им все разжевывать!»

Вовсе не обязательно. Вспомните пять смертных грехов. Один из них – отсутствие ясной выгоды. Поддерживая аудиторию, важно понимать одну истину – большинство людей бизнеса в наши дни перегружены информацией, обязательствами, ответственностью. Во время презентации вы можете пользоваться безраздельным вниманием публики… но так бывает не всегда. Даже если слушателям потребуется несколько секунд, чтобы сопоставить факты, о которых вы рассказываете, и сделать вывод о потенциальной выгоде, к тому времени, как они уловят эту мысль, вы уже перейдете другому вопросу. У них наверняка не будет времени осознать привлекательность вашего предложения… или услышать следующий пункт вашего доклада. А вы потеряете свою аудиторию, и возможно навсегда.

Проговаривая АВТЧ, вы не упустите момент. Хотя ваши слушатели, несомненно, способны и сами осознать АВТЧ, формулируя его, вы подталкиваете их к выводу – вашему пункту Б. Делая это, вы направляете их умы, убеждаете их и прививаете доверие к вашей истории, презентации, к самому себе. Кроме того, вы добиваетесь еще кое-чего. Возможно, ваши слушатели только что подумали «ага!» сами, за секунду до того, как вы произнесли АВТЧ. Но проговорив его, вы заручились их согласием. Они закивали головами и рассудили: «Конечно! Надо же, как коротко и ясно сформулировано! Это и называется эффективный менеджмент».

Важно разграничивать свойства и выгоды. Выступая перед потенциальными инвесторами, директор компании может прекрасно расписать все свойства некого товара-ловушки. Но не качество ловушки само по себе интересует инвесторов, а рынок, который с ее помощью можно захватить. Эффективный презентатор после первой фразы сразу же перейдет к заявлению о выгоде этого факта для инвестора: «…и весь мир будет обивать наши пороги». Благодаря товару-ловушке завоевывается огромный рынок. Когда формулировка АВТЧ правильна, выигрывают все.

По сути, АВТЧ можно использовать даже в личной жизни. Рассмотрим такой пример.

Дебби – владелица небольшой, но растущей фирмы, занимающейся банкетным обслуживанием. Раньше на выходных ей почти всегда удавалось отдыхать, что очень ценил Рич, ее муж. Сейчас, однако же, она получила пресловутое «предложение, от которого невозможно отказаться»: запрос на обслуживание серии приемов в местном художественном музее, для выполнения которого ей придется работать по выходным всю осень и зиму. Довольно выгодно, к тому же престижно, но прежде Дебби должна убедить Рича поддержать ее в этом предприятии. И вот за ужином Дебби красноречиво расписывает, как обслуживание этих мероприятий прославит ее компанию, но ничего не говорит о том, какая в этом выгода для Рича.

Чтобы заручиться поддержкой Рича, Дебби следовало бы сказать что-нибудь наподобие: «Этот контракт увеличит мою прибыль от бизнеса в следующем году примерно на 50%. Я смогу позволить себе нанять помощника, которому летом можно будет передать дела на три недели… а мы отправимся в тур по Европе, о котором всегда мечтали».

В этом примере Дебби нужно было не просто переформулировать идею, чтобы АВТЧ стал ясен. Ей также надо было построить свои планы так, чтобы Рич получил определенную личную выгоду.

Одно из преимуществ хорошо продуманного АВТЧ заключается в том, что если вы раньше не представили свое предложение как потенциально взаимовыгодную сделку, формулирование АВТЧ побудит вас именно это и сделать. Совершенствуя свою презентацию, вы также совершенствуете то, что лежит в ее основе.

Герцогиня Виндзорская однажды сказала: «Никогда нельзя стать слишком стройным или слишком богатым». А я бы дополнил: «…или предложить слишком много АВТЧ».

Опасность неверного «вы»

Один из, казалось бы, очевидных аспектов принципа АВТЧ оказывается камнем преткновения для многих бизнесменов – это опасность неверного «вы». Позвольте мне продемонстрировать, что это такое.

Один мой клиент (назовем его Марк) незадолго до нашего сотрудничества стал директором компании, производящей стоматологическое оборудование. До того Марк был главным торговым агентом другой стоматологической компании. Теперь, будучи директором, Марк готовил свою новую компанию к первичному размещению акций. Я занимался с ним, мы репетировали его презентацию, и я, как обычно, разыгрывал роль влиятельного инвестора из фонда Fidelity.

Марк красноречиво расписал достоинства своей компании, концентрируясь в основном на качестве продукции. Для примера он описал особенности нового стоматологического инструмента, который они разработали. Марк показал этот инструмент, посмотрел на меня и сказал: «С этим инструментом вы проведете лечение корневого канала быстро и почти безболезненно».

Я прервал его: «Отлично. Но я инвестор, помните? Я не лечу корневые каналы!»

«Хммм…» – Марк улыбнулся, подумал, а затем снова поднял инструмент и сказал: «Итак, вы видите: десятки тысяч стоматологов Америки и еще тысячи за ее пределами, чтобы лучше проводить лечение корневого канала, захотят купить у нас этот инструмент!»

Вот теперь «вы» правильное!

Наверняка вы поняли, в чем проблема Марка: стараясь сформулировать АВТЧ, он потерял из виду свою аудиторию и, следовательно, «вы» в вопросе «А вам-то что?». Вместо этого он сформулировал АВТЧ, который относится к конечному потребителю продукта, стоматологам, которым он продавал раньше. Чтобы сформулировать свой призыв к инвесторам, Марку нужно было внимательно сосредоточиваться на их интересах, которые связаны с объемом рынка продаж его оборудования.

Можно ли выйти из положения при неправильном «вы»? Способны ли ваши слушатели перевести выгоды другой аудитории в термины, значимые для них? Конечно, да. Но для этого им понадобится отвлечься хотя бы на долю секунды, чтобы откорректировать ваши слова. На это мгновение они перестанут вас слушать и начнут думать.

Не заставляйте их думать!

Если аудитории легко следовать за вашей мыслью, она последует за вами. Считайте эти слова руководящим принципом поддержки аудитории.

А что, если бы слушатели подумали сами, переведя АВТЧ в термины, значимые для них? В случае Марка он упустил бы блестящую возможность направить умы аудитории в пункт Б.

Проблема неправильного «вы» на удивление часто встречается в мире бизнеса. Многим из нас приходится продавать себя и свои истории самым разным клиентам и спонсорам, и у каждого из них – свои предубеждения, цели, предпочтения, интересы и потребности. Очень легко упустить из виду особенности сегодняшней аудитории и адресовать им АВТЧ, предназначенный для других. Вот еще один пример проблемы неправильного «вы».

Рид Гастингс – главный исполнительный директор компании по прокату DVD Netflix, которая стала публичной весной 2002 года. Я сотрудничал с Ридом еще в 1996 году, когда он возглавлял другую фирму под названием Pure/Atria Software. На этот раз, как нередко приходится в моей практике, я заострил внимание Рида на тонком, но важном отличии правильного «вы» от неправильного. И тем не менее, когда Рид выслал мне набросок презентации, на одном из слайдов я увидел такое описание основной деятельности компании (см. рис. 2.1):

Рис. 2.1. Описание деятельности Netflix, черновик

Когда Рид приехал на занятие, я, как обычно, стал разыгрывать роль потенциального инвестора. Я сказал: «Рид, я посмотрел презентацию и очень хочу подписаться и стать клиентом Netflix... но для этого тебе не нужно было приходить. Ведь я могу зарегистрироваться через Интернет».

Рид улыбнулся и спросил: «А вы что предлагаете?»

Я показал ему слайд с моими исправлениями, который продемонстрирован на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Описание деятельности Netflix, второй черновик

Внезапно изменилась вся система координат, и с привлекательного предложения для потребителей акцент сместился на неограниченные возможности расширения рынка, что гораздо важнее для аудитории Рида – инвесторов.

Рид широко улыбнулся и сказал: «А как насчет десятков миллионов кинолюбителей?» «Отлично!» – согласился я. «А как насчет десятков миллионов кинолюбителей только в США?» Рид принял мои исправления, отшлифовал презентацию и вскоре приступил к процессу первичного размещения акций. Месяц спустя, когда компания Netflix стала публичной, на продажу выставили 5,5 миллиона акций. Но инвесторы подписались на 50 миллионов акций, что почти в десять раз превысило намеченное к выпуску количество ценных бумаг.

Конечно, сами инвесторы легко могли прийти к выводу, что фраза «Прокат любых DVD за 20 долларов в месяц» означает миллионы потенциальных клиентов Netflix, но тогда аудитории пришлось бы провести все расчеты самостоятельно. Выстроив логические схемы за них, Рид привел их к заключению и тем самым укрепил уверенность. Возможность успеха не была упущена.

Никогда не принимайте «вы» в АВТЧ без доказательств. Всегда нужно хорошо подумать, кто ваши слушатели и чего они хотят. Если АВТЧ адресован другой аудитории, он не произведет желаемого впечатления.

Также обратите внимание вот на что: проблема неправильного «вы» – главная причина, которая должна удержать вас от искушения сделать универсальную презентацию о себе, своей компании или продукте. Принято считать, что «общая» презентация, «рекламная речь компании», как ее часто называют, подходит, с минимальными изменениями или вообще без них, для самых разных аудиторий. Однако речь, которая вдохновляет вас и ваших сотрудников, клиентам может показаться скучной, а поставщикам – просто отталкивающей и раздражающей, и наоборот. Доводы, которые убеждают ваших технически подкованных клиентов, могут привести в замешательство потенциальных инвесторов.

Отличным примером, относящимся к данному вопросу, служит история Алекса Накви, бывшего директора Luminous Networks, с которым мы встречались в предыдущей главе. Компания Luminous, начавшая свою деятельность в 1998 году, планировала со временем стать публичной, но учитывая сложные условия на рынке в 2001 году, Алекс и его команда решили избрать частный, а не публичный путь в поисках дополнительного финансирования.

Хоть эта глава и называется «Сила АВТЧ», ее можно было бы назвать иначе – «Сила правильного “вы”». «Вы» генерирует бессчетные потенциальные выгоды, каждая из которых направлена на убеждение вашей аудитории. Слово «вы» настолько действенно, что я разработал простое правило, которому следую, когда пишу книги, статьи, письма. Прежде чем поставить точку в любом документе, я еще раз просматриваю написанное и проверяю, нельзя ли еще куда-нибудь вставить «вы». В одной только этой главе я употребил слово «вы» 46 раз, не считая вариаций «ваш», «вам», «вас».

К примеру, после делового знакомства с человеком на неком мероприятии я могу послать ему такое письмо:

Но если применять правило «вы», получится следующее:

Попробуйте сами применять это правило. Оно персонализирует тональность и усиливает воздействие любой книги, статьи, письма или электронного сообщения, которые вы пишете.

Разгрузка данных

Управление мозговым штурмом: метод рамок

Теперь, когда вы осознаете важность принципа поддержки аудитории, вы должны проанализировать, что намерены донести до своих слушателей и что они должны знать, чтобы понимать вас, верить вам или действовать в соответствии с вашими предложениями. Используйте следующие три показателя для анализа своей аудитории:

• Своеобразие. Кто ваши слушатели? Каковы их роли?

• Уровень знаний. Помните, что один из смертных грехов – перегруженность техническими подробностями. Вы не будете эффективным защитником своей аудитории, если не знаете своих слушателей и не готовы общаться на понятном им языке. Поэтому во время подготовки важно проанализировать аудиторию и предугадать, что знают ваши слушатели и чего не знают. Я разработал простой ненаучный инструмент для оценки аудитории – «график восприятия». По вертикальной оси проходит шкала знаний от нуля (отсутствие фундаментальных знаний по теме презентации) до максимума (знания, которыми, как правило, обладает только докладчик). На горизонтальной оси показывается число слушателей.

Для того чтобы составить график, отметьте точки, обозначающие, сколько ваших будущих слушателей, как вы полагаете, обладает тем или иным уровнем знаний. Например, на представлении нового высокотехнологичного продукта большая часть аудитории наверняка окажется относительно неискушенной, и лишь горстка будет разбираться в теме так, как вы. «График восприятия» получится примерно таким, как показано на рис. 3.1.

Форму нарисованной вами линии вы должны держать в уме на протяжении всей подготовки и презентации вашего материала. Если такими же техническими знаниями, как вы, обладает лишь несколько ваших слушателей (как обычно и бывает), не следует слишком углубляться в детали. Вам нужно приложить существенные усилия и представить техническую информацию с помощью примеров и аналогий, понятных каждому.

Рис. 3.1. «График восприятия»

В случае когда без специальной терминологии не обойтись, вы можете несколько повысить уровень знаний своей аудитории в ходе вашего выступления, но при этом ограничьте себя короткими и простыми разъяснениями сложных концепций и терминов, предваряя их вводными словами «Под этим я имею в виду…».

• АВТЧ. Несомненно, это самый важный фактор в анализе аудитории. Помните, что один из смертных грехов – отсутствие явной выгоды для слушателей. Спросите себя, чего хочет ваша публика? Как тема вашей презентации соответствует этому? Как вы можете с кристальной ясностью представить вашей аудитории преимущества вашего предложения?

На этапе подготовки учитывайте условия, в которых будет проводиться презентация. Эти факторы тоже могут повлиять на ее содержание. Чтобы проанализировать условия, задайте себе следующие классические журналистские вопросы и ответьте на них:

• Кто? Будете ли вы единственным докладчиком? Если нет, сколько человек будет выступать до и после вас? Как вы распределите части выступления между собой?

• Когда? Когда будет проходить презентация? Сколько времени вам выделено? Останется ли время на диалог с аудиторией? Планируете ли вы работать в формате вопросов и ответов?

• Где? Где будет проходить встреча – в офисе вашей компании, на площадке ваших слушателей или на нейтральной территории? Как организовано помещение? В больших помещениях, в том случае если микрофон есть только у выступающего, вас наверняка не будут прерывать во время презентации. В менее просторных залах прерывания неизбежны. Если так, запланируйте время для дискуссий.

• Что? Какие аудиовизуальные средства вы будете использовать? Планируете ли вы проводить демонстрацию, чтобы показать свой продукт в действии? Если да, достаточны ли пространство и обзор для показа? Когда будет демонстрация: до, во время или после презентации?

Вы должны определить все эти факторы и указать их в рамке до начала мозгового штурма. Используйте рамку, приведенную на рис. 3.2, чтобы зафиксировать всю информацию, которую вы сейчас прояснили.

Рис. 3.2. Форма для подготовки презентации (загрузить форму The Power Presentations Framework Form вы можете с сайта www.powerltd.com)

Четко, насколько возможно, определите все эти факторы. Не существует такого понятия, как универсальная презентация. Готовьте презентацию для конкретной аудитории, конкретного случая, для конкретных докладчиков, излагающих конкретную историю с конкретной целью. Презентация, построенная не по индивидуальному заказу, будет менее эффективна и с меньшей вероятностью убедит ваших слушателей. Зачем вообще утруждать себя выступлением, если вы не готовы выделить необходимое время на его подготовку?

Значит ли это, что каждую презентацию нужно начинать с нуля? Необязательно. Однажды разработав презентацию, в дальнейшем с каждым разом вы сможете сокращать время подготовки. За мою двадцатилетнюю карьеру в этом бизнесе процесс подготовки презентации на первой встрече с клиентом никогда не занимал более полутора часов, независимо от его сферы деятельности, начиная от биотехнологии и заканчивая простыми продажами. Второй раз, как правило, нам требуется около пятнадцати минут, а затем все меньше. В конце концов, вы сможете выбирать и заимствовать необходимые элементы из одних презентаций для других. Главное – начинать разработку каждой презентации с основных концепций, представленных в рамке. Этот процесс «калибровки» поможет вам удостовериться, что каждая презентация, с которой вы будете выступать, ориентирована на конкретную уникальную ситуацию, в которой вы оказываетесь.

Сопротивляйтесь любому соблазну обойти этап определения рамок. Не полагайтесь на то, что ваши коллеги знают и принимают во внимание все будничные аспекты презентации – кто, что, когда, где, почему. Выявляйте эти факты заблаговременно, они помогут вам понять, что не должно, а что должно входить в вашу презентацию и в какой форме.

Теперь, определив контекст и настроив фокус внимания, вы готовы разрабатывать потенциальные идеи. Сейчас ваше правое полушарие, вместо того чтобы думать о вашем облачении или о том, чем вы займетесь после презентации, сконцентрируется на более существенных вопросах. Вам нужно уловить все возникающие идеи – для этого мы воспользуемся методом мозгового штурма.

Мозговой штурм: как сделать разгрузку данных продуктивной

Вот как проводится эффективный мозговой штурм:

1. Установите стенд, подготовив пачку больших листов бумаги и много канцелярских кнопок, чтобы прикреплять их, или доску. Я предпочитаю работать на доске, поскольку так я могу по своему желанию стирать и переписывать возникающие идеи. К тому же записи на ней получаются более четкими, их легче читать. Используйте разные цвета для фиксации идей разных групп и уровней.

Сейчас на рынке представлен ряд высокотехнологичных изделий, которые позволяют переводить любые каракули в электронную форму и выводить их на компьютер, а затем на принтер (я использую eBeam, www.e-beam.com). Это классные инструменты, но они необязательны. Всегда можно попросить кого-нибудь руками переписать ваши заметки во время или после мозгового штурма.

2. Соберите команду участников мозгового штурма. В нее должны входить те, кто будет принимать участие в презентации, а также все, кто может поделиться своими идеями и важной информацией.

3. Вы или кто-нибудь из вашей команды (с достаточно хорошим почерком) должны записывать маркером на доске все идеи, перечисленные в процессе мозгового штурма. Этот человек будет секретарем. Я, работая с клиентами, выступаю одновременно в роли секретаря и куратора. Как куратор, я занимаю нейтральную позицию и просто фиксирую все идеи по мере их поступления, безоценочно. В мозговом штурме не бывает плохих идей. Пусть все они всплывают. В этом суть «правополушарного мышления». Я также прошу всех участников «пропускать» через меня все идеи, чтобы не потерять ни одной. Я записываю все идеи, чтобы все могли их видеть и анализировать.

В мозговом штурме не бывает плохих идей.

Вашему секретарю следует занять такую же позицию. Он не должен выступать за или против любых возникающих идей. Пусть он, как Швейцария, сохраняет нейтралитет ко всему происходящему.

4. Начинайте процесс мозгового штурма, попросив кого угодно озвучить мысль о чем-либо, что имеет отношение к презентации. Допустим, кто-то называет «менеджмент». Вы или секретарь записываете это слово на доске и обводите кружочком, чтобы превратить эту идею в концептуальное ядро.

5. Задача участников – совместно развить каждую такую идею. К примеру, как только словно «менеджмент» появляется на доске, начинают всплывать всевозможные мысли, связанные с менеджментом. Допустим, кто-то перечислит имена представителей руководящего звена компании: исполнительного директора, председателя, финансового ди рек тора, исполнительного вице-президента. Вам же или секретарю нужно записать все перечисленное, обвести в кружочки и соединить в группу родственных идей. Главную идею в группе можно называть «материнской», подчиненные – «дочерними».

6. Продолжайте прорабатывать по такому принципу и другие идеи, которые предлагают участники мозгового штурма. Некоторые группы идей всплывают в связи почти со всеми презентациями: «Наша продукция», «Наши покупатели», «Тенденции рынка», «Конкуренция». В зависимости от конкретной цели вашей презентации и задач, которые стоят перед компанией в текущий момент, некоторые концепции окажутся уникальными. По ходу работы вы постепенно заполните доску родственными концепциями примерно так, как показано на рис. 3.3.

7. Будьте гибкими в процессе мозгового штурма! Не бойтесь, если нужно, перескакивать с одной концепции на другую. Пока группа расширяет концепцию «маркетинговый план», кто-то может заметить: «Ой, мы забыли упомянуть Джима, вице-президента по маркетингу, в числе команды руководителей!» Не проблема – запишите Джима. При необходимости стирайте написанное.

Еще кто-нибудь скажет: «Есть рыночная статистика, которую мне хотелось бы включить, но я не уверен, доступны ли последние данные». Отлично – запишите идею со знаком вопроса в соответствующей группе и обведите. Вопрос напомнит вам, что необходимо дальнейшее исследование.

Рис. 3.3. Примерно такой вид обретает доска в процессе мозгового штурма

В ходе мозгового штурма вы обнаружите, что идеи возникают без какой бы то ни было системы. Они перемещаются, объединяются, разъединяются, дублируют друг друга в поисках взаимосвязи. Так работает наше правое полушарие. По мере возникновения идей они перемещаются. Пусть. Взаимосвязи будут проясняться, меняться, развиваться. Фиксируйте на доске все.

В процессе мозгового штурма возникает масса идей, разных по важности и не имеющих зависимости друг от друга. Первый шаг к приведению этого хаоса в организованную, четко сфокусированную презентацию позволяет сделать так называемый метод кластеризации.

В действительности мы уже в некотором роде применяли этот метод. В предыдущем примере каждый раз, дополняя концепцию новыми идеями, мы рисовали на доске группу связанных кругов, которые и создавали кластер. Эти кластеры отражали естественные взаимосвязи между идеями, возникающими во время мозгового штурма, – между материнскими и дочерними идеями.

Кластеризация – необходимый метод, позволяющий организовывать сложный материал для представления аудитории. Это давняя концепция, восходящая к искусству ораторов Древней Греции и Рима.

Есть история, возможно апокрифичная, о римском ораторе, который славился своей феноменальной памятью (возможно, речь о Цицероне, хотя документально это подтвердить сложно). Оратор нередко часами выступал на римском форуме экспромтом, безо всяких заметок. Его секрет заключался в технике запоминания, которую применяют и по сей день. Представим, какой диалог он вел с любопытным почитателем своего таланта: «Ты спрашивал меня, как мне удается говорить связно и вразумительно, не заглядывая в записи? Заметил ли ты, как я ходил сегодня по форуму, держа свою речь?». – «Как же, заметил. Но я рассудил, что ходишь ты так, чтобы обращаться и к тем зрителям, что сидят по сторонам». – «Отчасти, – ответил оратор. – Но тому есть и более важная причина. Расхаживая туда-сюда по краю форума, я поочередно останавливаюсь у шести мраморных колонн. Эти колонны – мои памятки. Каждая из них напоминает мне об одной группе идей. Итак, вместо того чтобы запоминать дюжины конкретных деталей, я должен вспомнить только шесть ключевых идей. Каждая из этих идей вызывает в памяти подробности, к ней относящиеся».

На самом ли деле Цицерон применял этот метод две тысячи лет назад? Никто не знает наверняка. Но сегодня я побуждаю своих клиентов использовать эту технику для дистилляции идей во время подготовки презентации. Кластеризация позволяет вам свести 40–50 идей, перечисленных на доске, к 5–6 «римским колоннам», ключевым концепциям, постулатам, которые организуют все остальное. Благодаря кластеризации вам не нужно будет систематизировать массу идей на низшем уровне – вы сумеете организовать и упорядочить их на уровне более высоком.

Если вы посмотрите на доску, пестрящую идеями, вы заметите, как из хаоса возникают ключевые кластеры. Возьмите маркер нового цвета, чтобы выделить наиболее важные из них. Эти так называемые материнские идеи визуально выделяются из массы других, как показано на рис. 3.4.

Пока группа работает над выявлением кластеров, вы, вероятно, заметите связи, которые раньше не приходили вам на ум. Отлично! Просто проведите линии, где необходимо, или, если нужно, сотрите и нарисуйте круги и линии заново. Возможно, вам захочется поменять концепции местами: «Как, по-вашему, мысль о меняющейся демографии нашего рынка принадлежит к группе “Ключевые тенденции” или “Потенциал сбыта”?», «Как насчет того, чтобы связать “Снижение себестоимости” не с “Уникальными свойствами продукта”, а с “Выгодами для покупателей”?». Не проблема – перемещайте «дочерние» идеи и соединяйте их с соответствующими «материнскими».

Рис. 3.4. Материнские и дочерние идеи

Если кажется, что какая-либо идея не связана ни с одной из «римских колонн», самое время спросить себя, а так ли она существенна и необходима? Возможно, такие идеи вовсе не должны фигурировать и звучать в конечной презентации. Если же вам в голову приходят новые мысли, которые следует в нее включить, просто добавляйте их. Все это – часть процесса.